Dienstplan erstellen

Die intelligente Dienstplanung – schnell und übersichtlich!

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capterra

Die Vorteile einer Online Dienstplanung

Online-Softwares zur Personalplanung erfreuen sich zunehmender Beliebtheit, da du mit ihrer Hilfe effizient einen Dienstplan erstellen kannst. Mit unserer Dienstplanungssoftware kannst du einfach und schnell deinen Dienstplan erstellen, unter Berücksichtigung der zu erwartenden Kosten.
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Einfach und schnell einen Dienstplan erstellen

Mit Shiftbase kannst du (wiederkehrende) Schichten einfach und schnell einplanen. So kannst du einfach den Dienstplan erstellen. Des Weitern können im Dienstplan Standarddienste angelegt werden, die dann einfach zum jeweiligen Mitarbeiter gezogen werden können. Darüber hinaus können die Schichten auch direkt im Dienstplan erstellt und hinzugefügt werden.

Wiederholende Schichten

Durch die Verwendung der wiederholenden Schichten kann ein Dienstplan für einen längeren Zeitraum im Voraus geplant werden. Du kannst festlegen, in wie vielen Wochen und an welchen Tagen diese wiederholende Schicht wiederholt werden soll. Diese sich wiederholenden Schichten können bis zu einem bestimmten Datum oder ohne Enddatum eingestellt werden.

Schichten einfach verschieben

Wiederholende Schichten einplanen

Verschiedene Dienstplanansichten

Online Dienstplan

availability-de

Verfügbarkeit

Die Mitarbeiter können ihre Verfügbarkeit selbst über die mobile App oder den Computer angeben. Die Verfügbarkeit ist dann auch im Dienstplan ersichtlich, sodass der Planer dies problemlos berücksichtigen kann. Darüber hinaus kann ein Vorgesetzter auch die Verfügbarkeit von Kollegen eingeben. Dies ist hilfreich, wenn Mitarbeiter ihre Verfügbarkeiten nicht selbst angeben können. Du hast alles im Blick und triffst schnell die richtigen Entscheidungen beim Dienstplan erstellen.

Verfügbarkeit: Erinnerungen

Die Software enthält die Option, um automatische Erinnerungen zu senden, bezüglich der Verfügbarkeit. Dies ist hilfreich, wenn Mitarbeiter die Verfügbarkeit noch nicht angegeben haben. Das bedeutet, dass der Planer den Mitarbeitern nicht hinterherrennen muss.

Klare Übersicht über die verfügbaren Mitarbeiter

Automatische Erinnerungen bezüglich Verfügbarkeit

Budget selbst bestimmen

Bestimme selbst, welches Budget du maximal investieren möchtest und plane dies problemlos ein in Form von Zeit oder Gehalt. Wenn die geplanten Kosten den Budgetrahmen übersteigen sollten, wirst du direkt benachrichtigt. Dies hilft dir dabei, den optimalen Dienstplan zu erstellen. 

 
budget-de
exchangerequests-de

Dienste und Schichten tauschen

Die Mitarbeiter können mit Zustimmung des Planers untereinander Schichten und Dienste tauschen. Wenn ein Mitarbeiter auf eine Schicht klickt, kann eine Tauschanfrage an ausgewählte Mitarbeiter gesendet werden. Sobald einer der ausgewählten Mitarbeiter die Schicht annimmt, wird der Planer benachrichtigt. Sobald die Tauschanfrage genehmigt ist, wird die Schicht automatisch im Plan geändert.

Tauschen von Schichten untereinander

Genehmigung des Planers

openshifts-de

Offene Dienste

Mit den offenen Schichten können Mitarbeiter eingeladen werden für die Ausführung eines bestimmten Dienstes. Die ausgewählten Mitarbeiter erhalten eine Einladung und können diese sofort annehmen oder ablehnen. Offene Schichten können auch verwendet werden, um bestimmte Schichten später einzuplanen.

Mitarbeiter zum Dienst einladen

Ermöglicht Mitarbeitern, Dienste selbst einzuplanen

occupancy-de

Erforderliche Dienste

Mit den erforderlichen Diensten kannst du angeben, welche Besetzung erforderlich ist. Beispielsweise kann eine minimale, maximale oder genaue Anzahl von Schichten festgelegt werden. Dadurch ist sofort ersichtlich, ob der Dienstplan der angegebenen Besetzung entspricht.

Immer einen korrekten Dienstplan

Deutliche Übersicht über geplante Schichten

Offene Schichten

Lade Mitarbeiter per E-Mail und Push-Nachricht ein, um eine Schicht zu übernehmen.

Erforderliche Dienste

Gib pro Tag die Dienste an, die eingeplant werden müssen und du erhältst immer einen korrekten Dienstplan.

Verfügbarkeit

Lass die Mitarbeiter ihre Verfügbarkeit angeben, damit du leichter einen Dienstplan erstellen kannst.

Schichten tauschen

Lass deine Mitarbeiter untereinander Schichten tauschen. Dies kann mit oder ohne Zustimmung des Planers sein.

