Registro horario obligatorio y fichaje digital

El registro horario es la obligación de anotar cada día a qué hora empieza y termina la jornada de cada persona trabajadora. En España es obligatorio desde el 12 de mayo de 2019 para todas las empresas con personal contratado, sin excepción por tamaño ni sector, y hoy vale cualquier soporte fiable: el registro digital todavía no es obligatorio.

También se habla de control horario obligatorio o de fichaje obligatorio. Todos esos nombres se refieren al mismo deber de la empresa, el del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.

¿Qué es el registro horario?

Con el registro horario la empresa documenta, de forma diaria y verificable, la jornada laboral de cada empleado: hora de inicio, hora de fin y, cuando no cuentan como tiempo de trabajo, las pausas. Sirve para comprobar que no se supera la jornada máxima y que las horas extra se pagan o se compensan.

La obligación está en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, que el Real Decreto-ley 8/2019 añadió en marzo de 2019 y que se aplica desde el 12 de mayo de ese año. Antes solo había que registrar la jornada de los contratos a tiempo parcial y las horas extra.

El 14 de mayo de 2019, dos días después de que empezara a aplicarse, el Tribunal de Justicia de la Unión Europea resolvió el asunto C-55/18, que enfrentaba a CCOO con Deutsche Bank. Según esa sentencia, los Estados miembros tienen que exigir a las empresas un sistema objetivo, fiable y accesible para medir la jornada diaria de cada trabajador. De ahí viene el criterio que hoy aplica la guía del Ministerio de Trabajo: el registro tiene que dar información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori.

¿A quién obliga el registro horario?

A todas las empresas que tienen personas contratadas por cuenta ajena:

• Empresas de cualquier tamaño, también las que tienen un solo empleado.

• Todos los tipos de contrato: indefinido, temporal, fijo-discontinuo y a tiempo parcial.

• Personas en teletrabajo, comerciales y quien trabaja en ruta.

• Plantillas con jornadas irregulares o por turnos.

Quedan fuera los autónomos sin personal a su cargo, los socios trabajadores de cooperativas y el personal de alta dirección del artículo 2.1.a del Estatuto. Los mandos intermedios y los cargos de confianza sí registran su jornada, aunque tengan pactada una disponibilidad horaria amplia.

Con trabajadores cedidos por una ETT, el registro lo lleva la empresa usuaria, porque es quien dirige el trabajo, y acuerda con la ETT cómo le pasa los datos para la nómina. En una subcontrata, la obligación es de la contratista, que es la empleadora, aunque puede usar el sistema de fichaje de la empresa principal cuando su gente trabaja allí.

Algunos trabajadores del transporte por carretera, la marina mercante y el ferrocarril transfronterizo ya tenían registros propios por el Real Decreto 1561/1995. El tiempo parcial tiene también su propia regla, que se explica más abajo.

Dónde suele fallar el registro según el puesto

La obligación es la misma para todos, pero cada tipo de puesto falla por un sitio distinto:

¿Qué debe incluir un registro de jornada válido?

La ley no fija un formato. Exige la hora de inicio y de fin de cada jornada; el resto de la tabla es lo que conviene anotar para que el registro aguante:

El registro es individual y diario. No vale un resumen semanal o mensual, ni un documento firmado por el trabajador sin las horas concretas de cada día. Los convenios colectivos pueden pedir datos adicionales, así que conviene revisar el de tu sector.

Horas extra y tiempo parcial: el resumen que sí se entrega

La empresa no tiene que entregar copia del registro diario, salvo que lo pacte: basta con que cada persona pueda consultarlo. Dos obligaciones anteriores a 2019 siguen vigentes y piden algo más:

• Horas extra (art. 35.5 del Estatuto). La jornada se registra día a día, se totaliza en el periodo de pago y el trabajador recibe con su nómina una copia del resumen. El mismo registro diario sirve para cumplir las dos obligaciones.

• Tiempo parcial (art. 12.4.c). La jornada se registra día a día y se totaliza cada mes con las horas ordinarias y las complementarias, y el resumen mensual se entrega junto al recibo de salarios. La empresa guarda esos resúmenes al menos cuatro años.

Si tienes personal a tiempo parcial o se hacen horas extra, el cierre de mes no acaba en el registro: hace falta el total de horas por persona y una copia para cada una.

Qué hace que el registro aguante una inspección

Con el mínimo legal cumples sobre el papel. Para defender el registro ante la Inspección de Trabajo, o ante una reclamación de horas extra, necesitas además:

• Las pausas registradas cuando no son tiempo de trabajo.

• Las correcciones con motivo, autor y fecha: quién cambió qué y por qué.

• Las horas extra separadas de las ordinarias, con su compensación indicada.

