¿Te suena esto? Los costes suben, los turnos se encajan “como se puede”, aparecen horas extra y, de repente, el equipo está más cansado… pero en el Excel todo parece más o menos normal. El problema no suele ser falta de esfuerzo. Es falta de señales claras. Sin KPIs RRHH bien elegidos, acabas tomando decisiones a ciegas: recortas donde no toca, contratas tarde, o persigues métricas que no cambian nada.
En este post vas a llevarte un set corto de métricas de personal que sí mueven la aguja: rotación, absentismo laboral, horas extra, cobertura de turnos y un pulso simple del equipo. Verás cómo calcularlas, qué decisiones desbloquean y cómo montarlas en un cuadro de mando RRHH sin volverte analista.
Lo que vas a conseguir con estos KPIs (sin “apretar” más)
Menos rotación, menos absentismo y menos horas extra… sin convertirte en la policía del Excel.
El marco en 30 segundos: coste + capacidad + salud del equipo
Aquí no vamos a perseguir “actividad”. Vamos a medir tres cosas que conectan directamente con euros, cobertura y desgaste del equipo: coste (€/FTE), capacidad (horas reales vs plan) y salud (señales tempranas). Eso, bien montado, es tu cuadro de mando RRHH: pocos números, revisados con frecuencia, que te dicen dónde actuar.
| Pilar | Qué mide | KPI ejemplo | Pregunta que responde |
|---|---|---|---|
| Coste | cuánto te cuesta operar | coste por FTE = coste laboral total / FTE | “¿Estamos pagando de más por desorden?” |
| Capacidad | si planificas bien o improvisas | desviación = horas reales − horas planificadas | “¿Dónde se nos escapan horas y presupuesto?” |
| Salud | si el sistema quema al equipo | tasa de rotación de personal, tasa de absentismo, pulso eNPS | “¿Qué se va a romper si sigo igual?” |
Dos detalles para que estos KPIs RRHH no se vuelvan teoría:
-
Cada indicador necesita una decisión asociada(contratar, redistribuir, cambiar turnos, ajustar reglas).
-
Se mira por equipo/centro/turno, porque los promedios esconden incendios. Si tu dashboard RRHH solo te dice “vamos bien”, pero no te dice “dónde y por qué”, no sirve.
Los 7 KPIs RRHH que más bajan costes (y qué decisión habilitan)
Si un KPI no te sugiere una acción concreta, no entra en el cuadro de mando.
Antes de entrar al detalle: estos KPIs RRHH están pensados para un dashboard RRHH operativo (lo miras cada semana) y para dirección (lo revisas cada mes). Son métricas de personal que conectan con tres fugas típicas: rotación, absentismo laboral y planificación de turnos que acaba en horas extra.
1) Rotación voluntaria + rotación no deseada
La tasa de rotación de personal por sí sola dice poco. Lo que importa es separar lo que eligieron irse de lo que no querías perder.
Umbral a vigilar (práctico):
- Si sube 2–3 puntos en un trimestre en un mismo equipo/turno → algo cambió (liderazgo, carga o turnos).
- Si la rotación 90 días se dispara → onboarding y expectativas rotas, casi siempre.
Decisiones que habilita (elige 1 según causa):
- Onboarding: si se te van en 0–90 días, revisa primer turno, tutor y objetivos de la primera semana.
- Mando intermedio: si se concentra en un equipo, empieza por ahí (1:1, feedback, turnos).
- Turnos: si se te van por noches/fines de semana, revisa reparto de cargas y reglas de cambios.
- Carrera: si se van perfiles buenos a los 12–18 meses, revisa desarrollo y movilidad interna.
2) Coste de rotación (por salida)
Este KPI convierte la rotación en euros. Y eso cambia la conversación de “RRHH pide cosas” a “esto es un coste real”.
Mini plantilla (4 partidas):
| Partida | Cómo calcular (rápido) |
|---|---|
| Coste de vacante | días vacante × (coste/día del puesto o margen perdido estimado) |
| Selección y contratación | anuncios + tiempo managers + agencia (si aplica) |
| Onboarding y formación | horas de formación × coste/hora + materiales |
| Ramp-up (tiempo hasta productividad) | semanas hasta rendimiento × % de productividad perdida × coste semanal |
3) Tasa de absentismo (total y por IT) + coste estimado
Aquí no se trata de “culpar” a nadie. Se trata de saber dónde se rompe la operativa. En España, informes recientes sitúan el absentismo alrededor del 7% en 2025, así que es un KPI que casi ninguna empresa puede ignorar.
