Terug

9 december 2021

Blog image

Strategische personeelsplanning in 2022 - zo doe je dat!

Wat is strategische personeelsplanning?

Het is een veel gebruikte term binnen het vakgebied Human Resources Management (HRM): de strategische personeelsplanning (SPP). De definitie van een SPP laat zich vrij vertalen. In een notendop is het een toekomstbestendige HRM-gerelateerde planning, gericht op een optimale match tussen het HR-behoefte van een organisatie en het kennisniveau en competenties van het personeel. Je bepaalt of een medewerker een optimale match met jouw bedrijf is door strategische doelstellingen te bepalen.

Een strategische personeelsplanning wordt gekenmerkt door het feit dat er in de planning allerlei interne en externe ontwikkelingen, kansen en bedreigingen, die je kunt voorzien, worden meegenomen bij het beoordelen en optimaliseren van het HR beleid van de organisatie. Denk hierbij aan een overzicht van het huidige personeel met bijbehorende competenties en toekomstige personeelsbehoefte met benodigde competenties. Dit is belangrijk, omdat de covid-19 periode laat zien hoe lastig het is om nog onbekende risico's en bedreigingen in beeld te brengen. Een pluspunt aan dergelijke situaties is dat het kansen biedt voor voorbereidingen op de toekomst. Deze gebeurtenissen zorgen namelijk voor ervaring, hoe vervelend ze soms ook kunnen zijn. Door in kaart te brengen wat de praktijk op langere termijn nodig heeft kun je medewerkers analyseren en een ontwikkeling van je huidige personeel vaststellen. Dit scheelt uitstroom op je personeelsbestand, meer flexibiliteit en minder druk op werving in deze arbeidsmarkt.


Strategische personeelsplanning

Hoe maak je een strategische personeelsplanning?

Voor een effectieve strategische personeelsplanning is het allereerst belangrijk dat je duidelijke doelen opstelt vanuit een meerjarig perspectief. Vervolgens richt je je op het creëren van een goed overzicht van het leeftijdsbestand. Maak onder andere inzichtelijk hoeveel medewerkers in welke leeftijdscategorieën zitten, verzamel informatie over het huidige opleidingsniveau van medewerkers en maak inzichtelijk welke competenties medewerkers beheersen. Verzamel hiernaast informatie over de huidige verwachtingen van medewerkers én in de toekomst. Hebben zij bijvoorbeeld het voornemen om zich een leven lang bij jouw bedrijf te blijven inzetten, of heeft de medewerker andere ambities?

Als je deze informatie hebt verzameld kun je bekijken of er een goede match is tussen het huidige personeelsbestand en het type medewerker met de juiste competenties dat aansluit bij een toekomstbestendig HR beleid. Om doelen in de toekomst te behalen is het essentieel om deze talenten te vinden, binnen het huidige personeelsbestand of met nieuwe medewerkers. Is er sprake is van een match of gap binnen de huidige situatie? Dan kun je een praktisch veranderplan opstellen, waarin de actiepunten worden uitgewerkt door bijvoorbeeld de komende jaren nieuw personeel aan te nemen. Dit plan vormt de ruggengraat van de strategische personeelsplanning waarna je bouwstenen kunt leggen voor het behalen van de strategische doelstellingen.

Wat moet er in een strategische personeelsplanning?

Een manier om een strategische personeelsplanning op te bouwen is door formaties in te delen in de categorieën kwalitatief en kwantitatief. Binnen deze formaties maak je inzichtelijk wat de huidige behoefte is en wat de toekomstige behoefte is. Op basis hiervan bepaal je welke strategische keuzes bijdragen aan het behalen van doelstellingen op dit moment én in de toekomst. Het is ook mogelijk om de basis van het strategisch plan te leggen met de vragen: heb ik het juiste personeel in dienst, welk personeel is er nu aanwezig en wat heb ik in de toekomst nodig om strategische doelstellingen te realiseren. Het maken van een strategische personeelsplanning is maatwerk en vraagt om een eigen aanpak. Neem deze vragen en tips daarom als basis voor het uitwerken van je eigen strategische personeelsplanning.


Ondersteuning bij een strategisch personeelsplan

Het maken van een SPP is doorgaans geen eenvoudige klus en vraagt vaak om grote én kleine veranderingen. Door het feit dat er veel aspecten meewegen is het raadzaam om van ondersteuning gebruik te maken. Wij doelen in dit geval niet alleen op waardevolle begeleiding van collega's, maar ook op specifieke ondersteunende software die het personeelsbestand inzichtelijk maakt. Uit hoeveel mensen bestaat het huidig personeel? Hoe kan ik de huidige medewerkers inzetten op andere kwaliteiten? Krijg inzicht in de optimale inzet van jouw personeel.


Strategische personeelsplanning tool

Shiftbase is een strategische personeelsplanningstool die HR medewerkers kan ondersteunen in de dagelijkse praktijk. De tool maakt gebruik van handige online software, die gebruikt kan worden voor het maken van een goede personeelsplanning met een optimale bezetting en het registreren van gewerkte uren. De software biedt snel en accuraat inzicht in het werknemersbestand.

Vanuit dit medewerkersbestand kun je snel beoordelen of het huidige personeelsbestand in balans is met strategische doelstellingen. Het grootste voordeel van de Shiftbase software is dat het je tijd en geld bespaart. De software is bovendien enorm gebruiksvriendelijk en is voorzien van alle mogelijkheden die relevant zijn voor een strategische personeelsplanning op de lange termijn. Het biedt je inzicht in de contracten van je personeel, de verschillende vaardigheden die zij bezitten, en te verdelen over verschillende afdelingen.

Meld je gratis aan

SPP en personeelsbestand maken in Excel

Het is ook mogelijk om een strategische personeelsplanning voor te bereiden met Excel. Omdat er geen "one size fits all" oplossing is, vraagt deze methode om specifieke kennis en vaardigheden. Ga voordat je aan de slag gaat met Excel na wat je collega's prettig vinden om te kunnen zien. Op die manier is het mogelijk om een personeelsplanning te maken die voor iedereen efficiënt werkt. Ga vervolgens aan de slag met het aanvullen en aanpassen van bestaande templates, of bouw de personeelsplanning vanaf een lege pagina op. 

Benieuwd hoe een handige tool voor strategische personeelsplanning helpt om jouw personeelsbehoefte in kaart te brengen? Start dan een gratis proefperiode van Shiftbase.