Dienstplan erstellen

Ein Dienstplan listet die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und ihre entsprechenden Aufgaben für einen bestimmten Zeitraum auf. Dienstpläne werden in der Regel in Unternehmen verwendet, in denen im Schichtbetrieb gearbeitet wird, z. B. in Krankenhäusern, Fabriken und Einzelhandelsgeschäften. Durch die Erstellung eines Dienstplans können Arbeitgeber sicherstellen, dass jede Schicht ordnungsgemäß besetzt ist und dass die Mitarbeiter ihre Aufgaben kennen.

Dienstpläne können manuell oder mit spezieller Software erstellt werden. Bei der Erstellung eines Dienstplans muss der Arbeitgeber die Bedürfnisse seines Unternehmens und die Wünsche seiner Mitarbeiter berücksichtigen. Einige Mitarbeiter haben beispielsweise im Voraus um freie Tage gebeten, während andere bereit sind, Überstunden zu machen. Sobald der Dienstplan erstellt ist, wird er in der Regel in einem für alle Mitarbeiter zugänglichen Bereich ausgehängt.

Es gibt in der Regel drei Arten von Dienstplänen:

Dienstpläne: Ein Dienstplan kann Managern dabei helfen, eine übermäßige Planung von Schichten zu verhindern. Ein solcher Dienstplan verhindert, dass in einer Schicht mehr Mitarbeiter eingesetzt werden, als für dieselbe Aufgabe erforderlich sind. Im Hotel- und Gaststättengewerbe gibt es dafür viele Anwendungsmöglichkeiten.

Flexible Dienstpläne: Er ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Schichten je nach Verfügbarkeit zu unterschiedlichen Zeiten zu beginnen und zu beenden.

Gestaffelte Dienstpläne: Der gestaffelte Dienstplan kommt zum Einsatz, wenn die Geschäftszeiten schwanken: An manchen Tagen ist mehr los als an anderen, so dass die Manager die Anfangs- und Endzeiten staffeln, um sicherzustellen, dass die Kunden in Spitzenzeiten nicht länger warten müssen. In einigen Restaurants werden zum Beispiel mehr Kellner für das Mittagessen als für das Frühstück benötigt. Für diese Art der Planung werden Daten aus einer Personalverwaltungssoftware benötigt, die den Managern hilft, Trends im Laufe der Zeit zu erkennen.

Für die Erstellung von Dienstplänen ist grundsätzlich der Arbeitgeber zuständig. Nach der GewO übt er sein Weisungsrecht (auch Direktionsrecht genannt) aus. Der Arbeitgeber muss die Mitwirkungsrechte von Betriebsräten und Arbeitnehmervertretungen anerkennen. In vielen Branchen, wie z.B. in der Pflege oder in der Gastronomie, ist es üblich, dass der Arbeitgeber einen Betriebsleiter mit der Erstellung des Dienstplanes beauftragt. Dies kann zum Beispiel die oberste Leitung des Arbeitgebers oder ein Schichtleiter sein.

Die Qualität des Dienstplans eines Unternehmens bestimmt, wie effizient die Arbeit erledigt wird. Darüber hinaus haben Dienstpläne einen erheblichen Einfluss auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter und die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben, was für die Gesundheit eines Unternehmens nicht außer Acht gelassen werden darf.

Ein Dienstplan, der bestimmte Merkmale erfüllt, kann diese Ziele erreichen. Die Verantwortung dieser Position besteht darin, gesetzliche Anforderungen, Mitarbeiterverträge und betriebliche Ziele zu erfassen und einzuhalten. Außerdem sollten alle relevanten Leute jederzeit Zugang zu ihr haben. Die Informationen sollten außerdem übersichtlich und aktuell sein. Dienstpläne sollten so einfach wie möglich zu erstellen sein, wenn sie regelmäßig aktualisiert werden, damit der Planer sie so schnell wie möglich aktualisieren kann.

Die Komplexität von Dienstplänen ergibt sich aus der Tatsache, dass nur einige Vorlagen für alle Verfasser von Dienstplänen geeignet sind. Die Erstellung eines Dienstplans ist eine von vielen Aufgaben, die du erledigen musst. Es wäre hilfreich, wenn du ihn auch richtig schreiben würdest.

Die Bedürfnisse und Anforderungen jedes Unternehmens sind anders, also muss es auch individuelle Lösungen für jedes Unternehmen geben. In jedem Fall können sich die Dienstplaner an den branchenspezifischen Anforderungen orientieren.

