Wesentliche Einstellungen für Abwesenheitsmanagement

8.1 Wesentliche Einstellungen für Abwesenheitsmanagement
0:05
8.2 Fortgeschrittene Einstellungen für Abwesenheitsmanagement
0:05
8.3 Abwesenheiten im System pflegen
0:05

1. Inleiding

In de urenregistratie kun je alle gewerkte uren van je medewerkers terugvinden. Indien nodig kun ook extar uren toevoegen. Het is belangrijk dat de gewerkte uren uiteindelijk worden goedgekeurd (geaccordeerd). Het niet goedkeuren van deze uren kan leiden tot fouten in de verloning. In deze uitleg laten we je zien hoe je de urenregistratie beheert en correct bijhoudt.
 

2. Gewerkte uren controleren

Open je Shiftbase account en klik boven aan op de moule 'Urenregistratie’.
 
In de urenregistratie zul je bij een medewerker standaard twee regels zien. Dat zijn: 
  1. een werkregel
  2. een roosteregel

Zie hieronder een voorbeeld
 
 
Werkregel
In de bovenste regel worden de daadwerkelijke uren geregistreerd. Deze kun je wijzigen als dit nodig is. In deze regel zul je in sommige gevallen ook rode puntjes zien. Deze geven aan dat er een afwijking is ten opzichte van je rooster. Controleer deze dus goed.

Roosterregel
De regel met de blauwe tekst 'Ingeroosterd' laat enkel zien wat je voor de medewerker hebt ingepland in het rooster.
 

3. Gewerkte uren wijzigen

Je hebt de uren gecontroleerd en je komt er achter dat je toch nog een aantal wijzigingen moet doen. Binnen de urenregistratie kun je dit doen op de volgende manier:
 
  1. Selecteer de juiste datum.
  2. Zoek de medewerker.
  3. Wijzig de registratie in de werkregel.

Voor een uitgebreid overzicht kun je aan het einde van de werkregel op het potlood-icoon klikken. Er zal een venster worden geopend waar je wijzigingen kunt maken.

 

4. Gewerkte uren goedkeuren of afkeuren

Nadat je de gewerkte uren hebt gecontroleerd en aangepast, kun je de uren nu goedkeuren of afkeuren. Dit kun je gemakkelijk doen door aan het einde van de werkregel op de drie puntjes te klikken. Je krijgt vervolgens de opties om goed te keuren of af te keuren.
Het is ook mogelijk om gewerkte uren in bulk goed te keuren. Gebruik hiervoor de blauwe knop '+ Goedkeuren' bovenin de urenregistratie.
 
Als je op deze knop klikt, worden alle gewerkte uren die nog niet zijn goedgekeurd in één keer goedgekeurd. Bekijk je de gewerkte uren via de week- of maandweergave, dan kun je bovenaan in de urenregistratie de dagen selecteren die je in één keer wilt goedkeuren (zie screenshot). Klik vervolgens op de knop '+ Goedkeuren' en alle geselecteerde dagen worden in één keer goedgekeurd.
 
 
Zelf als je de diensten al hebt goedgekeurd of afgekeurd, kun je indien nodig de status alsnog omzetten. Klik hiervoor op het het groene vinkje aan het einde van de werkregel.
 

5. Gewerkte uren handmatig toevoegen

Wil je toch nog gewerkte uren toevoegen voor een medewerker? Dit kan altijd handmatig in de urenregistratie. Volg hiervoor de onderstaande stappen:
  1. Klik in de urenregistratie rechtsboven op de knop ‘+Gewerkte uren toevoegen’.
  2. Er opent een venster waarin je de gewerkte uren kunt toevoegen.
  3.  
    Kies een medewerker.
  4.  
    Kies een dienst.
  5.  
    Specificeer de tijden.
  6.  
    Noteer een pauze.
  7.  
    Optioneel kun je een notitie invoeren.
  8.  
    Klik op ‘Opslaan’.

6. Dagen openen en sluiten

De uren zijn gecontroleerd, waar nodig aangepast en goedgekeurd. Het is nu handig om de dagen te 'sluiten'. Hiermee voorkom je dat er nog verdere aanpassingen kunnen worden gedaan aan de urenregistraties. Natuurlijk heb je de mogelijkheid om dagen later opnieuw te openen, mocht je toch nog een wijziging willen aanbrengen. Volg hiervoor de onderstaande stappen:
 
Tip! als je meerdere dagen, een week of een hele maand wilt openen of sluiten dan wijzig je eerst de weergave van de urenregistratie naar ‘week’ of ‘maand’. Dan volg je ook onderstaande stappen.
  1. Klik bovenaan op de module 'Urenregistratie’.
  2. Klik rechtsboven op de knop 'Acties'
  3. Klik in het dropdownmenu op ‘Open / sluit dagen’.
  4. Klik per dag op de blokjes om dagen te sluiten of te openen.

Let op!

Rood = Open. Er kunnen nog wijzigingen gemaakt worden.
Groen = Gesloten. Er kunnen geen wijzigingen gemaakt worden.
Oranje = Onbeslist. Er zijn nog registraties die goed- of afgekeurd dienen te worden.
←
Vorherige
Nächste
→