Wenn du gerne möchtest, dass Shiftbase die Pausen deiner Mitarbeiter berechnet, hast du verschiedene Möglichkeiten, dies zu konfigurieren. An dieser Stelle möchten wir dir diese aufzeigen, damit du dich für eine passende Einstellung entscheiden kannst.

2. Stempel-Einstellungen verwalten

Du hast deine gewünschte Stempelmethode ausgewählt und möchtest nun die Einstellungen verwalten. Mit den Stempel-Einstellungen kannst du z. B. dafür sorgen, dass Zeiten automatisch gerundet werden oder dass Mitarbeiter per Smartphone nur an ihrem Standort stempeln dürfen.

Los geht’s;

Öffne deinen Shiftbase-Account.
Klicke oben rechts auf das Zahnrad-Symbol.
Klicke in der linken Spalte auf „Zeiterfassung“.
Wähle im Dropdown-Menü den Reiter „Allgemein“.

Wenn du den Schieberegler bei „Dienstplan ins Arbeitszeitprotokoll kopieren“ deaktivierst, verhinderst du doppelte Einträge in der Stundenregistrierung. Das bedeutet aber auch: Wenn Mitarbeiter nicht stempeln, werden keine Arbeitsstunden erfasst.
Wichtig: Kommuniziere das klar an deine Mitarbeiter!

Klicke jetzt links auf „Stempeln“, um mit den konkreten Einstellungen fortzufahren.
Wir erklären dir jetzt, wie du dafür sorgst, dass Zeiten korrekt gerundet und erfasst werden.

Die vier wichtigsten Grundeinstellungen:

Beim Einstempeln runden
Wenn Mitarbeiter einstempeln, möchten viele Unternehmen gerundete Zeiten sehen.
In Shiftbase kannst du Stempelzeiten auf- oder abrunden oder auf die nächstgelegene Intervallzeit setzen. Wenn du keine Rundung möchtest, stelle die Option auf „Keine“.

Beispiel:
Geplante Startzeit laut Dienstplan: 09:00 Uhr.
Rundung steht auf „Aufrunden“.
Mitarbeiter stempelt ein um 09:07 Uhr.
→ Die Zeit wird auf das nächste Viertelstundensegment gerundet: 09:15 Uhr.

Möchtest du nicht auf 15 Minuten runden?
Dann kannst du das Intervall ändern: Klicke links auf „Allgemein“ und ändere das Intervall von 15 Minuten auf z. B. 30 Minuten.
→ In dem Beispiel würde dann auf 09:30 Uhr gerundet.
Beim Ausstempeln runden
Gleiche Logik wie beim Einstempeln.
Auch hier kannst du Aufrunden / Abrunden / Nächstgelegene Zeit oder Keine Rundung wählen.

Beispiel:
Geplante Endzeit: 17:00 Uhr.
Rundung steht auf „Zum Nächsten Zeitwert“.
Mitarbeiter stempelt aus um 16:53 Uhr.

→ Das System rundet auf 17:00 Uhr (wendet mathematisch korrektes Runden an).
Auch hier kannst du das Intervall bei Bedarf anpassen, wie beim Einstempeln beschrieben.
Verwende die geplante Startzeit für die Arbeitszeiterfassung
Diese Einstellung verhindert, dass Mitarbeitende vor ihrer geplanten Schicht bereits Zeit erfassen. Die Startzeit wird aus dem Dienstplan übernommen.

Beispiel:
Toleranz: 1 Stunde.
Dienstplan: Startzeit 09:00 Uhr.
Mitarbeiter stempelt ein um 08:30 Uhr.

→ System übernimmt 09:00 Uhr als Startzeit.
Möchtest du, dass frühere Stempelzeiten berücksichtigt werden, kannst du den Zeitrahmen anpassen.
Wichtig: Dies ist keine Rundung, sondern eine Dienstplanübernahme.
Verwende die geplante Endzeit für Arbeitszeiterfassung
Diese Einstellung verhindert, dass Mitarbeitende durch spätes Ausstempeln Überstunden ansammeln.
Die Endzeit wird ebenfalls aus dem Dienstplan übernommen.

Beispiel:
Toleranz: 15 Minuten.
Dienstende laut Dienstplan: 17:00 Uhr.
Mitarbeiter stempelt aus um 17:10 Uhr.

→ Das System übernimmt 17:00 Uhr als Endzeit, da innerhalb der Toleranz.

