Zeiterfassung: Vorteile für Mitarbeiter & Unternehmen

Vorbei sind die Zeiten, in denen man früh in die Fabrik gegangen ist, sich eingestempelt hat und seinen geregelten Arbeitsalltag begann. Die heutige Arbeitswelt ist geprägt von Home-Office, Außendiensten, Remote Work und flexiblen Arbeitszeitmodellen. Um hier den Bedürfnissen der jeweiligen Branche, den speziellen Arbeitsanforderungen und der Work-Life-Balance der Mitarbeiter gerecht zu werden, bedarf es einer modernen Stundenerfassung. Dadurch kann die Arbeitszeit ortsunabhängig und in Echtzeit digital erfasst, eingesehen und ausgewertet werden, was zahlreiche Vorteile sowohl für die Arbeitnehmer als auch für die Arbeitgeber mit sich bringt.

Die verschiedenen Arten der Zeiterfassung

Die Zeiterfassung für Mitarbeiter ist ein wichtiges Instrument für alle Unternehmen, um einen Überblick über die geleisteten Arbeitsstunden sowie mögliche Überstunden zu erhalten. So vielfältig wie die Unternehmen selbst, sind dabei auch die Zeiterfassungssysteme, damit sie den unterschiedlichen Anforderungen in allen Bereichen gerecht werden können. Zu den analogen Zeiterfassungssystemen zählen der Stundenzettel, die Excel-Tabelle und die klassische Stechuhr. Sie eignen sich besonders für sehr kleine Betriebe, die nur wenig Personalaufwand betreiben müssen und sich Kosten sparen möchten. Für mittelgroße und große Betriebe sind sie allerdings kaum oder nur in Kombination mit anderen Zeiterfassungslösungen geeignet, da sie besonders viel Nachbereitungszeit erfordern.

Bei digitalen Zeiterfassungssystemen sieht das anders aus: Hier werden die Daten automatisch online oder in einer Software gespeichert, wodurch sie später einfach ausgelesen und direkt für Lohnzettel oder Überstundenberechnungen verwendet werden können. Apps, Softwares und Online-Dienste erfordern zwar wenig personellen Aufwand, gehen jedoch meist mit höheren Kosten für Anschaffung, Wartung und Lizenzen einher. Dafür werden den Firmen hier jedoch auch mehrere Einstellungsmöglichkeiten und zusätzliche Funktionen geboten, die auf anderen Ebene eine Arbeitserleichterung mit sich bringen.

Die Vorteile der digitalen Zeiterfassung für die Arbeitgeber

• Optimierung von Prozessen: Die Urlaubsplanung, der Abbau von Gleitzeiten und das Erfassen der Überstunden erfolgt ohne Umwege direkt über das digitale System. So muss nichts einzeln berechnet oder persönlich besprochen werden, wodurch sich das Unternehmen eine Menge Verwaltungsaufwand und Papier spart. Dadurch werden gleichzeitig die Umwelt und die Lohnbuchhaltung entlastet.
• Einfachere Personalplanung: Dank minutengenauer Arbeitszeitberechnung können auch kurzfristig Aufgaben übertragen werden, um manche Mitarbeiter zu entlasten oder die freien Kapazitäten anderer zu nutzen. Gleichzeitig können geplante Urlaube, Außeneinsätzen oder Projekte im Kalender hinterlegt und so von anderen bereits lange im Vorfeld eingesehen werden. Dadurch und durch die erfassten Daten zu Fehlzeiten kann der Personaleinsatz in Zukunft noch besser geplant werden.
• Absicherung & Übersicht: Viele zeitraubende Verwaltungsaufgaben(wie die Erfassung der Arbeitszeiten und Überstunden, die Auswertungen der Urlaubs- und Fehlzeiten, die Genehmigung von freien Tagen sowie das Erstellen von Arbeitszeitkonten für jeden Mitarbeiter)werden durch digitale Zeiterfassungssysteme zusammengeführt und automatisiert. Für den Arbeitgeber bedeutet dies weniger Personalaufwand, weniger Mitarbeiterfehler, mehr Transparenz und mehr Sicherheit, wenn vor dem Gesetzgeber die Einhaltung der Arbeits- und Pausenzeiten nachgewiesen werden muss.