• Los registros en el propio centro de trabajo o accesibles desde él al momento, con exportación por persona y por rango de fechas.

Una señal de alarma son los fichajes siempre a la hora en punto. Si toda la plantilla entra a las 9:00 y sale a las 18:00 exactas cada día, lo normal es pensar que el registro se rellena después.

Qué cuenta como tiempo de trabajo

Antes de elegir cómo registrar, decide qué es tiempo efectivo de trabajo y qué no. Si no lo defines, ninguna herramienta lo resuelve por ti. Algunos casos habituales:

• La pausa para comer: se registra como pausa que no computa, salvo que el convenio o el contrato digan otra cosa.

• Quedarse veinte minutos más para cerrar caja: es tiempo de trabajo y se anota como incidencia aprobada por el responsable.

• Los viajes de trabajo: se registra el tiempo de trabajo efectivo. El tiempo a disposición de la empresa fuera de la jornada, por ejemplo en un viaje con noche fuera, no entra en el registro aunque se compense con dietas.

• Las pausas cortas en teletrabajo: se registran o se incluyen en la jornada, pero siempre con el mismo criterio.

Con horario flexible o jornada irregular también se ficha cada día, pero el cómputo se hace sobre el periodo pactado. Si alguien tiene que cumplir una jornada mensual y un día se pasa y otro se queda corto, ese exceso no cuenta como horas extra mientras el mes salga cuadrado.

Las pausas importan en un conflicto: si no constan, se presume que todo el tiempo entre la entrada y la salida fue trabajo.

Ejemplo: un día con jornada partida en hostelería

Lucía trabaja en un restaurante con jornada partida. El martes entra a las 11:00, para de 16:00 a 19:30 y vuelve hasta el cierre, a las 23:30. Su registro de ese día tiene cuatro fichajes:

Entre la entrada y la salida pasan doce horas y media, pero el tiempo de trabajo efectivo son nueve: cinco a mediodía y cuatro por la noche. Nueve horas es justo el máximo diario de horas ordinarias del artículo 34.3 del Estatuto, salvo que el convenio reparta la jornada de otra forma. Si la pausa no se ficha, el registro muestra 12,5 horas seguidas y a la empresa le cuesta demostrar que las 3,5 horas del medio no fueron trabajo.

El mismo artículo exige doce horas de descanso entre el final de una jornada y el comienzo de la siguiente, así que el miércoles Lucía no puede entrar antes de las 11:30. Si el cuadrante le pone el turno de mañana, el problema está en la planificación antes de que nadie fiche.

Métodos válidos para el registro horario en 2026

La ley no impone un método. Según la guía del Ministerio de Trabajo vale cualquier sistema, en papel o telemático, que dé información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori. Una hoja en papel firmada cada día puede cumplirlo; un Excel que cualquiera edita sin dejar rastro lo tiene más difícil, porque cuesta demostrar que refleja lo que pasó.

Para fichar no hace falta comprar un terminal. Con la app para fichar cada persona ficha desde su móvil, y el reloj laboral de Shiftbase convierte una tableta en un punto de fichaje compartido para el local.

Los cinco sistemas más habituales, con sus ventajas y límites, están en nuestro repaso de métodos de fichaje. Si tu equipo trabaja fuera del local, lee también cuándo es legal fichar con geolocalización. Si de momento lo llevas en una hoja, parte de nuestra plantilla de registro de jornada en Excel.

La biometría es otro caso. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) trata la huella y el rostro como datos de categoría especial, y su guía de noviembre de 2023 concluye que en el ámbito laboral el consentimiento del trabajador no basta para usarlos y que la ley española no contiene una norma que los autorice para el registro de jornada. Por eso fichar con huella dactilar o con reconocimiento facial no es una opción segura para registrar la jornada.

Registro horario digital: qué cambia y cuándo será obligatorio

El registro horario digital todavía no es obligatorio. A 22 de octubre de 2026 el real decreto no se ha aprobado ni publicado en el BOE, y la obligación vigente sigue siendo la del Real Decreto-ley 8/2019: un registro diario, fiable y verificable, sea cual sea el soporte.

En qué punto está la reforma del registro horario

El nuevo registro horario es un real decreto que impulsa el Ministerio de Trabajo de Yolanda Díaz. Nació ligado al proyecto de ley para reducir la jornada a 37,5 horas, que el Congreso rechazó el 10 de septiembre de 2025. El Gobierno siguió adelante con la parte del registro por la vía del real decreto, que no tiene que pasar por las Cortes.

El Consejo de Ministros aprobó su tramitación urgente el 30 de septiembre de 2025. El Consejo de Estado emitió un dictamen desfavorable el 23 de marzo de 2026 y pidió, entre otras cosas, estudiar el coste para las pymes y reforzar la protección de datos. Desde entonces el texto se ha revisado y su aprobación se ha aplazado varias veces. Según el borrador, entraría en vigor 20 días después de publicarse en el BOE.