Weitere nützliche Einstellungen:
Rundung der Zeit zwischen geteilten Schichten
Wenn Mitarbeiter mehrere Dienste hintereinander an einem Tag haben,
kannst du auch die Zeit zwischen den Schichten runden lassen – z. B. auf- oder abrunden oder auf die nächstgelegene Zeit.
Automatische Genehmigung der erfassten Zeiten

Möchtest du trotzdem Arbeitsstunden automatisch anstatt manuell genehmigen, kannst du dies auf „Immer“ umstellen. Dann brauchst du keine Arbeitsstunden mehr manuell zu genehmigen. Eine Zwischenstufe wäre die Option „Bei Übereinstimmung mit dem Dienstplan“. Dies bedeutet, dass exakt dem Dienstplan entsprechende Stempelzeiten automatisch genehmigt werden.
Ausstempeln nach
Wenn Mitarbeiter vergessen auszustempeln, kann das System dies nach einer bestimmten Dauer automatisch übernehmen.

Beispiel:
Einstempelzeit: 12:00 Uhr.
Automatisches Ausstempeln nach: 14 Stunden.

→ System stempelt um 02:00 Uhr nachts automatisch aus.
Die Endzeit wird dann gleich der Startzeit übernommen, und du erhältst eine Benachrichtigung, damit du die Zeit manuell korrigieren kannst.
Gestempelte Dienste teilen
Wenn ein Mitarbeitender mehrmals täglich stempelt, wird normalerweise für jede Aktion eine neue Arbeitsstundenzeile erstellt. Möchtest du lieber eine zusammenhängende Zeile, kannst du
z. B. einstellen:
→ 1 Stunde Toleranz zwischen Stempelungen.
→ Folgeaktionen innerhalb dieser Stunde werden in dieselbe Zeile geschrieben.
Erlaube Einstempeln ohne Dienstplan
Wir empfehlen, diese Funktion immer aktiviert zu lassen. So können Mitarbeiter auch ohne eingetragene Schicht im Dienstplan direkt stempeln, z. B. wenn jemand spontan einspringen muss.

Tipp: Du hast übrigens die Möglichkeit, für jede Abteilung unterschiedliche Einstellungen durchzuführen. Klicke einfach auf „+ Variation hinzufügen“ und wähle die Abteilung aus, für welche du die Einstellungen definieren möchtest.

3. Stempelgrenzen einstellen

(Premium) Um sicherzustellen, dass Mitarbeiter nur am Unternehmensstandort einstempeln können, gibt es in Shiftbase sogenannte Stempelgrenzen. Mit dieser Einstellung kannst du verhindern, dass Mitarbeitende sich von zu Hause aus einstempeln.

Es stehen dir dafür zwei Optionen zur Verfügung

Stempeln basierend auf einer verbundenen IP-Adresse
Stempeln basierend auf GPS-Standort

Stempeln per IP-Adresse – so richtest du es ein:

Klicke in der linken Spalte auf „Stempelgrenzen“.
Klicke rechts auf den blauen Button „+ IP-Adresse“.

Das System übernimmt automatisch die aktuelle IP-Adresse, mit der du gerade verbunden bist. Stelle sicher, dass dies auch die IP-Adresse ist, mit der sich deine Mitarbeiter verbinden werden.

Du kannst auch mehrere IP-Adressen hinzufügen – das ist besonders nützlich, wenn du ein großes Gebäude mit mehreren WLAN-Netzen hast oder mehrere Standorte betreibst.

Wichtig: Fällt z. B. der Strom aus oder funktioniert der Router nicht, ist kein Stempeln mehr möglich, da dies nur mit einer aktiven Verbindung zur hinterlegten IP-Adresse funktioniert.
Es ist außerdem ratsam zu prüfen, ob sich deine IP-Adresse regelmäßig automatisch ändert (z. B. stündlich). Wenn ja, musst du die Adresse ständig in Shiftbase aktualisieren
– oder du entscheidest dich dafür, dass dein Router eine feste IP-Adresse beibehält.

Stempeln per GPS – so richtest du es ein:

Klicke in der linken Spalte auf „Stempelgrenzen“.
Scrolle nach unten, bis du die Karte siehst.
Gib oben die Adresse ein, an der die Mitarbeiter stempeln sollen.
Es erscheint ein Kreis auf der Karte. Innerhalb dieses Kreises können sich die Mitarbeitenden nun einstempeln.
Hinweis: GPS kann eine Ungenauigkeit von bis zu 40 Metern haben.
Du kannst den Kreis daher verschieben, vergrößern oder verkleinern, je nach Bedarf. Wenn du mehrere Standorte hast, kannst du auch mehrere Kreise anlegen. Mitarbeiter können dann innerhalb jedes dieser Bereiche ein- und ausstempeln.

4. Abschluss

Du hast nun alle wichtigen Einstellungen zur Zeiterfassung kennen gelernt. Als letzte Anleitung dieses Kapitels wollen wir dir noch zeigen, welche Möglichkeiten zur Pausenberechnung du in Shiftbase hast.

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Die passende Stempelmethode wählen

Pausenberechnung nach Bedarf einrichten

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