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Dienstplan mit Excel: 7 Nachteile hiervon

Excel ist ein schönes Softwarepaket und bietet Flexibilität und Funktionalität. Mit Excel können Sie Übersichten erstellen, Statistiken erstellen und Daten nachverfolgen. Zeiterfassung mit Excel kann gut funktionieren, aber man sollte jedoch die Vorteile und Nachteile genau abwägen. Nachfolgend haben wir einige Nachteile aufgeschrieben.

1. Kein zentraler Dienstplan
Da Excel nur bei der jeweiligen Person auf dem Computer ausgeführt wird, ist es schwierig, mit mehreren Mitarbeitern an einer Personalplanung zu arbeiten. Können doch mehrere Mitarbeiter an einen Dienstplan (auf einem gemeinsam genutzten Computer) arbeiten, ist es meistens nicht ersichtlich, wer welche Änderung vorgenommen hat. Dies kann später zu Problemen führen.

2. Dienstplan veröffentlichen
Wenn ein Dienstplan fertig ist, muss er in eine PDF-Datei konvertiert werden, damit alle Mitarbeiter diesen anschauen können. Ein Excel-Dokument kann nicht ohne spezielle Software geöffnet werden. Wenn der Dienstplan verschickt wird, kommt es regelmäßig vor, dass E-Mail-Adressen nicht korrekt sind, sodass Mitarbeiter keine E-Mails erhalten. Und, dann beginnen meistens die unendlichen Diskussionen und Telefonanrufe.

3. Arbeitskosten sind nicht transparent
Bei einer Planung in Excel ist nicht klar, wie hoch die erwarteten Arbeitskosten sein werden. In diesem Fall müssen die Stundenlöhne immer manuell aktualisiert werden. Das ist zeitintensiv und die Fehleranfälligkeit ist hoch.

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4. Finanzen werden nicht berücksichtigt
Wenn ein Dienstplan in Excel erstellt wird, ist es nicht einfach zu prüfen, ob diese Planung innerhalb des Budgets liegt. Es ist auch unmöglich, den Prozentsatz der Arbeitskosten im Vergleich zum erwarteten Umsatz zu ermitteln.

5. Verfügbarkeit wird nicht angezeigt
Die Verfügbarkeit von Mitarbeitern kann nicht im Excel-Dienstplan angezeigt werden oder es muss manuell eingegeben werden. Mit einer Dienstplanung in Excel ist die Verfügbarkeit von Mitarbeitern nicht automatisch transparent.

6. Abwesenheiten sind nicht automatisch sichtbar
Ebenso, wie die Verfügbarkeit sind die Abwesenheiten standardmäßig nicht sichtbar. Auch diese müssen zuerst manuell eingegeben werden. Etwas, dass bei der Verwendung von einer Planungssoftware automatisch passiert und manuelle Einträge werden so gut wie überflüssig.

7. Nicht mit einer Zeitregistrierung integriert
Es ist nicht möglich, die eingeplanten Stunden von z. B. einer Zeituhr auszulesen, damit das System die geleistete Stunden verarbeiten kann. Wenn mit Stempeluhren gearbeitet wird, ist es sehr praktisch wenn die registrierten Stunden übersichtlich und fehlerlos registriert werden.

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