Je hebt ervoor gekozen om gewerkte uren te klokken, de afrondingen en instellingen zijn goed ingericht, en nu vraag je je misschien af: hoe kan ik dit allemaal goed controleren?

In deze uitleg zie je welke meldingen je kunt ontvangen om het klokproces in goede banen te leiden. Ook kunnen medewerkers zelf meldingen aanzetten.

2. Meldingen voor leidinggevende

Meldingen voor leidinggevend personeel:

Klik rechtsboven op het tandwiel-icoon
In de linkerkolom klik je op 'Urenregistratie'.
Klik in de dropdown op 'Berichtgevingen'.

Aan de rechterkant zie je nu een aantal meldingen die je kunt instellen. 'Dagboek’-meldingen zijn niet van toepassing hier. De meldingen die in het geval van klokken relevant zijn de volgende:

Automatisch uitklokken
Vergeten in te klokken
Vergeten uit te klokken

Het is de bedoeling dat je hier per melding bepaalt welke rechtengroep deze dient te ontvangen. Deze melding werken op basis van de diensttijden die in het rooster staan.

Automatisch uitklokken

Hoe werkt automatisch uitklokken? Heel eenvoudig: medewerkers worden automatisch uitgeklokt na een bepaalde tijd en de eindtijd wordt dan gelijk aan de starttijd; er worden dan dus geen gewerkte uren geregistreerd.
Standaard is deze instelling ingesteld op 14 uur. Dit betekent niet dat een medewerker om 14:00 uur 's middags automatisch wordt uitgeklokt. Het betekent dat de medewerker 14 uur na hun inkloktijd automatisch worden uitgeklokt als ze zelf nog niet hebben uitgeklokt.Als dit gebeurt, kun je instellen dat een specifieke rechtengroep hiervan een melding ontvangt. Op basis van deze informatie kan een leidinggevende de eindtijd handmatig aanpassen zodat juiste uren alsnog worden geregistreerd.

Vergeten in te klokken

De tweede melding die handig is om in te stellen, is ‘vergeten in te klokken’. Deze melding is bedoeld om precies te weten wie er te laat is begonnen of vergeten is om in te klokken.
Met deze informatie kun je contact opnemen met je medewerkers om te vragen waar ze blijven; of je kunt ze eraan herinneren alsnog in te klokken. Het is belangrijk dat dit gebeurt, want niet geklokt betekent: niet gewerkt.

Let op! je wilt deze melding niet op de rechtengroep ‘medewerker' zetten. Doe je dit wel dan zullen alle medewerkers van elkaar berichten krijgen dat ze te laat zijn of niet hebben in geklokt.

Vergeten uit te klokken

De derde melding die handig is om in te stellen is ‘vergeten uit te klokken’. Dit is een zelfde soort melding als die hierboven, alleen dan voor medewerkers die vergeten zijn uit te klokken.

Je moet jezelf ook afvragen of medewerkers veel overwerken. Werken medewerkers namelijk veel over, dan krijg je telkens meldingen dat een medewerker niet is uitgeklokt. Dit kan vervelend zijn en is eigenlijk overbodig. In dit geval zet je deze melding op 'niet verzenden'.

Let op! deze melding wil je ook niet op ‘medewerker’ zetten. Doe je dit wel, dan zullen alle medewerkers van elkaar berichten krijgen dat ze niet hebben uitgeklokt.

Tot slot: onthoud dat de berichtgevingen op deze pagina voor leidinggevend personeel zijn bedoeld.

3. Meldingen voor medewerkers

Naast meldingen over het klokken die je als leidinggevende kunt ontvangen, hebben we ook meldingen die medewerkers zelf kunnen instellen. Deze meldingen helpen de medewerker ervoor te zorgen dat ze niet vergeten in- en uit te klokken.

Een medewerker kan dit instellen op de volgende manier:

Open je Shiftbase-account via een webbrowser. Let wel: dit werkt niet via de mobiele app.
Klik rechtsboven op je profielfoto.
Klik in het dropdownmenu op 'Berichtgevingen'.

De medewerker ziet nu een venster waar de volgende meldingen kunnen worden ingesteld:

Roosternotificatie
Inklokherinnering
Uitklokherinnering

Je kunt zelf met de vinkjes bepalen of je de melding wilt ontvangen per e-mail of als een pushnotificatie op de mobiele telefoon.

Roosternotificatie: kan ingesteld worden zodat de medewerker een bericht ontvangt voor aanvang van de geplande dienst.
Inklokherinnering: kan ingesteld worden om een herinning te krijgen voor het inklokken.
Uitklokherinnering; kan ingesteld worden om een herinning te krijgen voor het inklokken. Werken de medewerkers doorgaans langer dan gepland, dan kun je de medewerkers vragen deze melding uit te zetten.

Houd er rekening mee dat dit soort meldingen alleen door de medewerkers zelf ingesteld kunnen worden. Je kunt deze niet forceren voor de medewerk, omdat het persoonlijke instellingen zijn. Het is echter wel raadzaam om deze informatie te delen, zodat iedereen op de hoogte is.

←

Die passende Stempelmethode wählen

Pausenberechnung nach Bedarf einrichten

→