Segmentación mínima (no negociable):
- por equipo
- por turno (mañana/tarde/noche)
- por centro (si tienes varios)
Decisiones que habilita:
- Carga y descanso: si sube IT en un turno específico, revisa ritmos, pausas y rotación de tareas.
- Ergonomía: si hay patrón por tarea, toca rediseño (más barato que “aguantar” bajas).
- Rediseño de turnos: si el problema es fin de semana/noches, revisa reparto y voluntariedad.
- Sustituciones: si el coste se te va en horas extra, crea un pool o refuerzos planificados.
Mini tabla “diagnóstico sin drama”:
| Lo que ves | Lo que suele significar | Qué haces primero |
|---|---|---|
| Absentismo estable pero sube IT | salud/carga/ergonomía | revisar tareas y rotación |
| Sube absentismo en un centro | liderazgo o clima local | entrevistas rápidas + plan |
| Sube en un turno concreto | diseño de turnos | ajustar rotación y descansos |
⚠️Dato de contexto útil para managers: el INE publica el coste laboral por trabajador/mes, que te sirve como base para estimar impacto y comparar periodos.
4) Horas extra por empleado/mes + coste de horas extra
Las horas extra son el síntoma clásico de “planning roto”. A veces son inevitables, pero si son crónicas, estás pagando dos veces: en euros y en cansancio.
Umbral a vigilar:
- Cuando suben 2 meses seguidos en el mismo equipo → no es “pico”, es sistema.
⚠️ Nota legal práctica: el Estatuto de los Trabajadores establece límites y reglas sobre horas extraordinarias (por ejemplo, el límite general anual). Conviene tenerlo presente al diseñar tu control y tu política interna.
Decisiones que habilita:
- Previsión de demanda: si el pico es predecible (campañas, verano), planifica antes.
- Bolsa de horas / saldo: si tienes estacionalidad, compensa mejor (y con transparencia).
- Refuerzo puntual: si el coste extra supera el coste de refuerzo, ya tienes respuesta.
5) Cobertura de turnos a tiempo (% turnos cubiertos sin improvisar)
La cobertura de turnos es el KPI que te dice si tu planificación de turnos es estable o si vives de parches.
Definición operativa (para evitar discusiones):
- “Turno cubierto a tiempo” = turno completo asignado X horas antes (por ejemplo, 48h o 72h).
- Decide X según tu sector: hostelería suele necesitar menos, logística y 24/7 más.
Decisiones que habilita:
- Reglas de cambios: límites, plazos y quién aprueba.
- Disponibilidad: recoge disponibilidad real (no “a ojo”).
- Contratación parcial/refuerzos: si faltan siempre en las mismas franjas, el patrón te lo canta.
6) Horas planificadas vs horas reales (desviación)
Este es el KPI “detector de fugas”. Te dice dónde se va el dinero: en desajustes de planificación, fichajes, pausas, tareas mal dimensionadas o sustituciones.
Cómo usarlo (paso a paso):
- Mira la desviación por semana (no solo mensual).
- Señala los equipos con +5% o más (umbral práctico).
- Pregunta “¿por qué?” con datos: ¿fue cobertura tardía? ¿pausas? ¿tarea extra? ¿bajas?
- Aplica una palanca: ajustar plantilla, mejorar proceso, o formación por empleado si el error es operativo.
7) eNPS/pulso mensual (1 pregunta) como indicador adelantado
Sí, esto también es un KPI de costes. Cuando baja el pulso, suelen subir después la rotación, el absentismo y los errores.
Ultra simple (1 pregunta mensual):
- “Del 0 al 10, ¿recomendarías trabajar aquí a un amigo?”
Y ya. Si quieres añadir una segunda, que sea: “¿qué te frenó este mes?”
Cómo leerlo junto a tus otros KPIs:
- eNPS baja + horas extra suben → sobrecarga clara.
