El organigrama empresarial: ¿Qué y cómo?

¿Qué es un organigrama?

Un organigrama de una empresa es una representación gráfica de la estructura de una organización.

Se refiere a un sistema que permite visualizar la jerarquía organizativa, los roles de los empleados, sus responsabilidades, y las relaciones entre el personal de la plantilla.

Esto se realiza siguiendo las directrices de la alta dirección y las políticas de recursos humanos. A través de ejemplos visuales, los empleadores pueden comprender rápidamente la información que un organigrama les proporciona.

El organigrama es especialmente interesante para el departamento de los recursos humanos ya que ayuda a analizar de manera simple la situación de la empresa, así como los diferentes departamentos que la componen. Es este mismo departamento (RR.HH.) que se encarga de crear y actualizar el organigrama.

En otras palabras, el organigrama sienta las bases de la empresa, proporcionando información crucial para coordinar aspectos de producción, operaciones y relaciones interpersonales.

Beneficios del organigrama

Gracias al organigrama los trabajadores pueden visualizar de manera rápida y clara la estructura interna de la empresa (los roles y los diferentes equipos y departamentos). Como el organigrama le permite a todo el mundo a saber quién es quién, la comunicación interna se mejora significativamente.

Gracias al organigrama los empleados pueden identificar a quién deben acudir en cada situación, lo que les proporciona un conocimiento más profundo sobre la empresa, sus colegas (y sus relaciones con ellos), sus superiores, sus subordinados, etc. Además, esta información no solo beneficia a los empleados internos, sino que también puede ser una referencia para los clientes, colaboradores y proveedores.

Esta información es especialmente útil para los nuevos empleados en la empresa. El organigrama les ayuda a familiarizarse más rápidamente con la organización y a comprender cómo pueden encajar en ella.

En otras palabras, el organigrama clarifica los roles y las responsabilidades con el resultado de que la confusión reduce y la productividad aumenta. Los trabajadores pueden evitar de esta manera pérdidas de tiempo al contactar a personas que no están relacionadas con sus necesidades.

Como el organigrama visualiza la estructura jerárquica y los puestos claves, la empresa puede planificar la sucesión del personal y el desarrollo de talento de manera más efectiva.

Además, se usa el organigrama como estrategia para identificar oportunidades de mejora y fallos en la estructura con la que se organiza la empresa. Al revisar el organigrama, los empleadores pueden identificar áreas que requieren cambios o mejoras en la organización. Por ejemplo, es posible que alguien tenga un rol duplicado y no lo sepa por no tener una clara visión de quién hace qué.

Tipos de organigramas

Existen diferentes tipos de organigramas que se pueden dividir entre los organigramas verticales o lineales y los organigramas horizontales. Los verticales suelen ser utilizados en empresas con una visión más tradicional ya que los organigramos verticales son más jerárquicos y rígidos en comparación los horizontales, que son más integrados.

Organigrama funcional o estructual

El organigrama funcional, a menudo considerado como un organigrama de tipo vertical, se distingue por su configuración basada en las funciones dentro de una organización.

En este tipo de estructura, un CEO o líder ocupa la cima y luego se divide en diversos departamentos. Por ejemplo, el departamento de marketing agrupa a todos los especialistas en esa área, el departamento de producción a todos los responsables de esa función, y el departamento de ventas reúne a todos los encargados de las ventas. Visualmente, esta estructura se desarrolla de manera vertical.

Lo que destaca en esta estructura es el orden. Este organigrama está diseñado para organizar la empresa según las capacidades individuales de los empleados, lo que permite que todos los departamentos funcionen bajo el enfoque global de la empresa. Esto ayuda a prevenir inconvenientes que podrían afectar la productividad laboral.

Sin embargo, este tipo de organigrama no es la mejor opción si se busca promover dinámicas laborales más integradas, ya que su estructura puede generar barreras entre los distintos departamentos.

Organigrama jerárquico

El organigrama jerárquico, que es una forma de organigrama vertical, es reconocido por su representación de las relaciones entre las áreas de una manera escalonada. Comienza con una entidad o sector que tiene la mayor autoridad y luego establece conexiones con otros componentes de la organización.

A partir de este punto inicial, se despliegan tanto los departamentos como las divisiones que los componen, todos bajo la autoridad máxima o directiva de la organización.

En caso de que surjan desafíos para estructurar este tipo de organigrama, un software de organigramas puede facilitar estas tareas mediante una plataforma de fácil manejo.

Esto permite definir de manera clara tanto los roles como las líneas de mando, lo que simplifica diversos procesos y acelera el proceso de integración de nuevos empleados.

Organigrama matrical

Este organigrama empresarial combina elementos de estructuras tanto verticales como horizontales, dividiéndose en dos áreas distintas. Por eso es más flexible que el organigrama jerárquico.

En este tipo de organigrama, los empleados pueden tener múltiples supervisores y se organiza en función de proyectos, funciones o áreas de especialización.

Combina tanto la estructura jerárquica como la funcional. Los empleados pueden reportar a diferentes gerentes según las necesidades del proyecto o la función en la que estén trabajando. Esto permite una mayor colaboración y flexibilidad, pero también puede ser más complejo de gestionar.

Por un lado, los puestos de trabajo y los departamentos se organizan de acuerdo a sus funciones específicas. Por otro lado, se encuentran las divisiones de la organización. Esta estructura jerárquica se divide en dos líneas independientes que poseen derechos iguales.

En otras palabras, la mayoría de los trabajadores estarán en contacto constante con ambas líneas jerárquicas. Gráficamente, este tipo de organigrama se representa mediante líneas verticales y horizontales que conectan y abarcan diversas áreas en la organización.

