7 korzyści oprogramowania do planowania personelu online

7 korzyści oprogramowania do planowania personelu online

Wiele firm wykorzystuje Microsoft Excel do swego planowania personelu. Excel to bardzo fajna usługa, ale nie jest najlepszym rozwiązaniem do tworzenia harmonogramu pracy. Choć sporą zaletą planowania w Excelu jest to, że harmonogram można uporządkować w pełni według własnych życzeń, można tego dokonać w standardowym pakiecie planowania personelu z dużo większą łatwością. Pakiety planowania personelu online często oferują także jeszcze bardziej dedykowane opcje i korzyści w planowaniu.

1. Harmonogram pracy widoczny dla wszystkich pracowników

Jednym z najbardziej znanych problemów z tworzeniem harmonogramu pracy w Excelu jest to, że harmonogram jest wysyłany pracownikom. Kiedy harmonogram pracy jest wysyłany, często się zdarza, że nie wszyscy pracownicy są dostępni w wyznaczonym czasie lub dniu. Ze względu na konieczność dokonywania poprawek, wysyłanych jest wiele wersji harmonogramu. Może to powodować nieścisłości pomiędzy pracownikami. Z oprogramowaniem do planowania pracy online zawsze masz jeden wiodący harmonogram, w którym zawsze możesz wprowadzić zmiany natychmiastowo widoczne dla pracowników.

2. Harmonogram pracy dostępny wszędzie

Kiedy harmonogram pracy jest wysyłany w Excelu, pracownicy często nie są w stanie otworzyć harmonogramu. Excel jest oprogramowaniem płatnym i nie każdy pracownik ma do niego dostęp. Istniał niegdyś darmowy program od Microsoft do otwierania dokumentów Excel, ale ta przeglądarka plików Excel już nie jest udostępniana. Z dobrym programem do planowania personelu online harmonogram pracy można wyświetlać na komputerze i w aplikacji mobilnej.

Planowanie z oprogramowaniem do planowania oszczędza Ci sporo czasu.

3. Wymiana między sobą zaplanowanych zmian

Jako planujący nie chciałbyś ciągle musieć szukać zastępstwa za pracowników niemogących przyjść do pracy w wyznaczonym terminie. Na ogół pracownicy mogą zalogować się do programu planującego i niezależnie poszukać zastępstwa na swą zmianę. Kiedy już je znajdą, planujący może również zatwierdzić decyzję, by mieć oko na harmonogram, jednak nie marnuje to cennego czasu planującego na szukanie zastępstwa.

4. Zapraszaj pracowników na otwarte zmiany

Kiedy pracownik nagle zachoruje, szybko trzeba znaleźć zastępstwo. Szukanie zastępstwa to często czasochłonne zadanie, ponieważ trzeba zadzwonić do kilku pracowników. Łatwiejszy sposób to zaprosić wybranych pracowników na zmianę, pracownicy otrzymują zaproszenie pocztą e-mail i powiadomieniem push. Po otrzymaniu wiadomości pracownik może przyjąć zmianę, o czym planujący jest informowany natychmiastowo.

5. Wgląd w dostępność

Z dobrym oprogramowaniem do planowania personelu online pracownicy mogą oznajmiać swoją dostępność osobiście przy pomocy komputera lub aplikacji mobilnej. Dostępność ta jest natychmiastowo widoczna w programie planującym, dzięki czemu planujący może z łatwością sporządzić harmonogram w oparciu o dostępność. W przypadku planowania w oparciu o dostępność w Excelu, kontrola w czasie rzeczywistym jest dużo trudniejsza, co może skutkować niezadowolonymi pracownikami. Kiedy dostępność przesyłana jest pocztą e-mail lub SMS-em, planujący musi zawsze przełączać się między różnymi programami. To powoduje, że tworzenie harmonogramu zajmuje jeszcze więcej czasu.

6. Wgląd w nieobecności

Kiedy harmonogram jest tworzony, nieobecności pracowników muszą także być brane pod uwagę. A z pewnością kiedy tworzony jest harmonogram na okres wakacyjny. W takiej sytuacji bardzo wygodnym jest dla planującego móc widzieć nieobecności bezpośrednio w harmonogramie, dzięki czemu harmonogramy można planować wedle nieobecności.

7. Wgląd w koszty pracy

Stawki godzinowe pracowników można wprowadzać w wielu programach planujących, dzięki czemu oczekiwane koszty personelu są natychmiastowo widoczne. Pozwala to planującemu wykonać najbardziej optymalny harmonogram, także w kwestii kosztów wynagrodzeń.

Jurrien Strobel

Jurrien Strobel

Als student heb ik 7 jaar in de horeca gewerkt. Omdat de urenregistratie op papier werd gedaan, heb ik een applicatie gemaakt waarbij de gewerkte uren en roosters online geregistreerd konden worden. Dit project heb ik ook gebruikt als afstudeer project. Drie jaar na mijn studie heb ik samen met Kars Frijters de software volledig opnieuw geschreven. Inmiddels zijn we met een heel team en maken 1000+ bedrijven van allerlei branches gebruik van onze software.