- eNPS baja + rotación 90 días sube → onboarding/liderazgo/expectativas.
- eNPS baja + absentismo por IT sube → carga/ergonomía/turnos.
Decisiones que habilita:
- Quitar fricción (herramientas, procesos).
- Ajustar turnos y descansos.
- Formar mandos en feedback y reparto justo.
Monta tu cuadro de mando en 45 minutos (versión mínima que funciona)
Empieza con lo medible hoy; automatiza lo repetitivo mañana.
Paso 1: define 1 objetivo y 1 métrica de éxito (por trimestre)
Si intentas mejorar todo a la vez, no mejoras nada. Elige un objetivo que toque coste y operativa, y una métrica de personal que lo demuestre.
Paso 2: reglas de cálculo (para que no haya “debates eternos”)
La mitad de los KPIs RRHH fracasan porque cada persona los calcula distinto. Deja esto escrito (literalmente en 10 minutos) y se acabó el drama.
Reglas mínimas :
- Periodo: semanal para operativa (lunes–domingo) + mensual para dirección.
- Plantilla media: define si usas headcount o FTE (mejor FTE si hay parciales).
- Horas pactadas: qué contratos entran y cómo tratas jornadas variables.
- Ausencias: qué cuenta como absentismo (y qué NO) y si separas IT.
- Horas extra: qué consideras extra (por día/semana) y cómo lo valoras (coste/hora).
- Segmentación: siempre por equipo / turno / centro (mínimo).
💡Tip práctico: si estás construyendo un cuadro de mando RRHH en Excel, pon estas reglas en una pestaña llamada “definiciones” y no la toques más.
Paso 3: semáforo simple + revisión (semanal operativo, mensual dirección)
Lo importante es la tendencia, no el día suelto. El semáforo te ayuda a ver rápido dónde actuar sin pasarte la semana interpretando gráficas.
Semáforo mínimo (ejemplo):
| KPI | Verde | Ámbar | Rojo | Acción inmediata |
|---|---|---|---|---|
| Horas extra por empleado/mes | ≤ objetivo | +1–10% | +>10% | revisar cobertura + refuerzo |
| Tasa de absentismo | ≤ objetivo | +0,1–0,3 p.p. | +>0,3 p.p. | revisar patrón turno/tarea |
| Cobertura de turnos a tiempo | ≥ 90% | 80–89% | <80% | reglas de cambios + pool |
| Desviación (horas reales vs plan) | ±2% | 2–5% | >5% | detectar fuga semanal |
De KPI a acción: 3 “si pasa esto, haz esto” (sin quemar al equipo)
Menos teoría, más palancas.
Si sube rotación: 5 palancas en orden (barato → caro)
Primero diagnóstico rápido: ¿sube la rotación voluntaria o la rotación no deseada? ¿Pasa en 0–90 días o más tarde? Con eso eliges palanca.
- Onboarding (barato y rápido)
- Ajusta el “primer turno” (quién acompaña, qué tareas, qué objetivo).
- Define un check a los 7 y 30 días: “¿qué te sorprendió?” y “¿qué te falta para ir más fluido?”.
- Carga de trabajo (suele ser la causa oculta)
- Cruza: horas extra + desviación + absentismo del mismo equipo.
- Si los tres suben, no es “falta de actitud”: es diseño del trabajo.
- Mando intermedio (alto impacto)
- Revisa rotación por responsable. Si se concentra, haz coaching con datos, no opiniones.
- Meta concreta: bajar incidencias y rotación 90 días.
- Turnos (justicia + estabilidad)
- Si hay quejas de equidad: rota noches/fines de semana con reglas claras.
- Reduce cambios de última hora (afectan retención y eNPS).
- Desarrollo/compensación (más caro, pero a veces necesario)
- Si se van perfiles “buenos” a 12–18 meses, suele faltar un siguiente paso claro.
Mini tabla (para managers):
| Señal | Qué suele significar | Acción 1ª semana |
|---|---|---|
| Sube rotación 0–90 días | onboarding roto | tutor + objetivos semana 1 |
| Sube rotación en un turno | turnos injustos | reglas + rotación + previsión |
| Sube rotación en un equipo | liderazgo/fricción | 1:1 + plan de 30 días |
Si sube absentismo/IT: diagnóstico sin invadir privacidad
Objetivo: detectar patrón operativo, no “señalar” a personas. Se puede hacer con segmentación y sentido común.
