7 nackdelar med schemaläggning i Excel

Excel är ett fantastiskt mjukvarupaket och erbjuder flexibilitet och funktionalitet. Med Excel kan du skapa översikter, generera rapporter och du kan hålla reda på data. Ändå är det inte det perfekta paketet för att skapa ett arbetsschema. Vi har nedskrivit ett antal nackdelar nedan.

1. Ingen central tidrapport

Eftersom Excel körs på en dator för en person är det svårt att arbeta med mer än en person på en personalplanering. Om flera anställda arbetar enligt ett schema (på en delad dator) är det inte synligt vem som har gjort vilka ändringar. Som kan orsaka problem.

2. Publicera schemat

När ett schema är klart måste det konverteras till en pdf-fil så att alla anställda kan se schemat. Ett Excel-dokument kan inte öppnas utan speciell programvara. När schemat skickas runt händer det ofta att e-postadresserna är felaktiga så att anställda inte får e-postmeddelandet.

3. Arbetskostnaderna är inte tydliga

Vid schemaläggning i Excel är det inte klart vad de förväntade lönekostnaderna kommer att bli. Om så är fallet måste timlönen alltid uppdateras manuellt. Något som tar tid och är benägna att göra fel.

För god personalplanering finns det bättre lösningar än Excel.

4. Tar inte hänsyn till ekonomi

När ett schema skapas i Excel är det inte lätt att kontrollera om schemat faller inom budgeten. Det är inte heller möjligt att se vilken andel arbetskraftskostnader som jämförs med den förväntade omsättningen.

5. Tillgänglighet visas inte

Tillgänglighet kan inte visas i schemat. Om detta är synligt måste det matas in manuellt. Med ett schema i Excel är inte anställdas tillgänglighet automatiskt synlig.

6. Frånvaro syns inte automatiskt

Precis som tillgängligheten är frånvaron inte synliga som standard. Även dessa måste först matas in manuellt. Något onödigt när du använder planeringsprogram. Frånvaro kommer också att begäras muntligt, på papper, via text eller e-post och är benägna att gå förlorade eller glömmas. Med planeringsprogramvara centraliserar du detta inom programvaran.

7. Det går inte att länka till en timmes registrering

Det är inte möjligt att läsa de planerade timmarna från till exempel en stämpelklocka så att systemet kan runda arbetade timmar baserat på schemat. När arbetstiden är klockad med en stämpelklocka är det trevligt att om någon är på schemat klockan 9 och klockan 8:50 en klocka registreras en tid på 9:00.

Det finns många mjukvarulösningar på marknaden för att göra ett bra schema. Shiftbase är en av dem. Information om Shiftbase finns på Shiftbase.