Si tu control horario vive en Excel, ya conoces el final: fichajes que “no cuadran”, horas extra que aparecen tarde, y discusiones tipo “yo sí fiché” cuando toca cerrar nómina. Y cuando alguien pregunta “¿esto aguanta una inspección?”, la respuesta suele ser… incómoda.
En esta guía de compra 2026 te voy a ayudar a elegir software control horario y software turnos sin perder semanas comparando demos. Verás qué requisitos son obligatorios, cómo detectar un sistema que permite editar fichajes sin rastro, qué pedir sobre registro jornada laboral (y su conservación), y cómo calcular el coste real de turnos mal ajustados.
Lo mínimo que debe cumplir tu sistema en 2026 (y por qué Excel te deja vendido)
No es postureo: es trazabilidad, coherencia y poder demostrarlo rápido.
📌 Mini test: si ahora mismo te pido “exporta el mes pasado para 3 empleados y dime qué correcciones hubo”, ¿lo sacas en 2 minutos o en 2 días?
Lo que suele tumbarte en una inspección (top 7 fallos reales)
Aquí no gana el “software más bonito”. Gana el que evita líos repetidos y deja evidencia clara.
- Registros incompletos: falta hora de fin, días en blanco, jornadas “genéricas”.
- Excel por centros: cada tienda/obra lleva su archivo y nadie sabe cuál es el bueno.
- Correcciones sin rastro: “se cambió porque sí” y nadie puede demostrar quién lo tocó.
- Export imposible: datos dispersos o formatos que no sirven para revisar.
- Falta de coherencia: horas planificadas ≠ horas fichadas ≠ horas pagadas, sin explicación.
- Accesos mal definidos: demasiada gente puede editar fichajes (o nadie puede hacerlo bien).
- Datos sin contexto: no queda reflejado el motivo de una ausencia, un cambio de turno o una incidencia.
👉 Mini ejemplo (realista): Un encargado “arregla” fichajes porque el equipo se olvida de fichar móvil. Si el software no guarda el log de cambios, el registro pierde credibilidad. Y tu defensa se convierte en “confía en mí”.
Privacidad sin drama (solo lo que necesitas saber para comprar bien)
Dos temas que se repiten: biometría (huella/facial) y control horario geolocalización. La idea simple es esta: cuanto más intrusivo, más justificación, más documentación y más riesgo.
- Biometría (huella / reconocimiento facial): suele considerarse de alto riesgo porque trata datos biométricos. En muchos casos tendrás que justificar necesidad y proporcionalidad, y hacer una evaluación de impacto. La AEPD lo explica en su guía específica.
- Geolocalización: puede tener sentido (obra, reparto, multisede), pero con límites: solo durante el fichaje o lo imprescindible, y sin convertirlo en “seguimiento permanente”. (Minimización y finalidad clara.)
Tabla rápida: método de fichaje vs fricción y privacidad:
| Método de fichaje | Fricción para el equipo | Riesgo/privacidad | Cuándo encaja |
|---|---|---|---|
| PIN / código | Baja | Baja | Oficinas, retail, pymes |
| Tarjeta / badge | Baja | Baja | Centros fijos, industria |
| App fichaje trabajo (fichaje móvil) | Muy baja | Media | Multisede, movilidad, teletrabajo |
| QR en punto de trabajo | Baja | Media | Tiendas, eventos, rotación |
| Biometría (huella/facial) | Media | Alta | Solo si tienes un caso muy justificado |
| Control horario geolocalización / geofencing | Baja | Media-alta | Obra, reparto, equipos itinerantes |
💡Idea útil para compra: si el proveedor te “vende” biometría como estándar, pídele que te explique (por escrito) por qué es necesaria y qué alternativa menos intrusiva te ofrece. Si se pone nervioso, mejor seguir mirando.
La checklist de compra que de verdad decide
Si tu proveedor falla aquí, da igual lo bonita que sea la app.
Anti-manipulación y correcciones auditables
La pregunta clave no es “¿se puede corregir?”. Es “¿se puede corregir sin dejar huella?”.
Turnos que aguantan la vida real (cambios, swaps, reglas)
Un buen software turnos no es un calendario. Es un sistema que evita agujeros y te avisa antes del desastre.
Cálculo de horas y pluses sin Excel paralelo
El enemigo número 1 es la “doble verdad”: una en el cuadrante, otra en el fichaje, otra en nómina.
⚠️ Si tu software no calcula esto de forma consistente, acabarás con “Excel paralelo”. Y eso es volver al punto de partida.
Fichaje en movilidad y multisede (sin excusas)
Aquí es donde ganan las herramientas modernas: fichaje móvil, kiosco o QR, y reglas claras cuando la gente no está en un sitio fijo.
Integraciones que te quitan trabajo (nómina y HR)
Si quieres ahorrar tiempo real, esto manda: integración control horario con nómina + export limpio.
Prioridad práctica:
- Export de horas trabajadas y pluses (formato nómina).
- Incidencias y correcciones (para justificar cambios).
- Ausencias/vacaciones (para no “pagar días que no son”).
- Si tienes ecosistema grande: API/webhooks y conectores.
❗Regla simple: si el proveedor no te enseña un ejemplo de export real, no está listo para tu operación.
