Schritt für Schritt-Anleitung für einen erfolgreichen Dienstplan

Die Festlegung einer Personalplanung und eines guten Dienstplanes ist sowohl für den Arbeitgeber, als auch für den Arbeitnehmer äußerst wichtig. Manager und Personalplaner erleben die Erstellung eines Arbeitsplans immer wieder als eine intensive und schwierige Aufgabe. Mit einem durchdachten und einfachen Plan wird die Erstellung eines Dienstplanes weniger zeitaufwändig, leichter und besser - kinderleicht also!

Ein Dienstplan hört genau hin ;-). Die Kunst ist, um die richtigen Leute, an den richtigen Stellen kostengünstig zu platzieren. Das erfordert einen klaren Schritt-für-Schritt-Plan. Bei der Erstellung eines Schichtplanes muss die Besetzung immer in Ordnung sein, aber Sie müssen auch die Wünsche der Mitarbeiter berücksichtigen. Darüber hinaus gibt es gesetzliche Regelungen, zum Beispiel müssen Sie das Arbeitszeitgesetz berücksichtigen. In bestimmten Branchen müssen die Mitarbeiter mindestens 14 Tage im Voraus wissen, wann sie arbeiten sollen und ein erfahrener Manager stellt sicher, dass die Dienstpläne sogar noch früher verfügbar sind. Dadurch haben Sie genug Spielraum, um gegebenenfalls bestimmte Schichten anpassen zu können.

1. Nach Funktion
Der erste Schritt ist die Erstellung eines sogenannten anonymen Basis-Dienstplanes. Dies kann in Form einer Besetzung und Sie schätzen erstmal, wie viele Personen eingesetzt werden sollten, für eine bestimmte Arbeitsperiode. Diese Schätzung unterteilen Sie nach Funktionen und Sie legen die minimale und maximale Anzahl der Personen fest, die Sie Ihrer Meinung nach benötigen. Danach legen Sie eine Start- und Endzeit fest. Auch beim Erstellen eines Basis-Dienstplanes ist es gut, um Aspekte wie Schulferien und Feiertage zu berücksichtigen. Denn Sie wissen bereits im Vorfeld, dass in solchen Perioden mehr Menschen frei möchten und auch sind.

Durch die Eingabe einer Besetzung, stellen Sie sicher, dass Sie nicht zu viele Mitarbeiter einplanen.

2. Verfügbarkeit
Der nächste Schritt ist die Bestandsaufnahme der Verfügbarkeit von Mitarbeitern in diesem Zeitraum. Prüfen Sie auch, wie viele Stunden in total verfügbar sind. Natürlich haben Sie die Abrufkräfte bereits gefragt, ob diese verfügbar sind. Versammeln Sie erst alle Daten und verschaffen Sie sich einen klaren Überblick, auch über die Mitarbeiter, die bestimmte Kompetenzen haben. Nachdem Sie nun wissen, wer verfügbar ist, ist Ihre Basis-Übersicht für den Dienstplan vollständig.

3. Zuerst die Vollzeitbeschäftigten
Für den Dienstplan werden zuerst die Vollzeit- und dann die Teilzeitkräfte eingeplant. Berücksichtigen Sie dabei Funktionen und Qualitäten, sowie bevorzugte Tage und Zeiten. Wenn Sie das tun, liefert dies Ihnen in Zukunft eine gewinnbringende Zusammenarbeit mit ihren Mitarbeitern. Arbeitgeber, die Ihre Mitarbeiter berücksichtigen, erhalten Personal, das bereit ist, um Extra's und/oder etwas Besonderes zu tun. Wenn alle Vollzeit-und Teilzeitbeschäftigten eingetragen sind und noch Lücken bestehen, wenden Sie sich dann an Ihre Flex Worker oder Abrufkräfte. Darüber hinaus sorgen Sie dafür, dass Sie Personen auf Stand-by haben für Notfälle oder Krankmeldungen.

4. Excel und Apps
Danach wird der Dienstplan an die Mitarbeiter verschickt. Führen Sie dies vorzugsweise über die "digitale Autobahn" durch, damit Sie wissen, dass jeder gleichzeitig über den Dienstplan verfügt. Drucken Sie einige Dienstpläne aus. In vielen Unternehmen haben Mitarbeiter die Möglichkeit, Tage (oder Dienstleistungen) zu wechseln. Dies ist natürlich möglich, aber legen Sie ein Zeitlimit fest, innerhalb dessen dies getan werden muss. Somit haben Sie immer Ihren Dienstplan bereit stehen, auch für einen längeren Zeitraum.

Viele Dienstpläne werden noch in Excel erstellt, aber heutzutage gibt es nützliche Apps und spezielle Software zum einfacheren Erstellen eines Dienstplanes, wie zum Beispiel: ShiftBase. Einige sind kostenlos, andere kosten einen festen Betrag pro Monat.

>Nicole
Nicole
Geboren und aufgewachsen in Deutschland, reise ich seit 20 Jahren durch die "Weltgeschichte". Ich habe Hotelfachfrau gelernt und war jahrelang im Tourismus und Kundenservice unterwegs. Das kombiniere ich mich meiner jahrelangen Erfahrung im Marketing. Ich bin offen für alles und ich sage, was ich denke. Mein Motto ist:"Du lebst nur einmal. Probieren geht über studieren."