Die passende Stempelmethode wählen

1. Einleitung

Willkommen zur Anleitung über die Stempelmethoden. In Shiftbase stehen dir drei Standardmethoden zur Zeiterfassung zur Verfügung, aus denen du wählen kannst –
aber welche Methode ist die passende für dein Unternehmen? Um dir dabei bestmöglich zu helfen, zeigen wir dir heute, welche Methoden es gibt und erläutern dir auch die jeweiligen Vorteile, damit du auf dieser Grundlage die richtige Stempelmethode für dein Unternehmen auswählen kannst.

2. Stempelmethoden

Wie bereits erwähnt, gibt es in Shiftbase drei Methoden zum Ein- und Ausstempeln – aber welche Vorteile bieten diese im Vergleich zueinander?
Ich werde diese kurz mit dir durchgehen:

1. Per Mobile App
   Eine der meistgenutzten Methoden ist das Stempeln über das Smartphone.
   Ein großer Vorteil ist, dass Mitarbeiter ganz einfach über ihr eigenes Handy und die mobile App von Shiftbase ihre Arbeitszeiten erfassen können.
   Die gestempelten Stunden werden auch sofort in der App angezeigt, wodurch Mitarbeiter direkt Einsicht in ihre gestempelten Zeiten haben.
   
   
2. Über den Browser
   Das Stempeln über den Browser funktioniert nahezu genauso wie über die mobile App.
   Der einzige Unterschied: Auf dem Browser ist die Übersicht über die erfassten Daten etwas größer, was für Mitarbeiter hilfreich sein kann.
   Wichtig: Wenn in deinem Unternehmen nur ein Computer zur Verfügung steht, an dem sich alle Mitarbeiter ein- und ausstempeln müssen, kann es zu Warteschlangen kommen, wenn mehrere Personen gleichzeitig stempeln möchten.
   In diesem Fall wäre Option a) (Mobile App) die geeignetere Lösung.
   
   
3. Kiosk
   (Premium) Ein Kiosk ist eine spezielle Website, die du in Shiftbase einrichten kannst. Über diese Seite können Mitarbeiter ihren Namen auswählen und sich mit einem eigenen Code ein- oder ausstempeln. Diese Kiosk-Seite wird in der Regel auf einem Tablet oder einem festen PC angezeigt, an dem die Mitarbeiter vorbeikommen, wenn sie das Gebäude betreten oder verlassen.
   Der Kiosk ist besonders praktisch, wenn auf der Arbeitsfläche keine Handys oder Computer erlaubt oder verfügbar sind oder es mehrere Eingänge gibt – in diesem Fall kannst du die Kiosk-Seite auf mehreren Geräten gleichzeitig öffnen. Ein weiterer Vorteil: Mitarbeiter können mit dieser Methode nicht von zu Hause oder außerhalb des Unternehmens stempeln.
   Wichtig: Wenn viele Mitarbeiter gleichzeitig mit der Arbeit beginnen, kann es auch hier zu Warteschlangen kommen, weil alle zur gleichen Zeit stempeln möchten. Auch in diesem Fall solltest du abwägen, ob das Stempeln per App nicht doch geeigneter ist.

3. Hilfreiche Tipps

Wenn du dich für eine Stempelmethode oder mehrere entschieden hast, gibt es noch eine praktische Einstellung, die du dir ansehen solltest. Diese Einstellung macht den Prozess reibungsloser und stellt sicher, dass Mitarbeiter keine falschen Aktionen beim Ein- oder Ausstempeln durchführen können.

Wenn du das Stempeln aktivierst, hast du die Möglichkeit, das Stempeln über die Website oder die mobile App zu deaktivieren – das geschieht über die Zugriffsrechte. So stellst du sicher, dass deine Mitarbeiter ausschließlich über die von dir gewählte Methode ein- und ausstempeln können.
So gehst du vor:

1. Klicke oben rechts auf das Zahnrad-Symbol.
2. Klicke in der linken Spalte auf „Sicherheit“.
3. Wähle unter Berechtigungen den Tab “Arbeitszeitprotokoll”.
4. Überprüfe folgende Zugriffsrechte:
   • „Eigene Zeit stempeln“:
     Der Benutzer darf seine eigene Zeit über die Desktop-Oberfläche erfassen.
   • „Eigene Zeit mit Handy stempeln“:
     Der Benutzer darf seine eigene Zeit über die mobile Website und App erfassen.
5. Ändere diese Rechte je nach Berechtigungsgruppe, falls notwendig.
6. Speichere die Änderungen unten mit einem Klick auf „Speichern“.

Hinweis zur Kiosk-Funktion:
Für den Kiosk gibt es keine Berechtigung, die du über diese Einstellungen steuern kannst. Jedoch kannst du die Berechtigungen für Desktop und mobile App entfernen - dann können die Mitarbeiter nur noch über den Kiosk stempeln.
Standardmäßig ist in deinem Konto kein Kiosk aktiviert. Falls du dich dafür entscheidest, unsere Kiosk-Funktion zu verwenden, kannst du bei der Einrichtung festlegen, welche Teams sich dort ein- und ausstempeln dürfen. Dafür navigierst du zu Einstellungen - Zeiterfassung - Kiosk.

4. Abschluss

Wir haben dir nun die wichtigsten Punkte zur Auswahl einer geeigneten Stempelmethode erklärt.
Jetzt wollen wir dir in der folgenden Anleitung die spezifischen Zeiterfassungseinstellungen, die du für das Stempeln in Shiftbase hinterlegen kannst, vorstellen.