Organigrama circular

Contrario a los organigramas horizontales, verticales y funcionales, el organigrama circular coloca a la persona o departamento de mayor jerarquía en el centro de la estructura. A su alrededor se despliegan los demás componentes, formando un círculo que se extiende desde el centro hacia afuera. La estructura de este organigrama difumina las jerarquías, lo que facilita la integración entre los diferentes áreas. .

Organigrama de microempresa

En el caso de las microempresas (o las pymes), generalmente, tienen organigramas de carácter más reducido debido a su tamaño. La estructura del organigrama dependerá de la cantidad de empleados y las responsabilidades que cada uno tenga en el esquema.

¿Cómo crear un organigrama?

Se puede hacer un organigrama mediante PowerPoint o con otras herramientas de tu elección. Aquí te compartiremos los pasos que puedes seguir si quieres realizar de manera sencilla un organigrama para tu empresa.

1. Reúne la información necesaria

Antes de empezar con la creación de un organigrama, es crucial que obtengas una comprensión clara de la estructura de tu organización. Esto implica identificar los diversos departamentos, unidades o equipos dentro de la empresa, y entender las relaciones de autoridad y las responsabilidades de cada uno.

Al crear un organigrama para tu empresa, es aconsejable acercarte a tu departamento de Recursos Humanos, si lo tienes, o hablar con la persona encargada de la contratación y organización de la estructura de tu negocio.

Debes verificar que cuentas con los nombres de los empleados correctamente escritos, junto con información sobre sus roles, a qué departamento pertenecen y cuáles son sus responsabilidades.

2. Selecciona la herramienta y el software

Selecciona el formato de organigrama que mejor se ajuste a tus requerimientos. Algunas opciones comunes incluyen los organigramas jerárquicos tradicionales con cajas y líneas que representan la estructura de autoridad, los organigramas de matriz que muestran las relaciones entre funciones y equipos, o los organigramas circulares que destacan las relaciones de igualdad.

Existen numerosas herramientas y software que te permiten crear un organigrama. Por ejemplo, puedes utilizar PowerPoint.

Comenzarás con un lienzo en blanco y a partir de ahí, podrás desarrollar la estructura de tu organigrama. Otros ejemplos de herramientos son : Microsoft Visio, Lucidchart, Canva, SmartDraw, Organimi y OrgChart Now.

3. Diseña

Para el diseño del organigrama, hay que comenzar por organizar la información que has recopilado. La manera de diseñar dependerá de la herramienta que hayas elegido en el paso anterior.

Imaginemos que hayas elegido PowerPoint como herramienta de diseño. En este caso, tienes que ir al menú, elegir la opción "Insertar" y buscar el icono "SmartArt". Al hacerlo, se abrirá un menú donde podrás seleccionar la opción "Jerarquía".

A continuación, podrás colocar los nombres de las áreas, puestos o empleados en las cajas correspondientes y conectarlas con líneas para representar las relaciones jerárquicas en tu organigrama. Este proceso te permitirá diseñar y personalizar tu organigrama de manera efectiva.

Te recomendamos que lo hagas lo más específico posible, añadiendo toda la información que pueda ser interesante para tus empleados : los responsables de cada departamento, fotos de los empleados, información de contacto, responsabilidades específicas, etc.

4. Revisa y actualiza

Después de finalizar tu organigrama, es esencial llevar a cabo una revisión minuciosa para garantizar que la información sea precisa y esté al día. Ten en cuenta que cambios en la estructura de la organización o en el personal pueden necesitar modificaciones en el organigrama.

Mantén este recurso constantemente actualizado y disponible para que todos los miembros de la empresa puedan acceder a él sin problemas. Esto asegurará que el organigrama siempre refleje con precisión la estructura y las relaciones dentro de la organización.

5. Compártelo

Para garantizar que todos los empleados tengan acceso a la versión más actualizada del organigrama, es fundamental mantener una comunicación abierta con ellos. Esto se aplica a diversos departamentos, como una agencia de marketing, un equipo de ventas u otras áreas. Asegurarte de que todos estén al tanto de cualquier cambio relevante y tengan acceso a la última versión del organigrama es esencial.

Para compartir el organigrama con los empleados, puedes emplear varias estrategias. Puedes compartir el organigrama en un formato accesible en la página intranet de la empresa. De esta manera lo pueden consultar en cualquier momento.

Si la empresa no dispone de intranet, también se puede subir el organigrama a través de un documento en la nube, o simplemente se puede enviarlo por correo electrónico.

Es buena idea imprimir el organigrama en un formato legible y colocarlo en áreas comunes, como salas de descanso, pasillos o tablones de anuncios. Esto permitirá a los empleados consultar el organigrama de manera rápida y sencilla sin necesidad de acceder a un ordenador.

Si el organigrama es complejo o experimenta cambios frecuentes, puedes organizar presentaciones o reuniones informativas para compartirlo con los trabajadores. Esto brinda la oportunidad de explicar las diferentes funciones y relaciones, así como de responder preguntas o inquietudes que puedan surgir.

Mantener el organigrama de la empresa actualizado es crucial, ya que solo será eficaz si refleja con precisión cómo está organizada la entidad. Si la información no es correcta, podría generar malentendidos y obstaculizar la operación de los departamentos.

Un organigrama es especialmente útil para empresas pequeñas en crecimiento, ya que proporciona una representación visual que ayuda a identificar fortalezas, áreas de oportunidad y la evolución del negocio.

¿Te ha convencido la importancia del organigrama empresarial? Utiliza nuestros consejos y aclara la estructura organizativa de la plantilla de tu empresa.

Software de control horario i planificación de los empleados!

• Planificación de empleados fácil
• Control horario claro y seguro
• Gestión de ausencias simple

Empieza ahora Solicitar una demostración