Erstelle einen Dienstplan, der jede Woche stimmt.

Eine Dienstplan-Software ist ein Programm, mit dem du Schichten planst, den Dienstplan an dein Team schickst und spätere Änderungen an einer Stelle erledigst, statt in Excel und WhatsApp. In Shiftbase stehen Verfügbarkeit, Urlaub und Vertragsstunden direkt im Dienstplan, sodass Überschneidungen auffallen, bevor du veröffentlichst. De Heidbäcker GmbH spart damit 70 % der Zeit, die vorher in die Dienstplanerstellung ging.

Ja, in Shiftbase planst du mehrere Standorte und Abteilungen nebeneinander. Jede Abteilung und jeder Standort hat einen eigenen Dienstplan, und zusammen siehst du sie in einer Übersicht. Mitarbeitende können standortübergreifend arbeiten, und der Flexpool schiebt sie dorthin, wo gerade eine Lücke ist.

Dein Team sieht den Dienstplan in der Shiftbase-App, auf dem eigenen Handy. Du verschickst den Dienstplan mit einem Klick: Alle bekommen eine E-Mail und, mit der App, eine Push-Benachrichtigung. Du kannst die Woche auch erst unbemerkt planen und sie freigeben, wenn sie sitzt. Schichten lassen sich auch mit dem eigenen Kalender synchronisieren.

Meldet sich jemand krank, trägst du die Abwesenheit ein und entscheidest, was mit der Schicht passiert: stehen lassen, entfernen oder öffnen. Machst du sie zur offenen Schicht, übernimmt sie jemand aus deinem Team in der App, und du musst niemanden mehr anrufen.

Im Dienstplan siehst du bei jeder Person die Vertragsstunden, die Verfügbarkeit und die Stunden, die in der Woche schon eingeplant sind. Shiftbase weist dich darauf hin, wenn eine Schicht mit Urlaub oder einer anderen Schicht kollidiert oder jemand über seine Vertragsstunden kommt. So hast du vor dem Veröffentlichen alles vor Augen, was du für Ruhezeiten und Höchstarbeitszeit brauchst.

Ja. Die automatische Dienstplanung in Shiftbase erstellt dir einen Entwurf für die ganze Woche und besetzt die Schichten mit den Mitarbeitenden, die verfügbar sind und die passenden Vertragsstunden haben. Du prüfst den Entwurf, änderst, was nicht passt, und veröffentlichst ihn selbst: Shiftbase veröffentlicht nie für dich.

Der Dienstplan ist die Grundlage, und die Stunden, die dein Team wirklich arbeitet, fließen in die Lohnabrechnung. Gearbeitete Stunden, Zuschläge und Urlaub laufen während der Woche mit, die Lohnvorbereitung startet also mit Zahlen, die stimmen, statt mit einer Tabelle, die du jedes Mal neu anlegst.

Deinen Dienstplan übernimmst du aus Excel in Shiftbase, indem du dein Team aus der Datei importierst und die Woche, die du heute planst, einmal als Schichtvorlage anlegst. Danach kopierst du sie Woche für Woche weiter. Was die Tabelle nicht kann: zeigen, wer im Urlaub ist, dein Team benachrichtigen, wenn du eine Schicht verschiebst, und melden, dass eine Schicht über die Vertragsstunden hinausgeht. Willst du erst noch in Excel weiterarbeiten, nimm unsere kostenlose Schichtplan-Vorlage für Excel.