Nachdem du kennengelernt hast, wie man die Basiseinstellungen für ein erfolgreiches Abwesenheitsmanagement einstellt, wollen wir dir an dieser Stelle die fortgeschritteneren Einstellungen zeigen. Hiermit kannst du dein Abwesenheitsmanagement noch weiter optimieren.

2. Neue Abwesenheitsbilanzen erstellen

(Premium) In Shiftbase gibt es standardmäßig immer einen Abwesenheitssaldo. Du kannst ganz einfach selbst weitere Salden hinzufügen. Dazu klickst du auf die Schaltfläche +Saldo hinzufügen. Wenn du einen neuen Saldo hinzufügst, kannst du zwischen Stunden und Tagen wählen. Wenn die Bilanz-Kalkulation aufgesetzt und gespeichert ist, ist es nicht mehr möglich diese zu ändern.

Nachdem du die Bilanz und den Standardaufbau eingestellt hast, kannst du die Checkbox Standardaufbau für alle Verträge übernehmen, anklicken. Dies wird den Aufbau bei allen existierenden Verträgen anwenden.

3. Neue Abwesenheitsarten erstellen und bearbeiten

(Premium) Standardmäßig haben die Mitarbeiter nur die Möglichkeit, "Urlaub" zu beantragen. Alle anderen Abwesenheitsarten müssen von einem Admin hinzugefügt werden. Du kannst bestehende Abwesenheiten bearbeiten oder auch neue hinzufügen.
Wenn du eine neue Abwesenheitsart hinzufügen möchtest, klicke auf die Schaltfläche + Abwesenheitsart hinzufügen in der oberen rechten Ecke. Du kannst die Abwesenheitsart sofort einer Abwesenheitsrichtlinie zuordnen, wenn du auf Weiter klickst.
Folgende Einstellungen kannst du in einer bestehenden Abwesenheit bearbeiten oder in einer neuen Abwesenheit anlegen:

Name: Name der Abwesenheitsart.
Symbol: Das Symbol wird mit der Abwesenheitsart angezeigt.
Farbe: Farbe der Abwesenheitsart.
Zuschlag: Zuschlagsprozentsatz, mit dem die Abwesenheit erfasst werden soll.
Reihenfolge: Reihenfolge, in der die Abwesenheitsarten angezeigt werden sollen.
Zeitberechnung deaktivieren: Für diesen Typ werden keine Stunden berechnet, wie z.B. Urlaubsrückstände, Wartestunden und Plus/Minus-Stunden.
Baut Urlaubssaldo auf: Urlaubsstunden werden während der Abwesenheit angesammelt.
Unbefristete Abwesenheit zulassen: Die Abwesenheit kann ohne festgelegtes Enddatum gespeichert werden. Das ist besonders praktisch bei Krankmeldungen.
Dieser Typ wird eingestellt in: Hier kannst du auswählen, ob die Abwesenheitsart in Stunden oder Tagen abgebildet werden soll. Dies kann im Nachhinein nicht mehr geändert werden.
Unterstützt Wartestunden: Wenn eine Abwesenheit dieses Typs beantragt wird, können Wartestunden angegeben werden. Dies ist vor allem bei niederländischen Verträgen benötigt.
Muss gerechnet werden als: Hier kannst du zwischen Abwesenheit und Fehlzeit wählen.
Kann beantragt werden von: Hier kannst du angeben, welche Berechtigungsgruppen diese Art von Urlaub beantragen können.
Bestehende Schichten: Hier kannst du entscheiden, was mit den Schichten geschehen soll, die aufgrund der genehmigten Abwesenheit storniert werden. Du kannst die folgenden Optionen auswählen:
- Aus dem Dienstplan löschen: Du entfernst die Schichten, die im Zeitraum der Abwesenheit geplant sind.
- Im Dienstplan stehen lassen: Du belässt die bereits geplanten Schichten bei dem ausgewählten Mitarbeiter.
- Nach offene Schichten verschieben: Ermöglicht es dir, die bereits eingeplanten Schichten in offene Schichten umzuwandeln.

4. Abwesenheitslimitierungen

(Premium) Hier kannst du Einschränkungen erstellen, bearbeiten oder löschen und die Abwesenheitsanträge der Mitarbeiter in bestimmten Zeiträumen begrenzen. Wenn du z. B. eine Abwesenheitsbeschränkung für Urlaub in einem bestimmten Zeitraum (z. B. Weihnachtsferien) einrichtest, kann ein Mitarbeiter diese Abwesenheitsart nicht mehr beantragen, wenn die festgelegte Anzahl von Anträgen bereits erfüllt ist.
Du kannst eine Höchstzahl von Abwesenheiten pro Zeitraum festlegen, die nach Art und Abteilung spezifiziert wird, sodass du die vollständige Kontrolle über deine Abwesenheitsanträge hast.

Du kannst eine Abwesenheitsbeschränkung hinzufügen, indem du auf die Schaltfläche +Einschränkung hinzufügen klickst. Daraufhin wird dir das folgende Fenster angezeigt.

Name: Hier kannst du einen Namen für die Einschränkung hinzufügen.
Zeitraum: Hier legst du den Zeitraum für die Einschränkung fest.
Abwesenheitstyp: Hier wählst du die zutreffenden Abwesenheitsarten für die Einschränkung aus.
Abteilungen: Hier wählst du die zutreffenden Abteilungen für die Einschränkung aus.
Erlaubte Abwesenheiten: Hier legst du einen Wert für die maximal zulässige Anzahl von Abwesenheitsanträgen fest.

5. Abschluss

Jetzt hast du die wichtigsten Einstellungen für dein Abwesenheitsmanagement getroffen. In der nächsten Anleitung wollen wir dir beibringen, wie du Abwesenheiten in Shiftbase pflegen kannst.

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Abwesenheiten im System pflegen

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