Qué exigiría el registro digital según el borrador

El borrador que se conoce pide un registro:

• Digital y no manipulable, sin anotaciones en papel ni hojas de cálculo editables sin rastro.

• Trazable: quién registró, cuándo y desde dónde, con historial de cambios.

• Accesible a distancia para la Inspección de Trabajo.

• Conforme al RGPD, con la biometría muy limitada.

• Consultable por cada trabajador.

El texto final aún puede cambiar. Lo que ya es seguro es que la Inspección puede pedir los registros de los últimos cuatro años, así que llevarlos ya en digital te ahorra buscarlos entre papeles y hojas sueltas cuando te los pidan.

¿Cuánto tiempo hay que conservar el registro de jornada?

Los registros de jornada se conservan cuatro años. Durante ese tiempo tienen que estar a disposición de:

• La Inspección de Trabajo, que puede pedirlos en cualquier visita y sin previo aviso.

• Los representantes legales de los trabajadores.

• La propia persona trabajadora, por ejemplo si reclama horas extra.

Estar a disposición significa que se pueden consultar en cualquier momento, en el centro de trabajo o desde él al instante. La guía del Ministerio lo interpreta así para evitar que los registros se rehagan después. Lo que la ley no exige es entregar una copia del registro diario a cada trabajador o a sus representantes, salvo pacto; los resúmenes de horas extra y de tiempo parcial sí se entregan.

Sanciones por no llevar el registro horario

No llevar el registro, llevarlo mal o no conservarlo es una infracción grave según el artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). Las cuantías del artículo 40.1 son estas:

Las cifras más altas que circulan, como multas por cada trabajador afectado, proceden de proyectos que no están aprobados. Hoy rige la LISOS.

La multa no es el único coste. Sin registro es difícil rebatir una reclamación de horas extra, y una inspección se alarga si los datos están repartidos entre papeles y hojas de cálculo.

Registro horario en teletrabajo y en empresas con turnos

El registro horario en el teletrabajo

El teletrabajo no exime de la obligación: el artículo 34.9 del Estatuto no distingue entre trabajo presencial y a distancia. Lo habitual es fichar desde el móvil o el navegador; un fichador virtual permite hacerlo desde cualquier dispositivo y deja constancia de la hora de cada fichaje.

El sistema tiene que separar el inicio, las pausas y el final de la jornada también en casa, y respetar el derecho a la desconexión digital que reconoce la Ley Orgánica 3/2018.

El registro horario en empresas con turnos

Con horarios que cambian cada semana, turnos partidos y personas que trabajan en más de un local, el registro manual siempre va por detrás: refleja lo planificado, no lo que pasó. Los fallos más comunes son estos:

• Los fichajes en papel llegan al responsable al final de la semana, o no llegan.

• Las ausencias y vacaciones no aparecen en el registro de horas y la nómina sale con errores.

• Las horas extra se acumulan sin que nadie las sume en tiempo real.

• Ante una inspección hay que reunir decenas de hojas o varios archivos distintos.

Cuando el fichaje está conectado con el cuadrante, la diferencia entre lo planificado y lo fichado aparece el mismo día y no al cerrar el mes.

Cómo implantar el registro horario paso a paso

1. Elige un sistema fiable. Comprueba que registra entrada, salida y pausas, que guarda quién corrige qué, que exporta por persona y fecha, que conserva los datos cuatro años y que cumple el RGPD. Si estás comparando opciones, nuestra guía de compra tiene una checklist y un guion para las demos, y en la comparativa de software de control horario verás en qué se diferencian las herramientas más usadas en España.

2. Decide las reglas. Define los horarios por centro o puesto, qué pausas cuentan como trabajo, cómo se aprueban las correcciones y con qué método ficha cada equipo: app, tablet en el local o navegador.

3. Organízalo con la plantilla. El artículo 34.9 prevé que el registro se organice por convenio colectivo o acuerdo de empresa. Si no lo hay, lo decide la empresa después de consultar a la representación de los trabajadores, o sola si no hay representación. Explica a todo el equipo qué se registra y cómo puede consultar sus horas.

4. Revisa y conserva. Repasa los registros cada semana o cada quincena, antes del cierre de nómina, y comprueba que puedes exportarlos en cualquier momento.

Registra la jornada sin hojas de cálculo

Shiftbase reúne el control horario, la planificación de turnos y las ausencias en un solo sistema para empresas con turnos. Tu equipo ficha desde la app o una tablet en el local, las pausas se calculan solas y cada corrección pasa por la aprobación del responsable. Al cerrar el mes, las horas ya están revisadas para la nómina.

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