Effizient Arbeitsstunden kontrollieren und genehmigen

1. Einleitung

Im Arbeitszeitprotokoll kannst du alle geleisteten Arbeitsstunden deiner Mitarbeiter einsehen und bei Bedarf zusätzliche Stunden hinzufügen. Es ist wichtig, dass die erfassten Arbeitsstunden schließlich genehmigt bzw. freigegeben werden. Das Nicht-genehmigen bzw. Nicht-freigeben dieser Stunden kann zu Fehlern in der Lohnabrechnung führen. In dieser Anleitung zeigen wir dir, wie du das Arbeitszeitprotokoll verwaltest und korrekt pflegst.

2. Arbeitsstunden kontrollieren

Öffne deinen Shiftbase-Account und klicke oben auf „Arbeitszeitprotokoll“. Im Arbeitszeitprotokoll wirst du bei einem Mitarbeiter zwei Zeilen sehen:
eine Zeile mit Arbeitsstunden und eine Dienstplanzeile.

Dienstplanzeile:
Die Zeile mit dem blauen Text „eingeplant“ zeigt lediglich an, was du für den Mitarbeiter im Dienstplan vorgesehen hast.

Arbeitsstundenzeile:
In der oberen Zeile werden die tatsächlich geleisteten Stunden erfasst. Diese kannst du bei Bedarf auch anpassen. In dieser Zeile siehst du in manchen Fällen auch rote Punkte – diese weisen darauf hin, dass eine Abweichung vom Dienstplan vorliegt. Überprüfe diese daher sorgfältig.

3. Arbeitsstunden bearbeiten

Du hast die Stunden überprüft und stellst fest, dass du doch noch einige Änderungen vornehmen musst. Kein Problem – das kannst du folgendermaßen tun:

1. Wähle das richtige Datum aus.
2. Suche den Mitarbeiter.
3. Ändere die Erfassung im Arbeitszeitprotokoll.

Für eine detaillierte Übersicht kannst du am Ende der Arbeitsstundenzeile auch auf das Stiftsymbol klicken. Ein Fenster wird geöffnet, in dem du selbst festlegen kannst, was geändert werden soll.

4. Arbeitsstunden genehmigen/ablehnen

Nachdem du die geleisteten Stunden überprüft und angepasst hast, kannst du nun die Stunden genehmigen oder ablehnen. Das kannst du ganz einfach tun, indem du am Ende der Arbeitsstundenzeile auf die drei Punkte klickst – anschließend erhältst du die Optionen, um die Stunden zu genehmigen oder abzulehnen.

In Shiftbase ist es auch möglich, geleistete Stunden in einem Schritt in Bulk zu genehmigen.
Nutze dafür oben im Arbeitszeitprotokoll die Schaltfläche „+Bestätigen“. Wenn du auf diese Schaltfläche klickst, werden alle geleisteten Stunden, die bisher weder genehmigt noch abgelehnt wurden, auf einmal genehmigt.

Wenn du die geleisteten Stunden in der Wochen- oder Monatsansicht betrachtest, kannst du oben im Arbeitszeitprotokoll auch mehrere Tage gleichzeitig auswählen, die du auf einmal genehmigen möchtest.

Klicke anschließend auf die Schaltfläche „+Bestätigen“ – alle ausgewählten Tage werden dann in einem Schritt genehmigt.

5. Arbeitsstunden manuell hinzufügen

Möchtest du nachträglich noch geleistete Stunden für einen Mitarbeiter hinzufügen?
Dann kannst du dies jederzeit manuell im Arbeitszeitprotokoll tun. So gehst du vor:

1. Klicke im Arbeitszeitprotokoll oben rechts auf die Schaltfläche „+Arbeitsstunden hinzufügen“.
2. Es öffnet sich ein Fenster, in dem du die geleisteten Stunden eintragen kannst.
3. Wähle einen Mitarbeiter.
4. Wähle eine Schicht.
5. Gib die Zeiten an.
6. Trage eine Pause ein.
7. Optional kannst du eine Notiz hinzufügen.
8. Klicke auf „Speichern“.

6. Dienstplan ins Arbeitszeitprotokoll kopieren

„Dienstplan ins Arbeitszeitprotokoll kopieren“ sorgt dafür, dass geplante Schichten im Dienstplan automatisch ins Arbeitszeitprotokoll übernommen werden. Diese Funktion ist besonders praktisch, da weder du noch deine Mitarbeiter zusätzliche Schritte unternehmen müssen, um Stunden zu erfassen.

1. Gehe über das Zahnrad in die Einstellungen.
2. Navigiere zu Zeiterfassung - Allgemein.
3. Aktiviere den Schalter bei „Dienstplan ins Arbeitszeitprotokoll kopieren“.

Ein wichtiger Hinweis, wenn du auf diese Weise Stunden erfassen möchtest: Schichten werden nur dann übernommen, wenn sie für den aktuellen Tag oder für die Zukunft geplant werden.
Planst du rückwirkend, also in der Vergangenheit, werden die Stunden nicht automatisch übernommen – du musst sie dann manuell hinzufügen.

Hier noch ein weiterer Hinweis zu dieser Option:

Möchtest du, dass Mitarbeiter ihre geleisteten Stunden durch Ein- und Ausstempeln erfassen?
Dann empfehlen wir, diese Kopierfunktion, die automatisch eingeschaltet ist, auszuschalten.
Das bedeutet, dass Mitarbeiter verpflichtet sind, sich ein- und auszustempeln – tun sie das nicht, gilt: nicht gestempelt = nicht gearbeitet.

Zudem kann es passieren, dass doppelte Stunden für Mitarbeiter erfasst werden,
weil einerseits die Stunden aus dem Dienstplan übernommen wurden,
und andererseits durch das Ein- und Ausstempeln zusätzlich registriert werden.

Wenn du dich dafür entscheidest, den Dienstplan ins Arbeitszeitprotokoll zu kopieren, hast du die Möglichkeit, die Arbeitsstunden automatisch genehmigen zu lassen.

1. Gehe über das Zahnrad in die Einstellungen.
2. Navigiere zu Zeiterfassung - Allgemein.
3. Aktiviere den Schalter bei „Dienstplan genehmigen“.

7. Abschluss

Du hast nun gesehen, welche Aktionen im Arbeitszeitprotokoll wichtig sind,
damit du die Arbeitsstunden deiner Mitarbeiter verwalten kannst.

Hast du dich dafür entschieden, Arbeitszeiten per Stempeluhr zu erfassen? Dann schaue dir bitte unsere folgende Anleitung zum Thema Stempeln an. Darin erklären wir dir die verschiedenen Stempelmöglichkeiten in Shiftbase und ihre Vorteile.