Abwesenheiten im System pflegen
1. Einleitung
Neben der Dienstplanung ist es wichtig, Aufzeichnungen darüberzuführen, wann deine Mitarbeiter im Urlaub oder krank sind. Diese Aufzeichnungen sind unerlässlich, um jederzeit einen klaren Überblick im Dienstplan darüber zu haben, wer anwesend ist und wer nicht. Zudem ist dies wichtig für die Stundenabrechnung von Mitarbeitern.
2. Abwesenheiten hinzufügen
Um eine Abwesenheit für deine Mitarbeiter hinzuzufügen, gehst du folgendermaßen vor:
- Klicke oben auf Mitarbeiter.
- Klicke auf den Namen des Mitarbeiters, für den du eine Abwesenheit erfassen möchtest.
- Klicke oben auf den Reiter „Abwesenheit“.
- Klicke auf den blauen Button „Abwesenheit hinzufügen“.
- Wähle den Abwesenheitstyp, z. B. Urlaub oder Krank.
- Wähle den Zeitraum aus.
- Du kannst nun für den gesamten Zeitraum selbst bestimmen, wie viele Tage oder Stunden der Mitarbeiter abwesend ist. Standardmäßig wird dies automatisch auf Grundlage des Arbeitsvertrags, des Dienstplans der Person oder des 13-Wochen-Durchschnitts ausgefüllt.
Bei einer Abwesenheit in Tagen kannst du auch einen halben Tag auswählen, indem du „Halbtags von“ oder „Halbtags bis“ auswählst. Dann kannst du angeben, ab wann jemand abwesend ist und ein halber Tag mit der halben Stundenzahl wird gewertet.
Du hast außerdem bei einer Abwesenheit in Stunden Möglichkeit, das Auswahlkästchen „Stundenweise“ zu aktivieren. Wenn du dies ausgewählt hast, gibst du anschließend an, ab wann jemand abwesend ist, und im danebenstehenden Feld, wie viele Stunden die Person ab dem Startzeitpunkt abwesend ist.
- Wenn du die Abwesenheit für den Mitarbeiter einträgst, steht der Genehmigungsstatus standardmäßig bereits auf „Genehmigt“. Du kannst diesen Status jedoch bei Bedarf noch ändern.
- Bestehende Schichten – hier kannst du angeben, was mit den bereits eingeplanten Schichten des Mitarbeiters geschehen soll, wenn er bereits im Dienstplan eingetragen war.
Du hast folgende Optionen:- Aus dem Dienstplan löschen → Nach dem Speichern der Abwesenheit werden die Dienste aus dem Dienstplan gelöscht.
- Im Dienstplan stehen lassen → Die Schichten während der Abwesenheit bleiben im Dienstplan sichtbar. Du kannst sie selbstverständlich weiterhin manuell verschieben oder löschen.
- Nach offene Schichten verschieben → Die Dienste werden von dem Namen der Mitarbeiters entfernt und in die Kategorie „Offene Schichten“ verschoben.
Achtung: Wenn du diese Option wählst, musst du andere Mitarbeiter dazu einladen, diese Schichten zu übernehmen.
- Klicke auf den blauen Button „Hinzufügen“, um die Abwesenheit abschließend zu erfassen.
- Klicke anschließend oben in Shiftbase auf Dienstplan – hier kannst du die geplante Abwesenheit nun ebenfalls einsehen.
Zusätzlicher Tipp: Du kannst Abwesenheiten auch direkt aus dem Dienstplan heraus hinzufügen. Das ist besonders praktisch, wenn du nicht alle Abwesenheitsinformationen des Mitarbeiters einsehen möchtest. Gehe dafür wie folgt vor:
- Klicke im Dienstplan oben rechts auf die Schaltfläche „Aktionen“.
- Wähle „Abwesenheit hinzufügen“.
- Wähle den Mitarbeiter aus, für den du eine Abwesenheit erfassen möchtest.
- Wähle den Abwesenheitstyp, z. B. Urlaub oder Krank.
- Wähle den Zeitraum aus.
3. Abwesenheiten bearbeiten
Du hast auch die Möglichkeit, Abwesenheiten zu bearbeiten – das geht ganz einfach direkt im Dienstplan. Klicke dazu im Dienstplan auf eine geplante Abwesenheit. Es öffnet sich das Abwesenheitsfenster, in dem du die gewünschten Änderungen vornehmen kannst.
Möchtest du zusätzlich zur Abwesenheitsregistrierung noch weitere Informationen einsehen? Dann kannst du auch die folgenden Schritte nutzen:
- Klicke oben auf Mitarbeiter.
- Klicke auf den Namen des Mitarbeiters, dessen Abwesenheit du bearbeiten möchtest.
- Klicke oben auf den Reiter „Abwesenheit“.
- Unter dem Kalender kannst du zwischen drei Reiter wechseln: „Anfragen“, „Kontrolliert“ und „Vergangene“. In jedem dieser Reiter kannst du Abwesenheiten einsehen und über das Stift-Symbol Änderungen an den Einträgen vornehmen.
4. Abwesenheitsanfrage durch einen Mitarbeiter bearbeiten
Mitarbeiter können auch selbst einen Urlaubsantrag stellen. Wenn sie dies tun, erhält eine Führungskraft oder Administrator eine Benachrichtigung per E-Mail. Innerhalb von Shiftbase erscheint zudem oben rechts bei deinem Profilbild ein Benachrichtigungssymbol.
Anträge kannst du auf folgende Weise genehmigen:
- Klicke auf dein Profilbild.
- Klicke auf „Anfragen“.
- Klicke auf den jeweiligen Antrag.
- Es öffnet sich nun ein Fenster, in dem du den Antrag unten genehmigen oder ablehnen kannst.
- Optional kannst du den Abwesenheitsantrag auch oben rechts bearbeiten – klicke dafür auf das Stift-Symbol.
5. Abschluss
Du hast nun gelernt, wie du in Shiftbase Abwesenheiten erfassen, bestehende Einträge bearbeiten und mit vorhandenen Schichten im Dienstplan umgehen kannst.
Hast du noch Fragen oder spezielle Anmerkungen? Dann zögere nicht, dich an unser Support-Team zu wenden.