¿Cuánto se cobra en una baja laboral y quién paga?

Cuando un empleado se da de baja, surgen de inmediato un sinfín de dudas: ¿cuánto va a cobrar realmente? ¿Desde qué día empieza a contar el subsidio? ¿Es la empresa la que paga o la Seguridad Social? ¿Qué cambia si se trata de un accidente laboral? ¿Y qué pasa si la baja se alarga?

En este artículo respondemos, de forma clara y con ejemplos reales, a todas estas preguntas. Porque gestionar bien una baja no solo es cuestión de papeleo: también es clave para mantener la estabilidad del equipo y evitar errores costosos.

¿Qué es exactamente una baja laboral?

La baja laboral, o incapacidad temporal, es el periodo en el que un trabajador no puede desempeñar su actividad por causas médicas justificadas. Existen tres tipos principales:

• Baja por contingencias comunes: enfermedad común o accidente no laboral (por ejemplo, una gripe fuerte o una lesión deportiva).

• Baja por contingencias profesionales: accidente de trabajo o enfermedad profesional (por ejemplo, una caída en el lugar de trabajo o una lesión por movimientos repetitivos).

• Baja por maternidad/paternidad

¿Cuánto se cobra de baja?

Una de las preguntas estrella es “cuanto se cobra de baja”, pero la respuesta depende del tipo de baja y del tiempo que dure. Vamos por partes.

1. Baja por enfermedad común o accidente no laboral

Primero, hay que saber que el trabajador no empieza a cobrar desde el primer día, como muchos creen. De hecho, según el artículo 173 de la Ley General de la Seguridad Social, el subsidio empieza a partir del cuarto día de la baja laboral por enfermedad. Es decir, los tres primeros días no se cobran (salvo que el convenio colectivo lo mencione).

A partir de ahí, el proceso se divide en tres tramos:

Días 4 al 15: a cargo de la empresa

Durante estos días, el trabajador cobra el 60% de su base reguladora, y es la empresa quien debe hacerse cargo del pago de la baja por enfermedad. No hay intervención de la Seguridad Social todavía.
Esto puede suponer un esfuerzo extra para las pymes, especialmente si hay varias bajas simultáneas, por eso es clave tener una buena previsión presupuestaria.

Días 16 al 20: entra en juego la Seguridad Social o la mutua

El importe sigue siendo del 60%, pero en este caso ya no lo paga la empresa directamente, sino la Seguridad Social o, en algunos casos, la mutua colaboradora. Aquí comienza el llamado "pago delegado", es decir, la empresa adelanta el dinero al trabajador y lo recupera después vía deducciones en las cotizaciones. Suena más complejo de lo que es, pero conviene tenerlo automatizado o contar con apoyo contable.

A partir del día 21: sube la prestación al 75%

Si la baja se alarga más de 20 días, el trabajador pasa a cobrar el 75% de su base reguladora. Este porcentaje de la base se mantiene hasta que recibe el alta médica o hasta que se cumpla el plazo máximo de incapacidad temporal (365 días, prorrogables).

Ejemplo práctico para entenderlo mejor:
Supongamos que María, administrativa en una empresa de 10 empleados, sufre una neumonía y está de baja laboral por enfermedad durante 30 días. Su base reguladora es de 1800 € mensuales.

• Días 1 al 3 → 0 € (no se cobra nada)

• Días 4 al 15 → 60% de 1800 € = 1080 €, proporcional a 12 días = 432 €, pagados por la empresa

• Días 16 al 20 → 5 días al 60% = 180 €, a cargo de la Seguridad Social o mutua

• Días 21 al 30 → 10 días al 75% = 450 €, también pagados por la Seguridad Social o mutua

Total de lo que cobra estando de baja: 432 € (empresa) + 180 € + 450 € = 1062 € brutos durante los 30 días

2. Baja por accidente de trabajo o enfermedad profesional

A diferencia de la baja por enfermedad común, donde hay que esperar al cuarto día para empezar a cobrar, en las bajas por causas laborales el subsidio arranca desde el día siguiente a la fecha de la baja. Y lo más importante: el trabajador percibe, como mínimo, el 75% de su base reguladora desde ese momento.

Aquí entra en juego la mutua colaboradora con la Seguridad Social, que es la encargada de gestionar este tipo de bajas. De hecho, en muchos casos, es la mutua quien valora, reconoce y hace seguimiento del accidente o enfermedad profesional.

Es fundamental que la empresa tenga todo bien coordinado con su mutua: desde la notificación de accidentes hasta la correcta clasificación de los riesgos laborales. Cualquier descuido en este punto puede acarrear problemas legales y sanciones.

