Planning Software voor Organisaties

Bent u als leidinggevende of manager constant op zoek naar meer orde, overzicht en efficiëntie bij de werkzaamheden binnen uw organisatie? Een voor de hand liggende tool voor het opstellen van planningen is kantoorsoftware zoals Excel. U kunt op eenvoudige wijze een overzicht maken van taken, verantwoordelijkheden, doelstellingen, enz., ... Op zich handig en eenvoudig dat 'Excel'. Maar wat als uw projecten uitgebreider worden en u bijvoorbeeld werkroosters wilt opstellen? Om dan het overzicht te behouden dient u aan de ene kant goed te zijn met Excel. Aan de andere kant zult u voortdurend alle sheets moeten onderhouden en bijwerken. Zou dit alles niet makkelijker kunnen?

Efficiënt plannen is gedaan in een oogwenk met dedicated planning software. Deze 'SaaS' of Software as a Service oplossingen zijn beschikbaar in de cloud en dus heeft u er overal toegang tot. In essentie is Excel niet beter of slechter dan dedicated planning software, omdat beide op andere problemen en behoeftes inspelen. Het is dus van belang om na te gaan welke behoeftes u heeft en dus achterhaald wat voor software oplossing het beste aansluit bij de noden en wensen binnen uw organisatie. Om u hierbij te helpen leest u hieronder over de voor- en nadelen van plannen met Excel en met planning software.

Voor- en nadelen van plannen in Excel

Voordelen:

• U heeft vaak binnen een organisatie al toegang tot Excel waardoor u geen extra kosten hoeft te maken. Daarnaast heeft u ook gratis equivalenten zoals Google Sheets waarmee u dus gratis kunt plannen, gelijkwaardig aan Excel.
• Excel is handig in gebruik en beschikt over veel verschillende templates. Zo kunt u direct aan de slag, ook zonder veel technische kennis.

Nadelen:

• Als uw organisatie groeit zullen ook planningen complexer worden. Op dat moment zal u ook moeilijkere functies in Excel moeten gaan schrijven om de groei bij te kunnen houden.
• Wijzigingen die u aanbrengt in Excel zijn enkel zichtbaar in het document waarin u werkt en dus niet voor anderen.
• U heeft niet overal toegang tot uw Excel-bestanden. Niet erg praktisch als u niet op het kantoor bent en u bijvoorbeeld alleen uw smartphone bij de hand heeft.

Voor- en nadelen van plannen met planning software

Voordelen:

• Planning software is ontwikkeld om zo efficiënt mogelijk te kunnen plannen. Het biedt dan ook een gebruiksvriendelijk platform waarmee u kunt werken.
• Doordat u in de cloud werkt heeft u altijd en overal toegang tot uw roosters en overige gegevens.
• Er is vaak ook een mobiele app beschikbaar waarin u snel zaken kunt raadplegen of bijsturen. Werknemers kunnen zo hun werkrooster of planning checken vanaf hun mobiele telefoon.
• Zo'n mobiele app laat ook beheerders wijzigingen aanbrengen die automatisch worden gesynchroniseerd. Zo kunt u in realtime wijzigingen doorvoeren, waarvan iedereen direct op de hoogte is.
• Tijdswinst! Vergeleken met Excel wint u veel tijd omdat planning software speciaal is gemaakt om zo min mogelijk tijd en moeite in roostering en personeelsbeheer te steken.

Nadelen:

• Doorgaans is dedicated planning software duurder dan plannen in Excel. Toch is het de moeite waard om u te oriënteren binnen de mogelijkheden van zulke software.
• Om de voordelen van planning software zelf te ontdekken kunt u het product eerst gratis uittesten binnen een gratis proefperiode. Hierna betaalt u in de meeste gevallen wel per gebruiker, waardoor de kosten automatisch evolueren volgens de groei/krimp van uw organisatie.

Wilt u weten wat planning software voor jou en uw organisatie kan betekenen? Meld u vandaag nog aan voor een gratis proefperiode bij Shiftbase en ontdek hoe handig het plannen met gespecialiseerde software kan zijn.