Bei der Erstellung eines Dienstplanes müssen viele Kriterien gleichzeitig berücksichtigt werden. Ohne das nötige Wissen und die richtige Strategie können Dienstpläne schnell zu einer Mammutaufgabe werden.

Ein effektiver Dienstplan sollte die folgenden drei Faktoren beinhalten:

Das richtige Werkzeug:

Für die Erstellung eines Dienstplans stehen dir verschiedene Werkzeuge zur Verfügung. Du könntest einen Dienstplan von Hand, mit einem Programm wie Excel oder mit einer professionellen Software erstellen. Für die Umsetzung eines modernen, optimierten Dienstplanes kommt jedoch nur eine digitale Lösung in Frage.

Priorisiere die Kriterien:

Bevor mit der konkreten Planung begonnen wird, müssen alle Anforderungen an den Dienstplan ermittelt werden. Dazu gehören neben den betrieblichen Zielen und den gesetzlichen Vorgaben auch die Qualifikationen, Wünsche und Abwesenheiten der Mitarbeiter.

Wähle die richtige Strategie:

Die Dienstplangestaltung kann auf unterschiedliche Weise angegangen werden. Du kannst auch einen rollierenden Plan oder ein Dienstplanmodell verwenden, um den Dienstplan auf der Grundlage des vorherigen Plans zu erstellen. Welche Strategie am besten geeignet ist, hängt von den spezifischen Gegebenheiten des Unternehmens ab.

Du kannst einen Dienstplan auf verschiedene Arten erstellen. Vor der Erfindung des Computers wurde ein Dienstplan traditionell mit Stift und Papier formuliert. Moderne Varianten bieten viele Vorteile für die Verwaltung von Dienstplänen, die viele Unternehmen erkennen müssen.

Erstelle einen Dienstplan mit Papier und Bleistift

Alles, was du brauchst, ist Papier und einen Stift, um einen Dienstplan zu erstellen. In komplexen Unternehmensstrukturen mit mehreren Schichten und vielen Mitarbeitern ist die Erstellung eines fehlerfreien Dienstplanes eine Herausforderung.

Dienstplanung mit Excel

Was die Flexibilität oder Fehlervermeidung angeht, stößt die manuelle Dienstplanerstellung schnell an ihre Grenzen. Einfacher und weniger fehleranfällig ist es, einen Dienstplan mit einer Tabellenkalkulation wie Excel zu erstellen. Dennoch kann es viel Zeit und Mühe kosten, einen Dienstplan zu organisieren.

Mit Shiftbase kannst du aus verschiedenen Excel-Vorlagen für Dienstpläne wählen. Die Dienstplanvorlage ist eine der beliebtesten auf unserer Website. Je nach Branche und Anwendungsfall kannst du die richtige Lösung wählen.

Dienstpläne mit Software erstellen

Dienstpläne sollten nicht mit analogen Methoden oder Excel erstellt werden. Die Verwendung einer dieser veralteten Methoden erfordert oft eine Menge unabhängiger Berechnungen. Ein Beispiel dafür ist die Ermittlung von Arbeitszeiten. Der Dienstplaner sollte bei der Erstellung von Dienstplänen nur dann Excel verwenden, wenn er mit dem Programm vertraut ist.

Heutzutage ist eine Dienstplansoftware viel bequemer und angenehmer zu bedienen. Mit dieser Methode kann der Dienstplaner fast alle notwendigen Aufgaben erledigen und alle erforderlichen Informationen eingeben. Außerdem sind Online-Programme flexibel und können sich schnell an veränderte Gegebenheiten anpassen.

Diese Software ermöglicht es dem gesamten Team, vergangene und aktuelle Dienstpläne einzusehen und ihre Arbeitszeiten von überall aus mit dem Smartphone oder Tablet zu verfolgen. Eine Dienstplansoftware spart viel Zeit und bietet viel mehr Komfort.

Die Dienstplanerstellung steigert nicht nur die Produktivität und Effektivität. Es erfordert viel Arbeit, einen funktionierenden Schichtplan zu erstellen. Die Dienstplanung sollte diese Kriterien berücksichtigen:

Gesetzliche Anforderungen: Ein Dienstplan muss den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, um gültig zu sein. Dazu gehören das Arbeitszeitgesetz und das Bundesurlaubsgesetz.

Vertragliche und betriebliche Regelungen: Stelle sicher, dass die Regeln in deinem Arbeitsvertrag, dem Vertrag mit deinem Arbeitgeber und der Betriebsvereinbarung einhalten.

