Letar du som chef ständigt efter mer ordning, översikt och effektivitet i arbetet inom din organisation? Ett självklart verktyg för att skapa scheman är kontorsprogramvara som Excel. Du kan enkelt få en översikt över uppgifter, ansvar, mål, etc., ... I sig är Excel ganska praktiskt och enkelt. Men vad händer om dina projekt blir mer detaljerade och du till exempel vill utarbeta arbetsscheman? För att behålla översikten måste du dels vara duktig på Excel. Dessutom måste du ständigt underhålla och uppdatera alla sidor. Kunde inte allt detta vara enklare?
Effektiv planering görs på ett ögonblick med dedikerad programvara för schemaläggning av anställda. Dessa ”SaaS” eller Software as a Service-lösningar finns i molnet så att du kan komma åt dem var du än är. I grund och botten är Excel inte bättre eller sämre än dedikerad programvara för schemaläggning av anställda, eftersom båda löser olika problem och behov. Därför är det viktigt att kontrollera vilka behov du har och ta reda på vilken typ av programvarulösning som bäst passar ditt företags behov och önskemål. För att hjälpa dig med detta kan du läsa nedan om för- och nackdelar med planering i Excel och dedikerade planeringsverktyg.
För- och nackdelar med planering i Excel
Fördelar:
- Du har ofta redan tillgång till Excel inom en organisation så det innebär inga extra kostnader. Dessutom finns det gratis alternativ som Google Sheets som du kan planera gratis med, liknande Excel.
- Excel är lätt att använda och har många mallar. Du kan komma igång direkt, även utan teknisk kunskap.
Nackdelar:
- När ditt företag växer blir planeringen också mer komplex. Då måste du också använda mer avancerade funktioner i Excel för att hålla jämna steg med tillväxten.
- Ändringar du gör i Excel visas bara i dokumentet du arbetar i och inte för andra.
- Du har inte tillgång till dina Excel-filer överallt. Inte särskilt bekvämt om du inte är på kontoret och till exempel bara har din smartphone.
För- och nackdelar med planering med schemaläggningsprogram för anställda
Fördelar:
- Programvara för schemaläggning av anställda har utvecklats för att du ska kunna planera så effektivt som möjligt inom en användarvänlig plattform.
- Genom att arbeta i molnet har du tillgång till dina scheman och annan data när som helst och var som helst.
- Det finns ofta en mobilapp där du snabbt kan justera saker. Anställda kan kontrollera sitt schema från sin smartphone.
- En sådan mobilapp tillåter också chefer att göra ändringar som synkroniseras automatiskt. Detta innebär att du kan göra ändringar i realtid, som alla omedelbart blir uppmärksammade på.
- Det sparar tid! Jämfört med Excel sparar du mycket tid eftersom programvara för schemaläggning är speciellt utformad för att spara så mycket tid och ansträngning som möjligt på schemaläggning och personalhantering.
Nackdelar:
- Dedikerade schemaläggningsprogram för anställda är vanligtvis dyrare än planering i Excel. Det är dock värt att känna till möjligheterna med sådan programvara.
- För att upptäcka fördelarna med schemaläggningsprogram för dig själv kan du först testa produkten inom en kostnadsfri provperiod. I de flesta fall betalar du sedan per användare, så kostnaderna kommer automatiskt att utvecklas i takt med ditt företags tillväxt/minskning.
Vill du veta vad gratis schemaläggningsprogram för anställda kan göra för dig och din organisation? Registrera dig idag för en gratis testversion på Shiftbase och upptäck hur användbar planering med dedikerad programvara kan vara.
