Basiswissen zur Dienstplanerstellung
1. Inleiding
De urenregistratie is de plek waar de gewerkte uren van medewerkers worden vastgelegd. Het is belangrijk om te weten welke instellingen invloed hebben op deze omgeving, zodat je altijd de juiste gegevens ziet en dus kunt gebruiken voor je verloning of voor rapportages.
2. Urenregistratie algemeen
In de algemene instellingen van de urenregistratie staan een aantal belangrijke instellingen die als basis gelden voor het registreren van uren.
- Klik rechtsboven op het 'tandwiel'-icoon.
- In de linkerkolom klik je op 'Urenregistratie.
- Klik in het dropdownmenu op 'Algemeen'.
Je bent nu op de plek waar je de instellingen van de urenregistratie kunt bekijken en aanpassen.
Toeslagen
Het kan zijn dat voor bepaalde uren een toeslag berekend moet worden, bijvoorbeeld ORT. Als dit het geval is, kun je de slider 'Toeslagen' inschakelen. Let op, dit berekent zelf nog geen toeslagen. Het geeft enkel aan dat toeslagen geregistreerd kunnen worden in combinatie met gewerkte uren.
Maaltijdregistratie
Als deze functie is ingeschakeld dan kun je bij de gewerkte uren van medewerkers ook aangeven of zij een maaltijd hebben gehad. Dit kan handig zijn in verband met de verloning aan het eind van de maand.
Kilometerstand
Ook hebben we de mogelijkheid om een kilometerregistratie bij te houden voor medewerkers. Als je deze slider aanzet dan heb je de mogelijkheid om dit te registreren. Let op! Deze optie wordt meestal gebruikt voor incidenteel gereden kilometers. De kilometers voor het woonwerkverkeer zijn doorgaans al bekend bij je boekhouder en hoef je daarom meestal niet ook nog in Shiftbase bij te houden.
Tijdsinterval
Het tijdsinterval is een functie die te maken heeft met het in- en uitklokken. Als je wilt dat je medewerkers gaan in- en uitklokken, kun je deze instelling gebruiken voor het afronden van start- en eindtijden. Voor het interval kun je kiezen uit de volgende opties:
- 1 minuut
- 5 minuten
- 10 minuten
- 15 minuten
- 30 minuten
Wanneer je later afrondingen gaat instellen, kun je kiezen of de starttijd omhoog, omlaag of naar de dichtstbijzijnde interval moet worden afgerond. Kies je bijvoorbeeld 'omhoog' en staat het interval op 15 minuten, dan wordt de starttijd afgerond naar het bovenliggende kwartier.
Kopieer rooster naar urenregistratie
'Kopieer rooster naar de urenregistratie' zorgt ervoor dat de geroosterde diensten worden gekopieerd naar de urenregistratie. Met deze hoeven jij of je medewerkers geen extra handelingen te maken om uren te registreren.
Een belangrijke tip voor het registreren van uren op deze manier: diensten worden alleen gekopieerd als je deze inroostert voor de huidige dag of voor in de toekomst. Als je diensten voor eerdere dagen toevoegt, worden de uren niet gekopieerd en moet je deze handmatig toevoegen in de urenregistratie.
Als je gewerkte uren wilt klokken, raden we je aan deze functie uit te zetten. Het houdt in dat medewerkers moeten in- en uitklokken. Doen zij dit niet, dan worden er ook geen gewerkte uren geregistreerd (niet geklokt = niet gewerkt).Als je deze 'kopieer'-functie niet uit zou zetten maar wel gaat klokken, registreer je feitelijk dubbele gewerkte uren. De diensten uit het rooster worden gekopieerd, maar er worden ook uren geklokt.
Roostertijden goedkeuren
Wanneer je bovenstaande functie ('kopieer rooster naar urenregistratie'), heb je de mogelijkheid om deze roostertijden automatisch goed te keuren. In principe raden we aan om deze optie niet in te schakelen. Je wilt immers vaak zelf een korte controle uitvoeren voordat je de uren goedkeurt.Het kan ook zijn dat start- of eindtijden aangepast moeten worden. Als je de uren al automatisch laat goedkeuren, kan het zijn dat je dit over het hoofd ziet en vergeet de juiste aanpassing te maken.