• Zusätzliche Funktionen: Neben dem regulären Ein- und Ausstempeln bieten digitale Stundenerfassungssysteme häufig auch noch viele weitere Funktionen, wie Gehaltsrechner, Kalender, Verwaltungsmöglichkeiten, Berichte und Übersichten. Außerdem können Voreinstellungen definiert, Projekte geplant und mobile Anwendungen genutzt werden.

Die Vorteile der digitalen Zeiterfassung für die Arbeitnehmer

• Überstundenabbau: Viele Mitarbeiter neigen dazu, bei erhöhtem Arbeitsaufkommen Überstunden zu machen, diese aber nicht unbedingt aufzuschreiben. Für Sie selbst sowie für ihre Vorgesetzten ist es dann nicht mehr nachvollziehbar, ob Sie Anspruch auf mehr Gehalt oder freie Tage haben, was langfristig demotivieren und zu einer negativen Arbeitseinstellung führen kann. Werden die Überstunden jedoch automatisch in Echtzeit erfasst, sorgt das für mehr Fairness für die einzelnen Mitarbeiter.
• Zeiteneinsicht: Durch ihre persönlichen Arbeitszeitkonten können die Mitarbeiter jederzeit ihre geleisteten Arbeitszeiten und Überstunden einsehen. In Absprach mit den Vorgesetzten können dann die Arbeitsstunden angeglichen werden, was die Planung von Urlaubstagen oder Feierabenden erleichtert.

Rechtslage & Datenschutz

Bislang sind deutsche Arbeitgeber nicht dazu verpflichtet, über die Arbeitsstunden ihrer Mitarbeiter Buch zu führen. Eine Ausnahme besteht dabei für geringfügig Beschäftigte sowie für bestimmte Branchen (Baugewerbe, Gebäudereinigung, Paketdienste, Gaststätten- und Hotelbetriebe)

Für alle anderen Unternehmen ist die Arbeitszeitenerfassung bislang noch nicht verpflichtend, wohl aber die Dokumentation der Überstunden. Da sich die Überstunden jedoch am einfachsten mit einem Zeiterfassungssystem festhalten lassen, wird dazu quasi indirekt geraten.

Hinzu kommt, dass der Europäische Gerichtshof am 12.05.2019 beschlossen hat, die Arbeitszeiterfassung in ganz Europa verpflichtend zu machen. Die deutschen Gesetze wurden diesem Urteil bisher zwar noch nicht angepasst, jedoch ist dies nur eine Frage der Zeit. Deshalb ist es ratsam sich rechtzeitig mit den verschiedenen Zeiterfassungssystemen zu befassen, um hier die beste Lösung für das eigene Unternehmen zu finden.

Vor allem bei komplexeren, digitalen Systemen ist der Datenschutz besonders wichtig, damit sich die Unternehmen nicht angreifbar machen. Besonders, wenn die Daten nicht ausschließlich zur Zeiterfassung genutzt werden, muss streng auf die Einhaltung der Datenschutzregeln geachtet werden. In diesem Fall kann es auch nötig werden, die Daten zu anonymisieren und ggf. für größere Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten zu ernennen.

Fazit: Zusätzliche Funktionen und Zeitersparnis dank Stundenerfassung

Moderne Zeiterfassungssysteme bieten viele Möglichkeiten die Mitarbeiter zu motivieren, die Prozesse zu optimieren und das Unternehmen weiter nach vorne zu bringen. Dennoch stehen sie bei manchen immer noch in der Kritik, da sie datenschutzrechtliche Angriffsmöglichkeiten bieten, zeitorientiertes Handeln vor Produktivität stellen und für die Mitarbeiter einen Vertrauensverlust bewirken können. Diese Mängel zu kennen bedeutet jedoch auch, bewusst dagegen vorgehen zu können. Das gelingt beispielsweise mit Datenschutzbeauftragten, Arbeitsprotokollen und Mitarbeitergesprächen. Den zusätzlichen Aufwand sind sie dabei allemal wert, da sie gleichzeitig zu großen Arbeitserleichterungen und Personaleinsparungen führen. Durch eine deutliche Senkung des HR-Software-Budgets sowie eine langfristige Zeitersparnis bei der Personalverwaltung machen sich digitale Zeiterfassungen gleich doppelt bezahlt. Egal ob Online-Service, Software-Lösung oder mobile App – die Stundenerfassung der Mitarbeiter lohnt sich für die Arbeitnehmer, die Arbeitgeber und das gesamte Unternehmen.