In dieser Anleitung zeigen wir dir, wie du mit dem Stempeln in deinem Shiftbase-Account umgehst. Wir geben dir einen kurzen Einblick, wie du die Einstellungen dafür am besten vornimmst. Außerdem geben wir dir ein Beispiel dafür, wie das Stempeln in der Praxis aussieht und wie du gestempelte Zeiten korrekt bearbeitest.

Es ist wichtig, dass du das Stempeln im System richtig einrichtest,
denn am Monatsende möchtest du deinen Mitarbeitenden natürlich die korrekten Stunden auszahlen. Wenn die Einstellungen nicht stimmen, kann es passieren, dass Arbeitsstunden nicht korrekt erfasst werden oder es zu einem hohen manuellen Aufwand kommt.

2. Pausenberechnung einstellen

Für die Pausenberechnung gibt es in Shiftbase verschiedene Einstellungen,
mit denen sichergestellt wird, dass die korrekte Pausenzeit mit den gestempelten Arbeitszeiten der Mitarbeiter abgeglichen wird.
Wähle zunächst die gewünschte Pausenberechnungsmethode – dir stehen folgende Optionen zur Verfügung:

Keine: Es erfolgt keine automatische Pausenberechnung, die Pause muss manuell eingetragen werden.
Automatisch: Wenn die gestempelten Zeiten mit dem Dienstplan übereinstimmen, wird die Pause aus dem Dienstplan übernommen.
Vom Dienstplan kopieren: Die Pause aus dem Dienstplan wird standardmäßig in der Stundenregistrierung übernommen – unabhängig von der tatsächlichen Stempelung.
Vom Dienstplan kopieren, außer wenn mehr gestempelt wurde: Wenn mehr Pause gestempelt wurde als laut Dienstplan vorgesehen, wird die gestempelte Pausenzeit verwendet.
Immer Pausenregeln anwenden: Die in Shiftbase definierten Pausenregeln werden immer angewendet, um die Pausen automatisch zu berechnen und zu registrieren.
Pausenregeln, außer wenn mehr gestempelt wurde: Wenn die gestempelte Pause länger ist als die berechnete Pause laut Pausenregeln, wird die gestempelte Pausenzeit übernommen.
Gestempelt: Mitarbeiter müssen ihre Pausen aktiv durch Ein- und Ausstempeln erfassen.
Die gestempelte Pause wird von der Gesamtarbeitszeit abgezogen.

Wichtiger Hinweis bei gestempelten Pausen (Option g):
Wenn du dich dafür entscheidest, Pausen zu stempeln, ist es wichtig, dass
die Mitarbeiter durch Aus- und Wiedereinstempeln ihre Pause registrieren. Achte darauf, dass du die Einstellung „Gestempelte Dienste teilen“ entsprechend anpasst, damit die Pause korrekt in der zugehörigen Arbeitszeile erfasst wird. Zudem hast du bei der Stempelfunktion die Möglichkeit, Pausenzeiten zu runden. Diese Einstellung kannst du über die dafür vorgesehenen Felder definieren.

3. Pausenregeln definieren

Pausenregeln stellen sicher, dass Mitarbeitern immer die von dir bestimmte Pause abgezogen wird. Die Pausenzeit hängt von der Länge der Arbeitszeit ab. Du stellst sie wie folgt ein:

Navigiere in die Einstellungen - Zeiterfassung - Pausenregeln.
Beim Regel-Typ kannst du einstellen, ob deine Pausenregeln auf Folgendem basieren sollen:
- Dauer der Schicht: Basierend auf der Anzahl der gearbeiteten Stunden wird automatisch eine Pause mit der Schicht verknüpft.
- Zeit des Tages: Basierend auf festen Uhrzeiten werden Pausen automatisch den Schichten zugeordnet.
Klicke auf „+Neue Pausenregel hinzufügen“.

Basierend auf der Dauer der Schicht:
Von hier aus können die minimalen und maximalen Arbeitsstunden mit den entsprechenden Pausen eingegeben werden. Diese Pausen werden von der Gesamtzahl der erfassten Stunden abgezogen. Der Mitarbeiter ist für diese Zeit verantwortlich. Diese Pausenregeln können für jeden Wochentag festgelegt werden.

Beispiel:

Wenn zwischen 5 Stunden und 8 Stunden gearbeitet wurde, wird eine 30-minütige Pause von der Schicht abgezogen. Wenn ein Mitarbeiter zwischen 8 Stunden und 23 Stunden gearbeitet hat, wird eine Pause von 60 Minuten von der Schicht abgezogen. Wenn ein Mitarbeiter weniger als 5 Stunden arbeitet, wird keine Pause für seine Arbeitsstunden berechnet.

Basierend auf der Zeit des Tages:
Von hier aus können die festen Zeiten für Pausen mit den entsprechenden Pausenregeln eingegeben werden. Diese Pausen werden von der Gesamtzahl der erfassten Stunden abgezogen. Der Mitarbeiter ist für diese Zeit verantwortlich. Diese Pausenregeln können für jeden Wochentag festgelegt werden.

Du kannst die Einstellung Dynamisch verwenden, wenn die tatsächliche Pausenzeit kürzer ist als die angegebene Pausenzeit. Die tatsächlich genommene Pausenzeit wird dann verwendet.

Beispiel:

Hier werden Pausen zu festen Zeiten berechnet, wobei die Länge jeder Pause festgelegt ist. Mitarbeiter erhalten diese Pausen automatisch registriert, abhängig von ihrer Arbeitszeit. In diesem Beispiel wird einem Mitarbeiter, der um 08:00 Uhr beginnt und um 17:00 Uhr endet, eine Pause von 60 Minuten registriert. Wenn ein Mitarbeiter um 08:00 Uhr beginnt und um 12:40 Uhr endet, wird in diesem Beispiel nur die erste 15-minütige Pause erfasst. Wenn die Pausenzeit kürzer ist als die volle Pausenzeit (in diesem Fall 30 Minuten), wird sie nicht erfasst.

4. Abschluss

Jetzt hast du einen Überblick über die Möglichkeiten zur Pausenberechnung in Shiftbase. Wenn du hierzu noch Fragen hast, melde dich immer gerne bei unserem Support-Team.

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