Czy jako dyrektor bądź kierownik ciągle starasz się o więcej porządku, nadzoru i wydajności pracy w obrębie swojej organizacji? Oczywistym narzędziem do tworzenia harmonogramów wydaje się być oprogramowanie biurowe, takie jak Excel. Możesz z łatwością utworzyć przegląd zadań, odpowiedzialności, celów itp., ... Excel sam w sobie jest dość wygodny i prosty. Lecz co, jeśli Twoje projekty staną się bardziej złożone i zechcesz przykładowo utworzyć harmonogramy pracy? Aby mieć nad wszystkim kontrolę, musisz z jednej strony być dobry w Excelu. Z drugiej strony będziesz musiał ciągle utrzymywać i aktualizować wszystkie arkusze. Czy nie dałoby się prościej?
Wydajne planowanie przeprowadzane jest w mgnieniu oka przy pomocy dedykowanego oprogramowania do zarządzania pracownikami. Owe rozwiązania typu 'SaaS', czyli Software as a Service, dostępne są w chmurze, dzięki czemu możesz mieć do nich dostęp z dowolnego miejsca. Zasadniczo Excel nie jest lepszy ani gorszy od dedykowanego oprogramowania do zarządzania pracownikami, ponieważ obie opcje służą różnym problemom i potrzebom. Ważnym jest zatem, by poznać swoje potrzeby i dowiedzieć się, jakiego rodzaju oprogramowanie najlepiej spełnia potrzeby i życzenia w Twojej firmie. Aby ułatwić sobie zadanie, możesz przeczytać poniżej o zaletach i wadach planowania w Excelu i w dedykowanych narzędziach do planowania.
Zalety i wady planowania w Excelu
Zalety:
- W wielu przypadkach już masz dostęp do Excela w swojej organizacji, nie ponosisz zatem żadnych dodatkowych kosztów. Dodatkowo dostępne są darmowe alternatywy takie, jak Google Sheets, dzięki którym możesz planować za darmo podobnie jak w Excelu.
- Excel jest łatwy w użyciu i ma wiele szablonów. Możesz więc zacząć już od razu, nawet nie dysponując wiedzą techniczną.
Wady:
- Wraz z rozwojem Twojego biznesu planowanie również stanie się bardziej złożone. Wówczas będziesz także musiał pisać bardziej złożone funkcje w Excelu, aby nadążyć za rozwojem.
- Zmiany dokonane w Excelu widoczne są tylko w dokumencie, nad którym pracujesz, a nie w innych.
- Do swoich plików Excel nie masz dostępu wszędzie. Nie jest to zbyt wygodne, jeśli przykładowo nie jesteś w biurze i masz przy sobie tylko swój smartfon.
Zalety i wady planowania przy pomocy oprogramowania do zarządzania pracownikami
Zalety:
- Oprogramowanie do zarządzania pracownikami zostało opracowane tak, abyś mógł planować możliwie jak najwydajniej w obrębie przyjaznej użytkownikowi platformy.
- Pracując w chmurze masz dostęp do swoich harmonogramów i innych danych w dowolnym czasie i miejscu.
- Często dostępna jest aplikacja mobilna, w której możesz szybko dokonywać modyfikacji. Pracownicy mogą sprawdzać swój harmonogram pracy na swoim smartfonie.
- Tego typu aplikacja mobilna pozwala również kierownikom dokonywać zmian, które są synchronizowane automatycznie. Pozwala Ci to dokonywać zmian w czasie rzeczywistym, o których wszyscy dowiadują się natychmiastowo.
- Oszczędza czas! W porównaniu do Excela, oszczędzasz sporo czasu, gdyż oprogramowanie do zarządzania pracownikami jest zaprojektowane specjalnie tak, aby spędzać możliwie jak najmniej czasu i wysiłku na planowanie i zarządzanie pracownikami.
Wady:
- Dedykowane oprogramowanie do zarządzania pracownikami jest zwykle droższe, niż planowanie w Excelu. Warto jednak się zorientować w kwestii możliwości takiego oprogramowania.
- W celu samodzielnego przekonania się o zaletach oprogramowania do zarządzania pracownikami możesz najpierw przetestować produkt przez darmowy okres próbny. W większości przypadków płacisz wówczas według liczby użytkowników, tak więc koszty będą automatycznie ewoluować zgodnie z rozwojem/spadkiem w Twojej firmie.
Chcesz wiedzieć, co darmowe oprogramowanie do zarządzania pracownikami może dać Tobie i Twojej organizacji? Zarejestruj się już dziś na darmowy okres próbny Shiftbase i odkryj, jak przydatne może być planowanie przy użyciu dedykowanego oprogramowania.
