Tips för att framgångsrikt implementera programvara
Produktivitet

Tips för att framgångsrikt implementera programvara

Olika affärsprocesser äger rum i ett företag, inom avdelningar som HR-avdelningen, försäljningsavdelningen eller finansförvaltningen. I många fall definieras processerna i program som är specifikt avsedda för detta ändamål. Detta går vanligtvis bra, men ibland finns det ett behov av ett programvarupaket som kan användas av alla avdelningar. Fördelen med en mjukvara för hela företaget är att data bara måste matas in en gång, risken för fel minskas och ett företag kan arbeta mycket mer effektivt. Detta kallas också ERP-programvara (Enterprise Resource Planning). Implementeringen av denna nya programvara har en stor inverkan på ett företag. Här är några tips som hjälper dig att framgångsrikt implementera ny programvara i ditt företag.

Väl förberedd

En bra förberedelse kommer i slutändan att avgöra om implementeringen är framgångsrik. Detta börjar med att bestämma hur dina affärsprocesser körs och hur dina befintliga data enkelt kan överföras. Dessutom har varje avdelning specifika krav och preferenser för programvara.
Som HR-avdelning har du andra önskemål än en ekonomisk administration eller inköpsavdelning. Vi rekommenderar därför att man inrättar en projektgrupp för att övervaka genomförandet och att utse en person från varje avdelning för att bli en del av den gruppen. På detta sätt kan du bestämma vilket programvarupaket som passar bäst för ditt företag eller om du kanske behöver ha ett anpassat programvarupaket.

Involvera anställda

Hela implementeringen beror till slut på personalen. Det är de som har specifik kunskap och som måste arbeta med det nya programvarupaketet. Deras önskemål och feedback om programvarupaketet bör beaktas och tas på allvar. Det är av yttersta vikt att medarbetarna också är entusiastiska över programvarupaketet. De kommer att motivera sig själva såväl som sina kollegor, vilket kommer att ha en positiv inverkan på en framgångsrik implementering av programvaran.

Utbildning

Medarbetarnas engagemang i implementeringsprocessen inkluderar också utbildning av dessa anställda. Om anställda utbildas väl för att arbeta med programvaran kan de använda programvaran mycket snabbare och lättare. Spara därför aldrig dina anställdas utbildning.

Testa omfattande

Testfasen ska inte underskattas. När det väl är implementerat är det bäst att köra den gamla programvaran tillsammans med det nya programmet på en stund. Detta ger dig god tid att testa den nya programvaran. Under testningen kommer alla problem med uppstart upp och anställda kan indikera vad som går fel. Av den anledningen tar du mycket tid att testa programvaran så att när den slutliga implementeringen är klar kommer risken för ytterligare problem att minska.

Bra och ärlig kommunikation

Du måste komma ihåg att problem också kan uppstå under implementeringen. Var öppen och ärlig om detta, särskilt för dina anställda. Implementeringsproblem kan orsaka störningar i affärsprocesserna och detta påverkar främst de anställda. Ingenting är lika frustrerande för anställda som dålig kommunikation om detta. Om de är välinformerade kan dina anställda också svara på alla (tillfälligt) förändrade affärsprocesser.

Rekommenderat för dig

6 tips för att få mer ut av din personal

6 tips för att få mer ut av din personal

Hur ser du till att personalen är fullt involverad i ditt företag? De anställda är hjärtat i ett framgångsrikt företag. ...

Att söka och hitta ett jobb under pandemin

Att söka och hitta ett jobb under pandemin

COVID-19 har långtgående konsekvenser. Pandemin påverkar inte bara hälsan utan även ekonomin. Till exempel har många människor förlorat sina jobb, ...

Låt ditt schema andas

Låt ditt schema andas

Som planerare är det inte alltid lätt för dig. Att ställa in ett väl ordnat schema kan ibland vara en ...