Ejemplo realista:

Imaginemos que Juan, técnico de mantenimiento en una fábrica, sufre una lesión en la espalda al cargar material pesado. Tras acudir al servicio médico, se le da una baja por accidente laboral durante 25 días. Su base reguladora es de 1600 € mensuales.

En este caso, desde el día 2, Juan empezará a cobrar el 75% de su base reguladora, es decir:
1200 € al mes, o lo que sería proporcional a los 25 días de baja: 1000 € brutos.

3. Baja por maternidad/paternidad

Afortunadamente, en este tipo de baja la respuesta es sencilla y positiva para ambas partes: el trabajador o la trabajadora cobra el 100 % de su base reguladora desde el primer día de la baja. Este tipo de prestación está completamente cubierta por la Seguridad Social, lo que significa que no supone un coste directo para la empresa más allá de la reorganización interna durante la ausencia.

Entonces, ¿cuál es el papel de la empresa en cuánto a la baja laboral?

Aunque a veces parezca que todo corre a cargo de la Seguridad Social o de la mutua, la realidad es un poco más matizada. En muchos casos, la empresa sigue siendo la encargada de pagar la nómina al trabajador durante la baja. Es decir, el trabajador cobra como siempre —con su nómina mensual habitual—, pero detrás del telón se produce un juego de compensaciones.

Funciona de la siguiente manera: la empresa adelanta el dinero, pero luego la Seguridad Social o la mutua le reembolsa esa cantidad. Así, desde el punto de vista del trabajador, nada cambia demasiado… salvo quizás el importe, si se trata de una baja parcial (como en el caso de enfermedad común).

Ahora bien, que el sueldo llegue como siempre no significa que llegue íntegro: del subsidio también se descuentan el IRPF y las cotizaciones a la Seguridad Social, tal y como ocurriría en una nómina normal.

¿Y qué pasa si la baja se alarga?

Por norma general, la duración máxima de una baja laboral es de 365 días, es decir, un año completo. Sin embargo, si los médicos consideran que hay posibilidades razonables de recuperación, se puede conceder una prórroga de hasta 180 días adicionales. En total, esto puede llevar la baja hasta los 545 días.

Cuando se llega a ese punto, el trabajador debe someterse a una evaluación médica por parte de un tribunal del INSS (Instituto Nacional de la Seguridad Social). Su misión será determinar si la persona puede reincorporarse al trabajo, necesita una nueva prórroga o, en casos más complejos, debe pasar a una situación de incapacidad permanente.

Una baja de larga duración obliga a las organizaciones a tomar decisiones estratégicas, como por ejemplo:

• Decidir si se sustituye al trabajador de forma temporal o con un contrato indefinido, especialmente si el puesto resulta clave para el funcionamiento diario.

• Coordinar toda la documentación con la mutua y el INSS, algo que no siempre es sencillo y que requiere seguimiento constante.

• Valorar el impacto económico y organizativo: desde los costes adicionales hasta la posible sobrecarga del equipo que asume las funciones del trabajador ausente.

¿Cómo prepararse desde RR.HH?

Un buen departamento de recursos humanos no solo gestiona las bajas, sino que las anticipa y previene en la medida de lo posible. Aquí algunas claves:

• Revisar el convenio colectivo: Muchos establecen mejoras sobre el mínimo legal. Conocerlo evita conflictos y permite informar correctamente al trabajador.

• Formar a los managers: Es esencial que los responsables de equipo conozcan los pasos básicos en caso de baja y cómo comunicarlo al departamento de RR.HH.

• Fomentar una cultura preventiva: Programas de bienestar, ergonomía, pausas activas y revisiones médicas ayudan a reducir bajas por dolencias físicas o estrés.

• Digitalizar procesos: Herramientas de RR.HH como Endalia, Sesame o Factorial permiten llevar un control eficiente de ausencias, con alertas, documentación digital y análisis de datos.

Conclusión

La incapacidad temporal es una realidad en cualquier entorno laboral. Pero su impacto no tiene por qué ser negativo si se cuenta con una base sólida de conocimientos: saber quién paga, cuánto se cobra, cómo se calcula el salario durante una baja por enfermedad y qué pasos seguir en cada caso es clave para evitar errores y reforzar la confianza del equipo.

Por eso, el rol de recursos humanos no debe limitarse a gestionar trámites: debe anticiparse, planificar y acompañar. Entender el funcionamiento de la incapacidad y del sistema de cotización permite convertir cada baja en una oportunidad para fortalecer el bienestar colectivo. Porque cuidar del equipo, también en ausencia, es parte esencial del liderazgo.

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