Pasos (15–20 min):
- Segmenta: tasa de absentismo por equipo/turno/centro.
- Busca picos: ¿sube en un turno específico? ¿en ciertas tareas?
- Cruza con carga: horas extra + desviación + cobertura tardía.
- Toma una medida concreta (una sola) y revisa en 2 semanas.
Palancas típicas (de menos a más invasivas):
- Ajuste de carga y pausas en el turno afectado.
- Rotación de tareas si hay fatiga o repetición.
- Rediseño de turnos (descanso, rotaciones, límites de cambios).
- Plan de sustituciones para no “pagarlo” en horas extra.
⚠️ Dato útil: si quieres estimar impacto, el INE publica el coste laboral y te sirve como base para traducir horas perdidas a euros por FTE.
Si suben horas extra: ataca la causa (demanda, cobertura, reglas)
Las horas extra no se arreglan diciendo “menos horas extra”. Se arreglan arreglando el sistema.
Secuencia que suele funcionar:
- Forecast simple de demanda (aunque sea una media de 8 semanas).
- Cobertura de turnos: sube el % de turnos cubiertos a tiempo (menos improvisación).
- Polivalencia: 2–3 personas por puesto crítico (reduce emergencias).
- Límites y reglas: plazos para cambios, aprobación, y cuándo se activa el refuerzo.
- Planificación anticipada: si el pico es repetible, el refuerzo también.
👉 Tip operativo: si el coste de horas extra (con recargos) ya se acerca al coste de un refuerzo parcial, el KPI te está diciendo “contrata o redistribuye”.
3 errores que arruinan los KPIs (y cómo evitarlos)
Lo que no se define, se manipula o se ignora.
❌ Medir demasiado (y no actuar) → qué dejar fuera
Si tu dashboard RRHH tiene 25 métricas, nadie lo mira. Deja fuera todo lo que no cambie una decisión en 7 días.
Déjalo fuera (por ahora) si:
- No tienes una acción clara asociada.
- Depende de datos que hoy no puedes capturar bien.
- Es “bonito” pero no afecta a rotación, absentismo, cobertura o coste.
✅ Qué sí se queda: rotación, absentismo/IT, horas extra, cobertura, desviación, coste por FTE, pulso eNPS.
❌ No segmentar (promedios que mienten) → segmentación mínima recomendada
Un promedio global te dice “más o menos”. Lo que necesitas es “dónde”.
Segmentación mínima (sin excusas):
- Equipo
- Turno
- Centro
Y, si puedes, añade antigüedad (0–90 / 90–180 / +180 días) para rotación y onboarding.
❌ Convertir KPIs en castigo → cómo presentarlos al equipo
Si el equipo siente que los KPIs son una trampa, maquillan datos o se desconectan.
Cómo presentarlos (en 3 frases):
- “Medimos para quitar fricción, no para culpar.”
- “Miramos tendencias por equipo, no rankings individuales.”
- “Si una métrica sube, buscamos la causa en turnos, carga o proceso antes que en personas.”
Menos Excel, más control con datos
Si te llevas una idea: mide pocas cosas, pero que te obliguen a decidir. Con estos indicadores de recursos humanos puedes detectar fugas de coste (rotación, absentismo, horas extra) y corregir la planificación de turnos antes de que el equipo lo pague con cansancio.
Recursos que te ahorran horas:
- Plantilla de cuadro de mando RRHH (versión mínima) con semáforo.
- Calculadora de coste de rotación (4 partidas + ramp-up).
- Calculadora de cómo calcular la tasa de absentismo y su coste.
Si quieres pasar de “Excel hero” a control real, Shiftbase te ayuda a centralizar turnos, registro horario, ausencias y reportes para que tus métricas de personal salgan consistentes y revisables. Puedes empezar con una prueba y montar tu dashboard en menos tiempo del que tardas en cuadrar un mes.
- Planificación de empleados fácil
- Control horario claro y seguro
- Gestión de ausencias simple