Betriebliche Ziele: Stelle sicher, dass dein Dienstplan mit deinen betrieblichen Zielen übereinstimmt. Um eine bestimmte Aufgabe zufriedenstellend zu bewältigen, muss sichergestellt werden, dass die Anzahl der Mitarbeiter und die Qualität der Mitarbeiter in einer bestimmten Schicht nicht unzureichend sind.

Qualifikationen der Mitarbeiter: Es gibt immer spezifische Qualifikationen, die mit bestimmten Arbeitsbereichen verbunden sind. Mitarbeiter können nicht in allen Abteilungen oder in allen Schichten eingesetzt werden. Dies muss sich auch im Dienstplan widerspiegeln.

Abwesenheiten von Mitarbeitern: Urlaubsansprüche und Krankheiten sollten bei der Dienstplanung berücksichtigt werden. Der Personaleinsatzplan muss also flexibel genug sein, um ungeplante Abwesenheiten zu berücksichtigen.

Die Wünsche der Mitarbeiter: Der Erfolg eines Unternehmens hängt von der Zufriedenheit seiner Mitarbeiter ab. Der Dienstplaner ist unerlässlich, um einen Dienstplan zu erstellen, der die Wünsche und Anforderungen der Mitarbeiter widerspiegelt. So sollten beispielsweise alle Mitarbeiter fair und gleich behandelt werden.

Ergonomische Kriterien: Ein Arbeitnehmer kann zum Beispiel nicht vier Nächte hintereinander arbeiten - ein ergonomisches Kriterium.

Bei der Vielzahl der zu berücksichtigenden Faktoren kann man leicht etwas übersehen. Die Software von Shiftbase berücksichtigt diese Faktoren automatisch bei der Erstellung eines Dienstplans. So vermeidest du Flüchtigkeitsfehler durch Nachlässigkeit.

Einen Dienstplan von Grund auf neu zu erstellen, ist in der Regel keine gute Idee. Am besten ist es, wenn du eine bestimmte Strategie anwendest. Hier sind die Optionen, aus denen du wählen kannst:

Dienstplan-Rahmenpläne: Das Muster der sich wiederholenden Schichten wird durch einen Rahmendienstplan oder rollierenden Dienstplan erstellt, der ein Element der Planungssicherheit und Transparenz bietet. Außerdem wird die Dienstplanung dadurch erheblich vereinfacht, da die Dienstpläne nur auf der Grundlage der aktuellen Situation aktualisiert werden.

Verwendung des zuletzt verwendeten Dienstplans: In vielen Fällen kann der zuletzt verwendete Dienstplan als Grundlage für die Erstellung eines neuen Dienstplans verwendet werden. Es ist notwendig, neue Informationen einzugeben und die aktuelle Verfügbarkeit anzupassen. Dieser Ansatz ist problematisch, wenn der alte Dienstplan viele Probleme verursacht.

Sich an den Wünschen der Mitarbeiter orientieren: Ein einmal erstellter Dienstplan muss mit den Mitarbeitern gut funktionieren. Um ihn zu erstellen, ist es hilfreich, Präferenzen über bevorzugte Schichten zu sammeln. Der Dienstplan kann später auf der Grundlage dieser Wünsche entwickelt werden.

Selbstplanung der Mitarbeiter: Die zunehmende Selbstplanung bedeutet, dass die Mitarbeiter ihre Dienstpläne selbst planen können. Die Mitarbeiter tragen die Schichten an den entsprechenden Stellen entsprechend ihrer Präferenzen in den Dienstplaner ein, der eine Vorlage mit den verfügbaren Schichten erstellt. Leider bekommen die schnellsten Mitarbeiter immer die besten Schichten, da ein wenig Fairness verloren geht.

Die Kombination von Strategien: Zusätzlich zu den oben genannten Strategien können mehrere miteinander kombiniert werden. Bei der Erstellung eines Rahmendienstplans ist es möglich, die Wünsche der Mitarbeiter zu berücksichtigen. Ein Schichtplaner muss immer eine Einsatzplanung durchführen, damit der Schichtplan als Ganzes funktioniert.

Der Dienstplan kann schnell und einfach online erstellt werden. Flexible, transparente und übersichtliche Dienstpläne sind in fast allen Bereichen, nicht nur in der Pflege und Gastronomie, unerlässlich. Er legt den Grundstein für ein reibungsloses und effektives Arbeitsumfeld. Die Erstellung eines Dienstplans kann aber auch sehr zeitaufwändig und frustrierend sein. Planungstools wie Shiftbase sorgen für fehlerfreie Planung und Teamzufriedenheit, indem sie die meisten administrativen Aufgaben übernehmen. Du bist herzlich eingeladen, unsere Software risikofrei zu testen, indem du unsere Demo ausprobierst