El registro horario es la obligación legal de anotar cada día la hora de entrada, salida y pausas de cada persona trabajadora y desde 2019, ninguna empresa en España está exenta.
¿Qué es el registro horario?
El registro horario es el sistema mediante el cual una empresa documenta, de forma diaria y verificable, la jornada laboral de cada empleado: hora de inicio, hora de fin y pausas realizadas. Su objetivo es garantizar que no se supere la jornada máxima legal y que los trabajadores cobren correctamente las horas trabajadas.
Esta obligación está vigente en España desde mayo de 2019, cuando el Real Decreto-ley 8/2019 modificó el Estatuto de los Trabajadores para exigir a todas las empresas (sin excepción por sector, tamaño o tipo de contrato) llevar un control diario de la jornada.
¿Por qué es obligatorio el registro horario en España?
La obligación nace de la reforma del artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores, introducida por el Real Decreto-ley 8/2019. El objetivo declarado fue doble: acabar con las horas extra no pagadas y dar a la Inspección de Trabajo una herramienta de control real.
Antes de esta reforma, solo los trabajadores a tiempo parcial tenían obligación de registrar su jornada. Desde mayo de 2019, la obligación es universal: afecta a todos los empleados, independientemente de si trabajan a jornada completa, a tiempo parcial, en teletrabajo o con contrato temporal.
La obligación aplica a:
- Empresas de cualquier tamaño, incluidas las de un solo empleado
- Todos los tipos de contrato (indefinido, temporal, fijo-discontinuo)
- Trabajadores en remoto o teletrabajo
- Empleados con jornadas irregulares o por turnos
No están obligados: los trabajadores autónomos sin empleados a su cargo, ni los altos directivos bajo relación especial regulada por el Real Decreto 1382/1985.
¿Qué debe contener el registro horario?
La ley no detalla un formato concreto, pero sí establece el contenido mínimo que debe quedar reflejado en cada registro diario:
| Campo obligatorio | Detalle |
|---|---|
| Hora de inicio de jornada | La hora exacta en que el trabajador comienza a trabajar |
| Hora de fin de jornada | La hora exacta en que termina |
| Pausas y descansos | Duración de las interrupciones durante la jornada |
| Identificación del trabajador | Nombre y apellidos o número de empleado |
| Fecha | Día al que corresponde el registro |
| Centro de trabajo o ubicación | Especialmente relevante en empresas con varios centros o teletrabajo |
El registro debe ser individual (uno por trabajador y día), fiable (no editable sin trazabilidad) y accesible para la Inspección de Trabajo en cualquier momento.
Los convenios colectivos pueden establecer requisitos adicionales o especificar el formato. Si tu sector tiene convenio propio, conviene revisarlo.
Métodos válidos para el registro horario en 2026
La ley no impone un método concreto, pero sí exige que el sistema sea fiable, objetivo y no manipulable. Ese criterio es el que deja al papel y al Excel en una posición cada vez más débil: son fáciles de editar sin dejar rastro, y la Inspección de Trabajo los rechaza con frecuencia por no ser verificables.
| Método | ¿Apto en 2026? | Indicado para... |
|---|---|---|
| App móvil con geolocalización | ✅ Sí | Equipos en remoto, teletrabajo, movilidad |
| Terminal con QR o PIN digital | ✅ Sí | Oficinas, comercios, fábricas |
| Lector RFID (tarjeta de proximidad) | ✅ Sí | Entornos con acceso físico controlado |
| Fichaje desde navegador web | ✅ Sí | Teletrabajo y oficinas con ordenador |
| Reconocimiento facial o huella digital | ⚠️ Restringido | Solo con base legal justificada (RGPD) |
| Excel o registro en papel | ⚠️ Desaconsejado | Legal solo si es fiable e inalterable; la Inspección suele rechazarlo |
El papel y el Excel no están prohibidos por la ley vigente (RDL 8/2019), pero solo cumplen si garantizan fiabilidad y trazabilidad, algo difícil de demostrar. El Real Decreto en tramitación los prohibirá de forma expresa. Sobre la biometría: la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) exige una justificación legal sólida y el consentimiento del trabajador; no es una opción por defecto.
¿Es obligatorio el registro horario digital en 2026?
A fecha de junio de 2026, la ley todavía no obliga a que el registro horario sea digital. La obligación vigente es la del Real Decreto-ley 8/2019: llevar un registro diario, fiable y verificable de la jornada de cada trabajador, con independencia del soporte.
Esto está a punto de cambiar. El Ministerio de Trabajo tramita un Real Decreto que hará obligatorio el registro por medios digitales y prohibirá expresamente el papel y las hojas de cálculo. El Consejo de Ministros aprobó su tramitación urgente el 30 de septiembre de 2025 y, tras el dictamen del Consejo de Estado del 23 de marzo de 2026, el Gobierno prevé aprobarlo durante 2026. Hasta que se publique en el BOE, no existe obligación legal de usar un sistema digital, pero la Inspección de Trabajo ya rechaza en la práctica los registros que no considera fiables.