Fähigkeiten

Erstell eine Dienstplanung basierend auf Fähigkeiten. Diese kannst du dann mit Diensten und Mitarbeitern verknüpfen.

Wetter

Die Wettervorhersage steht bereits im Dienstplan und du kannst die Besetzung problemlos darauf anpassen.

Dienste verschieben

Du kannst Dienstplanänderungen in der Personalplanung leicht vornehmen, indem du einfach die Dienste via Drag & Drop verschiebst.

Veröffentlichen

Veröffentliche ganz einfach die Dienstpläne und informier deine Mitarbeiter per E-Mail oder Push-Bericht.

Abwesenheiten

Sieh alle Abwesenheiten direkt im Dienstplan und berücksichtige diese bei der Planung.

Kalendersync

Verbinde den Dienstplan über iCal mit deinem persönlichen Kalender von Outlook, Google oder Apple.

Arbeitszeitgesetz

Echtzeit-Überwachung des Dienstplans für das Arbeitszeitgesetz, damit du dies bei der Planung berücksichtigen kannst.

Budget

Du hast sofortigen Einblick in Lohnkosten und Budgets während der Erstellung eines Dienstplans.

ios_schedule-de

Deine Dienstplanung einfach unterwegs erledigen

Mit der mobilen App hast du Einblick in den Dienstplan und kannst diesen anpassen. Ausserdem, kannst du auch sehen, wie viele Schichten noch offen stehen und Tauschanfragen können genehmigt oder abgelehnt werden.

Dienstplan einsehen

Verfügbarkeit angeben

Verbindung über iCal möglich

Schichten einplanen

Tauschanfragen akzeptieren

Offene Schichten ansehen

Dienstplan erstellen

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Häufig gestellte Fragen zum Dienstplan erstellen

  • Bei einem Dienstplan geht es darum, das richtige Gleichgewicht zwischen Personalbedarf und Personalverfügbarkeit zu finden, wobei die Ziele der Organisation und die Organisationspolitik berücksichtigt werden.

    Durch den Einsatz einer guten Personalplanungssoftware kann der quantitative und qualitative Personalbedarf berücksichtigt werden, so dass es keine Lücken oder Doppelschichten im Dienstplan gibt. Mit einer Online-Personalplanungssoftware oder online Dienstplan können Unternehmen, Institutionen und Einrichtungen die Arbeitszeiten kontrollieren und überwachen. Darüber hinaus sind die Urlaubs-, Abwesenheits- und Pausenzeiten klar definiert, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.

    Der Dienstplan ist jedoch nicht nur ein wichtiges Instrument für Manager und Vorgesetzte, sondern auch für die Mitarbeiter. Auf diese Weise lassen sich Missverständnisse und Unklarheiten vermeiden.

  • Für die Erstellung einer guten Personalplanung sind die folgenden Punkte wichtig:

    1. Berücksichtige die Wünsche und Bedürfnisse des Personals bei der Erstellung eines Dienstplans.
    2. Kenne die Spitzen- und Nebenzeiten deines Unternehmens.
    3. Kommuniziere über die Planung mit deinem Personal.
    4. Vereinfache die Übermittlung von Dienstplanänderungen.
    5. Mache den Dienstplan zugänglich.

    Nutze professionelle Personalplanungssoftware, um einen übersichtlichen Dienstplan zu erstellen, der u. a. Einblick in die Kosten, Verfügbarkeit, Abwesenheit und erforderlichen Mitarbeitern ermöglicht. Um einen übersichtliche Dienstplan zu erstellen, kostet viel Zeit und ist kompliziert. Mit der passenden Dienstplanungssoftware kann einfach und schnell eine strategische Personalplanung erstellt werden.

  • In einer Personalplanung müssen alle Daten enthalten sein, die erforderlich sind, damit das Personal ordnungsgemäß arbeiten kann. Dazu zählen der richtige Ort, die richtige Zeit und eventuelle Anmerkungen. Beachte diese Punkte bei dem Erstellen des Dienstplanes. 

  • Eine Personalplanung verdeutlicht allen Mitarbeitern einer Organisation, wer wann eingeplant ist. So werden Konflikte vermieden und Personalkosten gespart. 

  • Du erstellst eine Planung ganz einfach durch eine Dienstplanungssoftware in der Cloud. Dies hat die folgenden Vorteile, wie:

    • Dir stehen alle Informationen direkt zur Hand.
    • Dein Personal kann die jeweils aktuelle Planung immer und überall einsehen.
    • Du kannst sofort sehen, wer verfügbar ist und wer nicht.
    • Bei Konflikten in der Planung erhältst du eine Warnung.
    • Du kannst einen Dienstplan auf eventuelle Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz kontrollieren.
    • Du kannst die Stundenregistrierung in der gleichen Software durchführen und diese unmittelbar mit der Planung vergleichen.
    • Du kannst den online Dienstplan von jedem Standort aus verwalten.
    • Du kannst die geleisteten Arbeitsstunden unmittelbar an die verknüpften Lohnpakete weiterleiten, sodass die Lohnverwaltung viel weniger Arbeit hat und weniger Zeit investieren muss.