Cómo crear una plantilla de personal efectiva

¿Qué es una plantilla de personal?

La plantilla de personal es la base organizativa de cualquier empresa: muestra cuántas personas trabajan, en qué puestos, y con qué responsabilidades.

En términos simples, es un documento —digital o físico— que recoge el conjunto de empleados de la empresa, ya sean fijos, temporales, internos o externos. Incluye información clave como:

• Nombre del puesto

• Departamento

• Número de personas asignadas

• Tipo de contrato

• Salario y costes asociados

• Responsable directo

• Nivel jerárquico

• Funciones básicas del rol

Más que un simple listado, una plantilla bien diseñada permite visualizar la estructura real de tu equipo y tomar decisiones informadas sobre contratación, reorganización o reducción de costes.

Claves de una plantilla de personal eficaz

Una plantilla no es solo un documento de RRHH para archivar. Es una herramienta viva que debe ayudarte a planificar, optimizar y anticipar cambios en tu equipo.

Estas son las claves que debe cumplir:

• Refleja la realidad actual del equipo, con datos actualizados

• Se adapta al plan estratégico de la empresa

• Permite tomar decisiones en tiempo real sobre incorporaciones, traslados, reestructuración o ajustes salariales

• Está alineada con la Relación de Puestos de Trabajo (RPT), especialmente en empresas grandes o del sector público

• Facilita auditorías, negociaciones y planificación presupuestaria

💡 Consejo: Evita hacer la plantilla “con lo que ya tienes”. Primero define lo que necesitas según tus objetivos, y luego valora si tu equipo actual lo cubre o no.

Los objetivos de una plantilla de personal

Contar con una plantilla bien estructurada no es solo una obligación interna: es una estrategia para crecer de forma sostenible.

Aquí te explicamos sus objetivos principales:

• Asegurar una cobertura eficiente de tareas: Asignar el personal adecuado a cada puesto para evitar sobrecargas o duplicidades.
• Prevenir el exceso o déficit de contratación: Permite ajustar recursos según la carga de trabajo real y evitar costes innecesarios.
• Optimizar los costes de personal: Tener visibilidad mensual de todos los salarios, bonificaciones y costes laborales.
• Apoyar el reclutamiento y la formación: Detectar vacantes futuras, necesidades de formación o habilidades críticas a reforzar.
• Adaptarse al crecimiento y los cambios del negocio: A medida que la empresa cambia, la plantilla debe ser flexible y estar lista para reconfigurarse.

Cómo elaborar una plantilla de personal

Crear una plantilla no consiste en copiar lo que ya tienes. El enfoque correcto es partir de tus objetivos estratégicos y construir desde ahí el equipo ideal que los hará realidad.

Aquí te dejamos un paso a paso práctico para hacerlo bien desde el inicio:

Define los objetivos de tu empresa

Antes de pensar en puestos, contratos o salarios, pregúntate:

• ¿Qué metas quiere alcanzar la empresa en los próximos meses o años?

• ¿Qué estructura humana necesitas para lograrlo?

• ¿Qué competencias clave son imprescindibles?

Haz un inventario de habilidades necesarias

No pienses en personas concretas aún. Empieza por listar:

• Qué tareas hay que cumplir

• Qué conocimientos o habilidades requiere cada tarea

• Qué nivel de experiencia necesitas

Así evitarás adaptar tu plantilla a lo que ya tienes en lugar de a lo que realmente necesitas.

Estructura las unidades organizativas

Agrupa esas tareas y competencias por áreas, equipos o departamentos:

• Comercial

• Operaciones

• RRHH

• Atención al cliente

• Dirección, etc.

Esto te ayudará a definir el número de personas necesarias por unidad y cómo deben coordinarse.

Evalúa el impacto del plan estratégico

Ahora que tienes claro qué equipo necesitas, analiza:

• ¿Qué cambios estructurales implica tu plan de crecimiento?

• ¿Qué departamentos necesitan más refuerzos?

• ¿Hay roles que sobran o deben transformarse?

Aquí puedes plantear diferentes escenarios y anticiparte a posibles problemas.

Diseña opciones de actuación

Crea un plan B (y C) para momentos clave:

• ¿Qué harás si un perfil clave se va?

• ¿Y si necesitas escalar un equipo rápidamente?

• ¿Cómo cubrirás bajas inesperadas?

Tener opciones claras ahorra tiempo y evita improvisaciones.

Negocia con las partes implicadas

Una plantilla también debe ser realista. Reúnete con:

• Jefaturas de equipo

• Comité de empresa (si aplica)

• Responsables financieros

Para ajustar roles, cargas de trabajo, presupuestos y planes de formación si es necesario.

Elabora y documenta tu plantilla

Una vez validadas todas las decisiones, estructura el documento. Incluye:

• Nombre del puesto

• Nº de vacantes necesarias

• Departamento

• Nivel jerárquico

• Tipo de contrato

• Salario estimado

• Fecha de incorporación esperada

Revisa y actualiza periódicamente

La plantilla no es estática. Debe revisarse:

• Trimestral o semestralmente

• Al finalizar proyectos importantes

• Ante cambios de estrategia, crecimiento o reducción de personal

💡Consejo: programa una revisión semestral junto con el área financiera y dirección.

Software de control horario i planificación de los empleados!

• Planificación de empleados fácil
• Control horario claro y seguro
• Gestión de ausencias simple

Prueba gratuita Solicitar una demostración