En este artículo, exploraremos la importancia de una plantilla de personal efectiva, cómo estructurarla y su papel en la organización eficiente de una empresa.
¿Qué es una plantilla de personal?
La plantilla de personal es la base organizativa de cualquier empresa: muestra cuántas personas trabajan, en qué puestos, y con qué responsabilidades.
En términos simples, es un documento —digital o físico— que recoge el conjunto de empleados de la empresa, ya sean fijos, temporales, internos o externos. Incluye información clave como:
- Nombre del puesto
- Departamento
- Número de personas asignadas
- Tipo de contrato
- Salario y costes asociados
- Responsable directo
- Nivel jerárquico
- Funciones básicas del rol
Más que un simple listado, una plantilla bien diseñada permite visualizar la estructura real de tu equipo y tomar decisiones informadas sobre contratación, reorganización o reducción de costes.
Claves de una plantilla de personal eficaz
Una plantilla no es solo un documento de RRHH para archivar. Es una herramienta viva que debe ayudarte a planificar, optimizar y anticipar cambios en tu equipo.
Estas son las claves que debe cumplir:
- Refleja la realidad actual del equipo, con datos actualizados
- Se adapta al plan estratégico de la empresa
- Permite tomar decisiones en tiempo real sobre incorporaciones, traslados, reestructuración o ajustes salariales
- Está alineada con la Relación de Puestos de Trabajo (RPT), especialmente en empresas grandes o del sector público
- Facilita auditorías, negociaciones y planificación presupuestaria
💡Consejo: Evita hacer la plantilla “con lo que ya tienes”. Primero define lo que necesitas según tus objetivos, y luego valora si tu equipo actual lo cubre o no.
Los objetivos de una plantilla de personal
Contar con una plantilla bien estructurada no es solo una obligación interna: es una estrategia para crecer de forma sostenible.
Aquí te explicamos sus objetivos principales:
- Asegurar una cobertura eficiente de tareas: Asignar el personal adecuado a cada puesto para evitar sobrecargas o duplicidades.
- Prevenir el exceso o déficit de contratación: Permite ajustar recursos según la carga de trabajo real y evitar costes innecesarios.
- Optimizar los costes de personal: Tener visibilidad mensual de todos los salarios, bonificaciones y costes laborales.
- Apoyar el reclutamiento y la formación: Detectar vacantes futuras, necesidades de formación o habilidades críticas a reforzar.
- Adaptarse al crecimiento y los cambios del negocio: A medida que la empresa cambia, la plantilla debe ser flexible y estar lista para reconfigurarse.
Cómo elaborar una plantilla de personal
Crear una plantilla no consiste en copiar lo que ya tienes. El enfoque correcto es partir de tus objetivos estratégicos y construir desde ahí el equipo ideal que los hará realidad.
Aquí te dejamos un paso a paso práctico para hacerlo bien desde el inicio:
Define los objetivos de tu empresa
Antes de pensar en puestos, contratos o salarios, pregúntate:
- ¿Qué metas quiere alcanzar la empresa en los próximos meses o años?
- ¿Qué estructura humana necesitas para lograrlo?
- ¿Qué competencias clave son imprescindibles?
Haz un inventario de habilidades necesarias
No pienses en personas concretas aún. Empieza por listar:
- Qué tareas hay que cumplir
- Qué conocimientos o habilidades requiere cada tarea
- Qué nivel de experiencia necesitas
Así evitarás adaptar tu plantilla a lo que ya tienes en lugar de a lo que realmente necesitas.
Estructura las unidades organizativas
Agrupa esas tareas y competencias por áreas, equipos o departamentos:
- Comercial
- Operaciones
- RRHH
- Atención al cliente
- Dirección, etc.
Esto te ayudará a definir el número de personas necesarias por unidad y cómo deben coordinarse.
Evalúa el impacto del plan estratégico
Ahora que tienes claro qué equipo necesitas, analiza:
- ¿Qué cambios estructurales implica tu plan de crecimiento?
- ¿Qué departamentos necesitan más refuerzos?
- ¿Hay roles que sobran o deben transformarse?
Aquí puedes plantear diferentes escenarios y anticiparte a posibles problemas.
Diseña opciones de actuación
Crea un plan B (y C) para momentos clave:
- ¿Qué harás si un perfil clave se va?
- ¿Y si necesitas escalar un equipo rápidamente?
- ¿Cómo cubrirás bajas inesperadas?
Tener opciones claras ahorra tiempo y evita improvisaciones.
Negocia con las partes implicadas
Una plantilla también debe ser realista. Reúnete con:
- Jefaturas de equipo
- Comité de empresa (si aplica)
- Responsables financieros
Para ajustar roles, cargas de trabajo, presupuestos y planes de formación si es necesario.
Elabora y documenta tu plantilla
Una vez validadas todas las decisiones, estructura el documento. Incluye:
- Nombre del puesto
- Nº de vacantes necesarias
- Departamento
- Nivel jerárquico
- Tipo de contrato
- Salario estimado
- Fecha de incorporación esperada
Revisa y actualiza periódicamente
La plantilla no es estática. Debe revisarse:
- Trimestral o semestralmente
- Al finalizar proyectos importantes
- Ante cambios de estrategia, crecimiento o reducción de personal
💡Consejo: programa una revisión semestral junto con el área financiera y dirección.
- Planificación de empleados fácil
- Control horario claro y seguro
- Gestión de ausencias simple
