Wesentliche Einstellungen für Abwesenheitsmanagement

1. Einleitung

Jeder Mitarbeiter ist mal im Urlaub, krank oder aus anderen Gründen abwesend. Natürlich möchtest du diese Abwesenheiten korrekt in Shiftbase erfassen. Damit dir das gelingt, zeigen wir dir heute die standardmäßigen Abwesenheitseinstellungen und wie man Abwesenheiten hinzufügt sowie genehmigt oder ablehnt.

2. Abwesenheitsrichtlinien

Die Abwesenheitsrichtlinie ist in Shiftbase mit deinen Verträgen verknüpft. Standardmäßig gibt es eine Richtlinie für Stundenverträge und eine für Festanstellungsverträge. Die Stundenvertrag-Abwesenheitsrichtlinie ist dem Stundenvertrag zugeordnet, die Festanstellungs-Abwesenheitsrichtlinie ist dem Festanstellungsvertrag zugeordnet. (Premium) Du kannst auch neue Abwesenheitsrichtlinien erstellen und diese zum Beispiel auch an neue Vertragsarten koppeln, die du erstellt hast.

Innerhalb einer Richtlinie kannst du eine Reihe wichtiger Einstellungen vornehmen:

1. Name: Der Name der Abwesenheitsrichtlinie.
2. Beschreibung: Die Beschreibung der Abwesenheitsrichtlinie.
3. Abwesenheitsbilanz Aufbau: Du hast 3 Optionen, um zu entscheiden, ob der Abwesenheitsbilanz Aufbau auf Vertragsstunden oder geleisteten Stunden basieren soll, oder kein automatischer Aufbau angewandt werden soll.
4. Abwesenheit an Feiertagen:  Du kannst festlegen, welche Art von Abwesenheit beim Hinzufügen von Feiertagen automatisch registriert werden soll.

Bei der Richtlinienkonfiguration kannst du entscheiden, welche Abwesenheitsarten Teil der Abwesenheitsrichtlinie sein sollen. Du kannst zum Beispiel die Abwesenheitsarten deaktivieren, die für diese bestimmte Abwesenheitsrichtlinie nicht erforderlich sind.

Um eine Abwesenheitsart zu deiner Abwesenheitsrichtlinie hinzuzufügen, klicke auf den Schalter vor dem Namen der Abwesenheitsart.

Wenn du einige der ausgewählten Abwesenheitsarten in Bezug auf die verknüpfte Abwesenheitsbilanz oder die Abwesenheitsberechnung bearbeiten möchtest, kannst du dies tun, indem du auf das Bleistiftsymbol neben der Abwesenheitsart klickst. Hier erklären wir dir den Unterschied in der Konfiguration bei Abwesenheiten in Tagen oder in Stunden:

Abwesenheiten in Tagen

1. Bilanz(en): Hier kannst du deine Abwesenheitsbilanz auswählen, welche in Tagen berechnet wird.
   
   
2. Automatische Abwesenheitsausfüllung: Wenn du dich für eine automatische Ausfüllung laut Vertrag entscheidest, wird Shiftbase eine Abwesenheit registrieren, wenn ein Mitarbeiter Vertragsstunden an diesem Tag hat. Bei einer automatischen Abwesenheitsausfüllung laut “Eingeteilt”, wird Shiftbase eine Abwesenheit registrieren, wenn der Mitarbeiter an diesem Tag eine Schicht in seinem Dienstplan hat. Mit der letzten Option “Keine” wird nie automatisch eine Abwesenheit registriert.
   
   
3. Umwandlung von Abwesenheit: Hier kannst du auswählen, wie die Stunden automatisch von Shiftbase berechnet werden sollen: basierend auf den Vertragsstunden, dem 13-Wochen-Durchschnitt oder garnicht. Der 13-Wochen-Durchschnitt wandelt die Abwesenheit in einen stündlichen Wert um, indem die Anzahl der abwesenden Tage und die gearbeiteten Tage in den letzten 13-Wochen berücksichtigt werden.

Abwesenheiten in Stunden

1. Bilanz(en): Hier kannst du deine Abwesenheitsbilanz auswählen, welche in Stunden berechnet wird.
   
   
2. Automatische Abwesenheitsausfüllung: Wenn du dich für eine automatische Abwesenheitsausfüllung laut Vertrag entscheidest, wird Shiftbase eine Abwesenheit mit der Anzahl an Vertragsstunden, die dieser Mitarbeiter an diesem Tag hat, registrieren. Bei einer automatischen Abwesenheitsausfüllung laut “Eingeteilt”, wird Shiftbase eine Abwesenheit mit der Anzahl an Dienstplanstunden, die dieser Mitarbeiter an diesem Tag hat, registrieren. Mit der letzten Option “Keine” wird eine Abwesenheit mit null Stunden registriert.

3. Abwesenheitsbilanz bearbeiten

In Shiftbase gibt es standardmäßig immer einen Abwesenheitssaldo. Du hast die Möglichkeit, diese zu bearbeiten. Hier kannst du den Namen und die Standardberechnung für diese Abwesenheitsbilanz angeben. Wenn du auf das Taschenrechnersymbol neben der Standardberechnung klickst, kannst du die Anzahl der Tage als Berechnungsoption auf der Grundlage einer Vollzeitbeschäftigung angeben. Wenn du nun neue Mitarbeiter im System anlegst, wird bei ihnen direkt dieser Urlaubsanspruch hinterlegt.

4. Abschluss

Du hast jetzt alle grundlegenden Informationen zu den Abwesenheitseinstellungen in Shiftbase erhalten. In der folgenden Anleitung wollen wir dir die fortgeschrittenen Einstellungen für Abwesenheitsmanagement zeigen.