Fünf Tipps zur Optimierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung
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Fünf Tipps zur Optimierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Gehaltszahlungen an Angestellte müssen immer wieder gemacht werden, was sehr viel Zeit in Anspruch nimmt, besonders wenn man wenig oder keine Erfahrung mit der Gehaltsabrechnung hat. Zeit, die du wahrscheinlich lieber mit anderen Dingen verbringst. Durch die Optimierung des Gehaltsabrechnungsprozesses kannst du die Zeit, die du hierfür regelmäßig aufwendest, erheblich reduzieren. Außerdem wird dadurch sichergestellt, dass du nichts vergisst. Willst du auch besser und effizienter arbeiten? Dann solltest du dir die folgenden Tipps durchlesen.

Tipp 1: Erstelle einen Standardprozess für die Gehaltszahlung

Die Ausarbeitung eines festen Verfahrens für die Lohnverwaltung macht den Prozess wesentlich einfacher. Halte diese Vorgehensweise zum Beispiel in einem Handbuch mit einer entsprechenden Checkliste fest, die bei jeder Gehaltszahlung Schritt für Schritt abgearbeitet werden kann. Auf diese Weise ist auf einen Blick klar, was getan werden muss, um zu einer korrekten Gehaltszahlung zu gelangen, du vermeidest Fehler und mögliche Schwierigkeiten mit eventuellen Änderungen und Unzufriedenheit der Angestellten, weil ihr Gehalt nicht korrekt ist. Du musst einmal in die Erstellung dieser Checkliste investieren, durch Zeit oder vielleicht Geld, wenn du die Erstellung der Checkliste extern vergibst, aber du wirst danach noch lange Zeit Freude daran haben. Ein weiterer Extra-Tipp ist es, separate Checklisten für besondere Situationen zu erstellen, z.B. eine Checkliste, wenn du die Arbeitsstelle verlässt.

Tipp 2: Benutze ein Online-System

Um unnötigen Papierkram zu vermeiden oder Papiere zu besorgen, bevor du mit der Gehaltsabrechnung beginnen kannst, ist es am besten, mit einem Online-System wie Shiftbase für die Zeit- und Urlaubsregistrierung zu arbeiten. Durch die einfache Registrierung aller notwendigen Daten an einem Ort, erleichterst du die Zeiterfassung für die Gehaltszahlung erheblich. Schaue auch, ob es Prozesse gibt, die du automatisieren kannst, sodass du dich nicht mehr um sie kümmern musst.

Tipp 3: Verbinde deine Systeme

Wenn du mit einem Online-System zur Zeiterfassung arbeitest, musst du sicherstellen, dass es mit deiner Gehaltsabrechnungssoftware verknüpft ist. Dies verhindert, dass du Daten manuell eingeben musst, was zeitaufwändig und fehleranfällig ist. Auf diese Weise brauchst du nur zu überprüfen, ob alles in Ordnung ist, bevor du die Gehaltszahlung vornimmst. Shiftbase ist mit mehr als 10 verschiedenen Gehaltsabrechnungsprogrammen verknüpft.

Tipp 4: Bleib auf dem Laufenden

Vergewissere dich, dass du über Änderungen der Lohnsteuer, Prämien und andere wichtige Daten für die Gehaltsabrechnung informiert bist und auf dem Laufenden bleibst. Auf diese Weise kannst du diese Änderungen direkt im Online-System umsetzen und musst im Nachhinein keine Korrekturen vornehmen. Das erspart dir viel Zeit und auch Geld, denn die Kosten für manche Fehler können beträchtlich sein.

Tipp 5: Die Lohn- und Gehaltsabrechnung auslagern

Wenn du feststellst, dass dir die Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu viel Zeit und Energie kostet, kannst du dich auch dafür entscheiden, sie an einen Profi auszulagern. So hast du alle Zeit, die du für deine geschäftlichen Aktivitäten brauchst, und du weißt mit Sicherheit, dass die Gehaltszahlung an die Angestellten pünktlich geregelt wird.

Wie du sehen kannst, kann eine Optimierung der Gehaltszahlungen dir eine Menge Vorteile bringen. Es macht nicht nur dein Leben als Unternehmer oder Manager sehr viel einfacher, sondern lässt dir auch Zeit für die Aktivitäten, bei denen deine Priorität liegt oder bei denen dein Herz wirklich anfängt, schneller zu schlagen. Möchtest du heute anfangen und Shiftbase kostenlos und unverbindlich ausprobieren? Hier kannst du eine kostenlose Probezeit starten!

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