Die Zettelwirtschaft und eine unzuverlässige Organisation sind passé. Online-Softwares zur Dienstplanung erfreuen sich zunehmender Beliebtheit, da sich mit ihrer Hilfe Dienstpläne schnell und sehr effizient erstellen lassen. Dennoch gibt es viele Personalmanager, die Dienstpläne noch in Excel oder mit anderen Schreibprogrammen erstellen. Microsoft Excel ist zwar durchaus geeignet, hat jedoch weniger Potential und ist nicht die schnellste Lösung. Die Vorteile einer Software zur Personalplanung sind zahlreich und hier die Top 7!
1.Dienstplan für alle Mitarbeiter sichtbar
Eines der grössten Probleme beim Erstellen eines Dienstplanes in Excel ist das Versenden an Mitarbeiter. Sobald ein Dienstplan verschickt wurde, stellt sich häufig heraus, dass nicht alle Mitarbeiter zu den geplanten Zeiten oder Tagen arbeiten können. Aufgrund der Änderungen, die sich daraus ergeben, werden mehrere Versionen des Dienstplanes erstellt und verschickt - ein Chaos für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Bei einer Online-Planungssoftware gibt es immer nur einen maßgebenden Dienstplan, wo alle Änderungen direkt sichtbar für Mitarbeiter sind. Einfach zu bedienen und sehr effizient!
2.Überall verfügbar und immer alles im Blick
Wenn Sie von schreibgeschützten Excel-Dienstplänen die Nase voll haben! Excel ist bezahlte Software und nicht jeder Mitarbeiter hat diese. Es gab mal ein Programm von Microsoft zum Öffnen von Excel-Dokumenten. Jetzt wird der Excel-Viewer nicht mehr angeboten. Mit einer guten Online-Software kann der Arbeitszeitplan mit dem Computer und der mobilen App angesehen werden.
Die Planung mit einer Planungssoftware
spart Zeit und Geld!
3.Schichten miteinander tauschen
Als Planer möchten Sie nicht ständig nach Ersatz für Mitarbeiter suchen, die nicht zu den geplanten Zeitpunkten arbeiten können. Dann kommt das "Tauschprogramm" gerade richtig! Mitarbeiter können untereinander und mit Genehmigung des Managers die Schichten tauschen. Diese Funktion ist natürlich sowohl über die Web-Anwendung, als auch über die mobile App verfügbar. Nachdem der Manager den Tausch bestätigt hat, wird die Schicht direkt auch im Dienstplan geändert. Schluss mit der Zeitvergeudung für die Ersatzsuche.
4.Mitarbeiter für Schichten einladen
Wenn ein Mitarbeiter krank ist, muss schnell ein Ersatz gefunden werden. Das Finden eines anderen Mitarbeiters ist oft zeitaufwändig, da mehrere Mitarbeiter angerufen werden müssen. Mann,Mann,Mann - geht doch viel einfacher und schneller! Diese Option kann verwendet werden, um Dienste hervorzuheben, für die noch keine Mitarbeiter eingeteilt wurden. Außerdem, können Sie bestimmte Mitarbeiter zu einer Schicht einladen. Diese Mitarbeiter erhalten dann eine E-Mail und eine Push-Benachrichtigung. Der Mitarbeiter, der die Schicht übernehmen möchte und dies als Erstes bestätigt, wird automatisch eingeteilt.
5.Einblick in die Verfügbarkeit
Mit einer guten Personalplanungs-Software können Mitarbeiter ihre Verfügbarkeit direkt über den Computer oder über die mobile App mitteilen. Die Verfügbarkeiten sind sofort sichtbar, sodass der Planer auf einfache Weise einen Dienstplan erstellen kann. Mit einer Excel-Planung ist die Echtzeit-Steuerung viel schwieriger, was zu unzufriedenen Mitarbeitern führen kann. Wenn die Verfügbarkeit per E-Mail oder Whatsapp eingeht, muss der Planer immer zwischen den verschiedenen Programmen wechseln. Dadurch wird beim Erstellen eines Dienstplanes noch mehr Zeit benötigt. Mit einer Online Software zur Dienstplanung entdecken Sie die moderne und schnelle Art einer Personalplanung.
6.Einblick in die Abwesenheiten
ei der Aufstellung eines Dienstplans müssen auch die Abwesenheiten von Mitarbeitern berücksichtigt werden und das besonders in der Urlaubszeit. In dieser Situation ist es sehr angenehm, wenn die Abwesenheiten direkt im Dienstplan anzeigt werden. Alle Abwesenheiten zentral verwalten und einsehen - Musik in den Ohren.
7.Einblick in die Arbeitskosten
In den Dienstplänen kann der Stundenlohn der Mitarbeiter erfasst werden, so dass die erwarteten Personalkosten sofort sichtbar sind. Dies ermöglicht eine regelmäßige und strategische Budgetüberwachung - eine optimale Personaleinsatzplanung.
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