¿Es obligatorio firmar las nóminas y cuándo debe ser la entrega?

Cada mes, los trabajadores esperan recibir un documento que no solo refleja su salario, sino también la trazabilidad de su esfuerzo: la nómina. En ella se detalla con precisión qué conceptos componen su retribución, desde el salario base hasta complementos, deducciones y cotizaciones. Y aunque muchas veces pasa desapercibida, la nómina es una pieza clave dentro del engranaje de Recursos Humanos y un derecho reconocido legalmente.

Pero, ¿cómo debe realizarse correctamente su entrega? ¿Es obligatorio que esté firmada? ¿Qué formato es válido y hasta qué día puede cobrarse legalmente el salario? En este artículo te ayudamos a responder estas y otras preguntas esenciales, para que tu empresa no solo cumpla con la ley, sino que lo haga con eficiencia, claridad y una visión estratégica del capital humano.

La obligación de entregar la nómina

En España, la legislación lo deja muy claro: es obligatorio que la empresa entregue la nómina al trabajador. Este documento no es un simple resumen del salario, sino una garantía de transparencia en la relación laboral. Es, además, la prueba oficial de que el sueldo ha sido correctamente calculado y pagado.

Imagínalo como el recibo de confianza entre la empresa y el empleado. Si ese puente se rompe     ( por ejemplo, si una empresa se niega a entregar la nómina) , el trabajador puede actuar: reclamar, denunciar ante la Inspección de Trabajo e incluso acudir a la vía judicial.

¿Y las consecuencias? No entregar las nóminas supone una infracción administrativa. Las sanciones no son simbólicas: pueden alcanzar los 625 euros por cada caso, una suma que puede crecer rápidamente si afecta a varios empleados. Mejor evitar riesgos innecesarios y cumplir con lo esencial.

¿Es obligatorio firmar las nóminas?

Muchos trabajadores aún recuerdan la vieja práctica y se preguntan si es obligatorio firmar las nóminas hoy en día. La realidad es que ya no es necesario en la mayoría de los casos. La transferencia bancaria actúa como comprobante oficial de pago, por lo que firmar la nómina ya no es un requisito legal general.

Sin embargo, cuando el salario se entrega en efectivo o mediante cheque, sí es obligatorio firmar las nóminas para dejar constancia de que el trabajador ha recibido el dinero. Esta firma, que se realiza al firmar la nómina, confirma la recepción del pago, pero no implica que el empleado renuncie a revisar la nómina o a presentar reclamaciones en caso de errores.

Por lo tanto, firmar la nómina funciona como un simple acuse de recibo, mientras que la posibilidad de aclarar dudas o discrepancias permanece siempre abierta.

¿Cómo entregar las nóminas?

Aunque cada empresa tiene su propia identidad, cuando se trata de nóminas, el diseño no es totalmente libre. En España, existe un modelo oficial establecido por el Ministerio de Empleo y Seguridad Social, bajo la Orden ESS/2098/2014. Esta norma actualizó el modelo anterior, vigente desde 1994, con un objetivo muy claro: reflejar de forma más transparente los costes reales que asume la empresa por cada trabajador.

Este formato actúa como plantilla base: se puede personalizar —por ejemplo, si el convenio colectivo lo permite o la empresa tiene un sistema propio—, pero siempre debe respetar la estructura y el contenido básico exigido por la ley. En otras palabras, puedes cambiar el estilo, pero no puedes eliminar la información clave.

Entre los datos obligatorios que no pueden faltar en ninguna nómina, encontramos:

• Datos de identificación de la empresa y del trabajador

• El periodo de liquidación al que corresponde el salario

• Percepciones salariales y no salariales

• Deducciones aplicadas (IRPF, cotizaciones, etc.)

• Anticipos o embargos, si los hay

• Valor de productos o servicios en especie

• Fecha de emisión del recibo

Y por supuesto, una clara distinción entre el salario bruto y el salario neto, para que tanto empresa como empleado entiendan exactamente cómo se calcula la cifra final. Porque más allá del diseño, la clave está en la claridad, la legalidad y la trazabilidad. Una nómina bien estructurada es una señal de una gestión profesional... y de una plantilla bien informada.

Se puede elegir entre una entrega física en papel o de forma digital, ya sea por correo electrónico o a través de una plataforma de la empresa. La entrega siempre es válida siempre que el trabajador pueda acceder a ella de manera sencilla y conservarla.

¿Cuándo debo entregar la nómina al trabajador?

Aunque en la mayoría de empresas las nóminas se entregan mensualmente —como una especie de ritual contable—, la ley no obliga a que el pago se realice exactamente cada 30 días. De hecho, es posible pactar otros plazos con el trabajador, siempre que ambas partes estén de acuerdo. ¿Un ejemplo típico? Muchos camareros o trabajadores del sector hostelero cobran de forma semanal, especialmente en campañas o trabajos de temporada.

Eso sí, la flexibilidad tiene límites: lo que no está permitido es espaciar el pago más allá de un mes. Es decir, pagar cada dos meses está completamente fuera de la legalidad, por muy informal o personalizado que sea el acuerdo. En temas salariales, el tiempo sí importa.

En cuanto al día concreto de pago, lo habitual es que esté establecido en el convenio colectivo o en el contrato. Debe respetarse siempre la misma fecha. Si la empresa se retrasa sin motivo justificado, el trabajador tiene derecho a reclamar y exigir el cumplimiento de los plazos.

Y un último punto clave que muchas pymes olvidan: la empresa está obligada a conservar las nóminas de todos sus empleados durante al menos cinco años.

Software de control horario i planificación de los empleados!

• Planificación de empleados fácil
• Control horario claro y seguro
• Gestión de ausencias simple

Prueba gratuita Solicitar una demostración

Cómo Shiftbase facilita la gestión de nóminas y firma de documentos

La correcta entrega y firma de las nóminas es un aspecto clave para garantizar la transparencia y cumplimiento legal en cualquier empresa. Con Shiftbase, la gestión de nóminas se simplifica gracias a su integración completa con la planificación de recursos humanos, el control horario y la gestión de ausencias. Nuestra plataforma permite acceder fácilmente a la información precisa sobre horas trabajadas, saldos de vacaciones y horas extras, facilitando así una planificación eficiente y un proceso de nómina automatizado y sin errores.

Además, Shiftbase ofrece opciones para enviar nóminas en formato digital, garantizando que los empleados reciban su documentación de forma rápida y segura, cumpliendo con la normativa vigente y evitando retrasos o confusiones en la firma y recepción de estos documentos. La compatibilidad con otras aplicaciones y la posibilidad de exportar datos a Excel aseguran una gestión flexible y adaptada a las necesidades de cada empresa.

¿Quieres optimizar la entrega y gestión de las nóminas en tu empresa? Prueba Shiftbase gratis durante 14 días y descubre cómo nuestra solución puede transformar tu gestión laboral: prueba gratuita.