Reportes mínimos para dirección (6 métricas)
No necesitas 40 informes. Necesitas 6 que te obliguen a decidir:
| Métrica | Qué te dice | Señal roja |
|---|---|---|
| Horas planificadas vs reales | Si el plan se cumple | Desviación constante |
| Horas extra | Fuga de coste | Suben sin explicación |
| Absentismo / ausencias | Riesgo operativo | Picos por equipo |
| Coste de personal por centro | Rentabilidad | Centros fuera de control |
| Cumplimiento de descansos | Riesgo legal/salud | Roturas repetidas |
| Cobertura de turnos | Servicio al cliente | Huecos frecuentes |
Precio real (cómo evitar el ‘desde…’)
Comparar precios por empleado sin contexto es una trampa. Te interesa el coste total y qué incluye.
Tabla de “costes sorpresa” que debes pedir por escrito:
| Partida | Pregunta directa |
|---|---|
| Precio por empleado | ¿Incluye software turnos + control horario o es módulo aparte? |
| Kiosco/tablet | ¿Tiene coste adicional por dispositivo/ubicación? |
| Onboarding | ¿Está incluido? ¿cuántas horas? |
| Soporte | ¿Email, chat, teléfono? ¿SLA? |
| Integraciones | ¿Incluidas o de pago? ¿setup fee? |
| Export avanzados | ¿Hay informes “premium”? |
Implementación y adopción (lo que te ahorra 2 meses de lío)
Plan express (si lo haces así, suele funcionar):
- Define reglas (30–60 min): quién ficha, cuándo, pausas, correcciones, aprobaciones.
- Nombra un responsable interno (una persona, no “RRHH en general”).
- Piloto con el equipo más “difícil” (7 días): movilidad, turnos cambiantes, incidencias.
- Ajusta permisos y reportes mínimos (las 6 métricas).
- Forma en 15 minutos: cómo fichar, cómo pedir cambios, qué hacer si se olvida.
- Cierra el mes con auditoría interna de 10 fichajes (aleatorios) y corrige el proceso, no a la gente.
👉 Resultado: menos “olvidos”, menos correos, y un registro jornada laboral que no se cae cuando llegan los nervios de fin de mes.
Mapa rápido: qué priorizar según tu tipo de empresa
El mejor software es el que encaja con tu operación.
Comparativa en 60 minutos: matriz + guion de demo (lo que te ahorra semanas)
Aquí se decide de verdad: puntuación + preguntas incómodas.
Matriz de decisión (plantilla con pesos)
Esto funciona porque convierte opiniones en números. En 15 minutos tienes un ranking y, lo más importante, una conversación más objetiva con tu equipo.
Paso a paso (rápido):
- Elige criterios (los de abajo).
- Pon pesos (total 100).
- Puntúa cada proveedor 1–5 (5 = perfecto).
- Calcula: puntuación final = Σ (peso × nota) / 100.
Tabla única (ejemplo “pyme 40 empleados”)
| Criterio | Peso | Proveedor A (1–5) | Proveedor B (1–5) | Nota para puntuar |
|---|---|---|---|---|
| Cumplimiento y export | 20 | 4 | 3 | Export rápido + conservación + acceso trabajador (Inclusión y Seguridad Social) |
| Turnos (cambios, swaps, reglas) | 20 | 5 | 3 | Rotaciones, cobertura, swaps con aprobación |
| Movilidad / multisede | 15 | 4 | 2 | fichaje móvil, kiosco, offline |
| Integraciones (nómina y HR) | 15 | 3 | 4 | export nómina, API/webhooks si aplica |
| Reportes mínimos | 10 | 4 | 3 | 6 métricas clave, filtros por centro/equipo |
| Precio real | 10 | 3 | 4 | coste total (módulos + onboarding + soporte) |
| Soporte e implantación | 5 | 4 | 2 | tiempos, formación, SLA |
| Privacidad (RGPD) | 5 | 4 | 3 | biometría alternativa, minimización, docs (aepd.es) |
Cómo evitar trampas al puntuar:
- Si no lo ves en demo (logs, export, roles), no lo puntúes alto “porque lo prometen”.
- Si el proveedor no sabe hablar de biometría/alternativas, baja nota en privacidad. La AEPD deja claro que estos tratamientos pueden implicar alto riesgo y exigir evaluación de impacto.
Plan de implantación sin caos
La herramienta no falla: falla el aterrizaje.
Herramientas gratis dentro del post (para pasar de leer a decidir)
Te llevas algo usable hoy, aunque no compres nada.
Plantilla matriz de decisión
Si solo haces una cosa de este post, que sea esta. Te evita comprar por “sensaciones”.
Cómo usarla en 5 minutos:
- Copia la tabla de criterios (cumplimiento, turnos, movilidad, integraciones, reportes, precio, soporte, privacidad).
- Asigna pesos (100 total).
- Puntúa 1–5 tras la demo.
- Quédate con los 2 mejores y repite la demo con casos reales de tu empresa.
👉Tip rápido: si estás buscando “alternativa a excel para turnos y control horario”, esta matriz te obliga a comparar lo que Excel no puede darte: trazabilidad, export, permisos y auditoría.
Tu shortlist en 10 minutos
Si haces esto hoy, mañana ya estás comparando con criterio.
Prueba Shiftbase para pasar del “excel” a un sistema que sí aguanta
Si estás buscando una alternativa a excel para turnos y control horario, lo más útil es probar un flujo completo: crear turnos, fichar, gestionar incidencias y cerrar el mes con export limpio.
Con Shiftbase puedes unificar planificación de turnos, control horario y gestión de ausencias en un solo sistema, con trazabilidad y reportes para tomar decisiones sin perseguir datos.
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- Planificación de empleados fácil
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