Registro horario obligatorio: Lo que exige la ley y cómo cumplirla fácilmente

¿Qué es el registro de tiempo?

El registro de tiempo o registro horario es la práctica de anotar, de forma fiable y verificable, las horas de entrada, salida y pausas de cada persona trabajadora, cada día.

Desde mayo de 2019, es obligatorio en España que todas las empresas lleven un control diario del tiempo trabajado por cada empleado, sin importar su tipo de contrato. Y a partir de 2025, esta obligación va un paso más allá: el sistema debe ser digital, accesible, seguro y estar disponible para Inspección en cualquier momento.

¿Por qué es importante el registro de horas trabajadas?

Más allá de cumplir la ley, un buen registro horario protege tanto a las empresas como a sus trabajadores. Aquí te explicamos por qué:

✔️ Para la empresa

• Evita sanciones (hasta 10.000 € por trabajador desde 2025).

• Aporta transparencia ante inspecciones.

• Permite detectar y prevenir excesos de jornada o abusos.

✔️ Para los empleados

• Garantiza que no se excedan las horas legales.

• Permite reclamar horas extra no compensadas.

• Mejora la confianza en la organización.

Métodos para el registro horario

Hoy en día, registrar el horario no se limita al papel y boli. De hecho, en 2025 ya no se aceptan métodos manuales, por no ser seguros ni verificables. Aquí tienes los métodos más utilizados y su situación legal actual:

Aplicaciones móviles o software en la nube

• Ideal para equipos presenciales y remotos.

• Accesibles desde móvil, tablet o PC.

• Generan informes automáticos y cumplen con RGPD.

👉 Recomendado para empresas con trabajo híbrido o en múltiples ubicaciones.

Tarjetas de identificación (RFID/NFC)

• El trabajador ficha al pasar su tarjeta por un lector.

• Útil en fábricas, tiendas o entornos físicos fijos.

• Algunos sistemas pueden integrarse con nóminas.

💡Legal, siempre que no registre datos biométricos.

Códigos QR o PIN digital 

• El empleado escanea un código único o introduce un PIN en un terminal.

• Fácil de implementar en tablets o terminales físicos.

• Puede combinarse con localización o firma digital.

👍 Aceptado por la Inspección si es verificable.

Reconocimiento facial o huella digital 

• Aunque populares hace unos años, ya no cumplen el RGPD salvo excepciones justificadas.

• Considerado invasivo si no hay consentimiento expreso.

• Puede generar problemas legales serios.

⚠️ No recomendado. La Inspección lo considera una infracción si no hay base legal sólida.

Registro manual o en Excel

• Difícil de verificar.

• Fácil de manipular o falsificar.

• Ya no es válido según las nuevas directrices de 2025.

❌ Desactualizado y no conforme.

Registro horario digital obligatorio

En 2025, el registro horario ya no puede hacerse “a mano” ni con plantillas de Excel. La nueva normativa exige que todas las empresas usen sistemas digitales y fiables para registrar la jornada laboral de sus trabajadores, de forma automática, segura y accesible.

¿Qué implica esta obligación?

Estas son las condiciones mínimas que debe cumplir el sistema de registro digital:

• Digital y automatizado: No se aceptan registros en papel, hojas de cálculo o plantillas firmadas.
• Verificable y trazable: Debe permitir saber quién fichó, cuándo y desde dónde, y evitar manipulaciones.
• Accesible en tiempo real: Inspección de Trabajo debe poder acceder a los registros cuando lo solicite.
• Compatible con el RGPD: Debe proteger los datos personales de los empleados. Se desaconsejan sistemas biométricos salvo excepciones muy justificadas.
• Disponible para la plantilla: Los trabajadores deben poder consultar su jornada fichada, y recibir informes mensuales si lo establece el convenio.

Cuándo entra en vigor?

Aunque el registro horario digital se recomendaba desde hace años, en 2025 pasa a ser obligatorio por ley, con sanciones más severas por no cumplir.

• Entrada en vigor: prevista para enero de 2025 (según el Real Decreto anunciado).

• Fecha límite para adaptar convenios: 31 de diciembre de 2025.

⚠️ Si aún usas sistemas manuales o no tienes un software homologado, es el momento de actualizar.

¿Qué tipos de sistemas digitales están permitidos?

Puedes elegir entre distintas opciones, siempre que cumplan los requisitos legales:

⚠️La Agencia Española de Protección de Datos limita el uso de biometría. No es válido por defecto.

¿Y si tengo empleados en teletrabajo?

El registro horario digital también es obligatorio para el teletrabajo.