Qué exigirá el registro digital cuando entre en vigor
Según el borrador del Real Decreto, el sistema deberá ser:
- Digital y no manipulable: sin anotaciones en papel ni hojas de cálculo editables sin rastro.
- Trazable: debe constar quién registró, cuándo y desde dónde, con historial de cambios.
- Accesible para la Inspección en remoto: consulta inmediata de los registros cuando se soliciten.
- Conforme al RGPD: protección de los datos personales; los sistemas biométricos quedan muy restringidos.
- Visible para el trabajador: cada empleado podrá consultar su jornada registrada.
En la práctica: aunque el formato digital aún no sea obligatorio, adelantarse evita improvisar cuando se publique el decreto, porque la Inspección puede reclamar el histórico de los últimos cuatro años.
¿Cuánto tiempo hay que conservar el registro de jornada?
La ley establece un período mínimo de conservación de cuatro años. Durante ese tiempo, los registros deben estar disponibles para:
- La Inspección de Trabajo, que puede solicitarlos sin previo aviso
- Los representantes legales de los trabajadores (comité de empresa, delegados sindicales)
- El propio trabajador, especialmente si reclama horas extra no compensadas
No conservar los registros (o no poder demostrar que el sistema es fiable) es en sí mismo una infracción sancionable, con independencia de si ha habido irregularidades en la jornada.
Sanciones por incumplimiento del registro horario
El incumplimiento del registro horario se sanciona conforme a la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). No llevar el registro, llevarlo de forma defectuosa o no conservarlo cuatro años es una infracción grave (art. 7.5 LISOS). Falsificar o manipular los registros es una infracción muy grave.
Estas son las cuantías vigentes en 2026 (art. 40.1 LISOS), por centro de trabajo:
| Tipo de infracción | Sanción |
|---|---|
| Leve | De 70 € a 750 € |
| Grave | De 751 € a 7.500 € |
| Muy grave | De 7.501 € a 225.018 € |
No llevar registro horario suele calificarse como infracción grave, con multas de hasta 7.500 € por centro de trabajo. La calificación sube a muy grave en casos de falsificación o fraude.
Cuidado con las cifras de "10.000 € por trabajador": esa cuantía pertenece al borrador del Real Decreto de registro horario digital, que a fecha de junio de 2026 no está aprobado. El régimen sancionador vigente sigue siendo el de la LISOS.
Además de la multa, la empresa puede enfrentarse a:
- Reclamaciones por horas extra no registradas ni compensadas
- Conflictos laborales o demandas ante la jurisdicción social
- Reputación dañada ante una inspección con acta de infracción pública
La Inspección de Trabajo ha intensificado las actuaciones en sectores como hostelería, comercio minorista y logística, precisamente los sectores con más trabajo por turnos y mayor riesgo de jornadas no registradas.
El registro horario en el teletrabajo
El teletrabajo no exime de la obligación. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores no distingue entre trabajo presencial y remoto: la obligación de registrar la jornada aplica de igual forma.
Las soluciones más habituales para equipos en remoto:
- App móvil con geolocalización: el empleado ficha desde su ubicación. Algunos sistemas permiten verificar que se encuentra en una dirección concreta.
- Fichaje desde navegador: acceso a través de cualquier dispositivo con conexión, con registro automático de IP y hora.
- Login automático: integración con el sistema de inicio de sesión del ordenador corporativo.
El sistema debe permitir diferenciar claramente el inicio de jornada, las pausas y el fin de jornada, incluso cuando el empleado trabaja desde casa. También debe respetar el derecho a la desconexión digital, reconocido en la Ley Orgánica 3/2018.
Cómo implementar el registro horario paso a paso
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Elige un sistema digital que cumpla la normativa Verifica que el software registra hora de entrada y salida, calcula pausas automáticamente, genera informes exportables y mantiene trazabilidad. Debe cumplir el RGPD y conservar los datos durante cuatro años.
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Configúralo según tu empresa Define los horarios por centro o puesto, las reglas de pausas y descansos, y el método de fichaje (app, terminal, navegador). Si tienes varias ubicaciones o empleados en remoto, configura las opciones de geolocalización.
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Informa a tu equipo Estás legalmente obligado a comunicar a los trabajadores el sistema que vas a implantar, qué datos se registrarán y cómo pueden consultar su información. Si hay representación sindical, negocia previamente. Documenta esta comunicación.
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Revisa y conserva Establece una revisión periódica (semanal o mensual) de los registros. Asegúrate de que el sistema guarda los datos durante al menos cuatro años y de que puedes exportarlos en cualquier momento ante una inspección.
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Gestionar la jornada laboral de tu equipo de forma manual (con Excel, papel o WhatsApp) ya no es válido ni seguro. La normativa exige un sistema digital, fiable y trazable, y las sanciones por incumplimiento son reales.
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