Algunas soluciones útiles:

• Apps móviles con fichaje geolocalizado

• Sistemas de login automático en el ordenador

• Fichaje vía navegador con IP o firma digital

• Registro mediante plataformas como Shiftbase 😉

💡Consejo: el sistema debe permitir diferenciar pausas, interrupciones y fin de jornada, incluso en remoto.

¿Cuánto tiempo hay que guardar el registro de jornada?

La ley es clara: el registro horario debe conservarse durante al menos 4 años.

Esto aplica tanto si usas un software de control horario como si llevas el registro mediante terminales o apps móviles.

¿Quién puede solicitarlo durante ese tiempo?

Durante esos 4 años, los registros deben estar disponibles para:

• Inspección de Trabajo: Puede solicitar acceso inmediato y sin previo aviso.

• Representantes legales de los trabajadores: Si hay comité de empresa o delegados sindicales.

• El propio trabajador: Tiene derecho a consultar sus registros de jornada, especialmente si reclama horas extra.

¿Qué pasa si pierdo los registros?

❌ No tener los registros o no conservarlos el tiempo mínimo legal se considera infracción grave, y puede suponer:

• Multas de hasta 10.000 € por trabajador afectado

• Reclamaciones por horas no pagadas

• Conflictos laborales o demandas judiciales

Cómo implementar un sistema de registro horario

Pasar a un sistema digital de control horario no tiene por qué ser complicado. Con un enfoque claro y herramientas adecuadas, puedes cumplir con la ley, mejorar la eficiencia y ganar tranquilidad.

Aquí te explicamos cómo hacerlo en 6 pasos prácticos:

Evalúa tus necesidades y tipo de jornada

Antes de elegir un sistema, identifica:

• ¿Qué tipos de jornada tienes? (turnos, teletrabajo, movilidad…)

• ¿Cuántos empleados hay y dónde trabajan?

• ¿Qué convenio o acuerdo colectivo se aplica?

• ¿Qué dispositivos puede usar tu equipo? (móvil, PC, terminal físico…)

Elige un sistema de registro legal y digital

Asegúrate de que cumpla con:

• Registro automático de entrada y salida

• Trazabilidad (fecha, hora, ubicación)

• Acceso seguro para empleados y RR. HH.

• Informes exportables y copias de seguridad

• Cumplimiento del RGPD

💡 Herramientas como Shiftbase permiten todo esto desde un solo panel.

Informa al equipo y negocia si es necesario

Es obligatorio informar a la plantilla sobre:

• El sistema de control que se implantará

• Qué datos se registrarán

• Cómo podrán acceder a su información

• Cómo se gestionan las pausas y horas extra

Si hay representación sindical, negocia previamente la implantación.

💡Consejo: documenta esta comunicación, por email o reunión, como medida preventiva.

Configura el sistema según la realidad de tu empresa

Personaliza:

• Los horarios estándar por centro o puesto

• Las reglas para pausas, descansos y jornada partida

• El método de fichaje (app, terminal, navegador…)

• Los avisos automáticos y notificaciones

Forma a tu equipo

No basta con instalar el sistema. Es clave que:

• Los empleados sepan cómo fichar correctamente

• Sepan qué hacer si cometen un error (omiten fichaje, etc.)

• RR. HH. sepa gestionar fichajes olvidados o registros manuales justificados

💡Consejo: ofrece un mini tutorial, vídeo o manual interno.

Revisa, guarda y mejora

Una vez en marcha:

• Guarda los registros al menos 4 años

• Revisa informes mensuales o semanales

• Ajusta reglas si cambian turnos, horarios o plantilla

• Prepárate para inspecciones o solicitudes internas

Cómo Shiftbase te ayuda a cumplir con el registro horario digital

Si estás buscando una solución práctica, legal y fácil de implementar para cumplir con el registro horario obligatorio, Shiftbase puede ser tu mejor aliado.

Shiftbase es un software de gestión de personal en la nube que te permite:

• Registrar automáticamente la jornada laboral desde cualquier dispositivo, con geolocalización incluida.

• Generar informes exportables y conservar todos los registros durante los 4 años exigidos por ley.

• Ofrecer acceso a empleados para consultar su jornada y gestionar ausencias o solicitudes.

• Planificar de forma eficiente los turnos con su potente módulo de planificación de personal.

• Llevar un control horario 100 % digital, conforme a la nueva normativa.

Todo desde un solo lugar, con seguridad de datos y cumpliendo el RGPD.

🎯 ¿Listo para dejar atrás el Excel y evitar sanciones?
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