Basiswissen zur Dienstplanerstellung

1. Einleitung

Willkommen zur Anleitung für die Dienstplanerstellung!
Hier lernst du Schritt für Schritt, wie du Schichten in unserem System erstellen kannst.
Durch das Hinzufügen dieser Schichten zu deinem Account kannst du ganz einfach einen Dienstplan erstellen, der perfekt zur Einsatzplanung deiner Mitarbeitenden passt.
Lass uns loslegen und dein Schichtmanagement noch effizienter gestalten!

2. Schichten erstellen

Innerhalb von Shiftbase ist es wichtig, dass Kunden ihren Dienstplan so effizient wie möglich erstellen können. Um dies zu ermöglichen, ist es notwendig, Schichten anzulegen. Diese Schichten erleichtern die Planung von Mitarbeitenden erheblich.

In dieser Anleitung erklären wir, wie Kunden Schichten erstellen und bearbeiten können. Dies ist nicht nur beim Einrichten des Kontos entscheidend, sondern auch in Zukunft nützlich – zum Beispiel, wenn Änderungen erforderlich sind.

Bevor du mit dem Erstellen von Schichten beginnst, empfehlen wir, zunächst nur die am häufigsten vorkommenden Schichten hinzuzufügen. Hast du von einer bestimmten Schicht mehrere Varianten mit unterschiedlichen Start- oder Endzeiten? Frage dich dann, ob es notwendig ist, diese als eigene Standardschicht anzulegen. Falls nicht, kannst du diese Varianten später ganz einfach beim Erstellen des Dienstplans anpassen.

Folge diesen Schritten, um deine Schichten anzulegen:

1. Klicke oben rechts auf das Zahnrad.
2. Klicke in der linken Spalte auf „Schichten“
   
   Bevor du damit beginnst, ist es wichtig zu wissen, dass Schichten pro Abteilung angelegt werden.
   Hast du mehrere Abteilungen, kannst du oben rechts auf den Namen der ausgewählten Abteilung klicken, um zu einer anderen Abteilung zu wechseln.
   
   
3. Klicke auf „Schicht hinzufügen“.
4. Fülle die folgende Maske aus.

1. Name: Der Name der Schicht.
2. Kurzform: Der Name, der in der Team- oder in der Monatsansicht sichtbar ist.
3. Beschreibung: Eine Beschreibung der Schicht.
4. Start- und Endzeit: Die Arbeitszeiten für die Schicht.
5. Endzeit für Mitarbeiter ausblenden: Wenn diese Option aktiviert ist, können Mitarbeiter die Endzeit ihrer Schicht nicht sehen, dies kann nützlich sein, wenn Mitarbeiter bis zum Ende der Schicht arbeiten müssen, man aber das Ende nicht genau absehen kann.
6. Pause: Dauer der Pause in Minuten.
7. Farbe: Farbe der Schicht im Dienstplan.

3. Schichten hinzufügen

Wenn du nun den Mitarbeiter einteilen möchtest, kannst du das auf mehrere Arten tun:

1. Methode:

1. Klicke auf „Dienstplan“.
2. Klicke auf „Schicht hinzufügen“.
3. Es erscheint ein Formular, mit dem du eine Schicht planen kannst.

2. Methode:

1. Klicke auf „Dienstplan“.
2. Klicke auf die + Schaltfläche neben einem Tag, um eine neue Schicht hinzuzufügen.
3. Es erscheint ein Formular, mit dem du eine Schicht planen kannst.

3. Methode:

1. Klicke auf „Dienstplan“.
2. Klicke oben links auf die Schaltfläche Schichten/Teams.
3. Du siehst ein Menü mit allen Schichten. Du kannst diese in den Dienstplan ziehen.

4. Schichten bearbeiten und wiederholen

Willst du eine eingeteilte Schicht bearbeiten?

1. Klicke auf das Bleistift-Symbol in der platzierten Schicht.
2. Es wird eine Maske erscheinen, in der du Änderungen vornehmen kannst.

1. Team: Das Team, dem die Schicht zugewiesen werden soll.
   
   
2. Schicht: Die gewünschte Art der Schicht.
   
   
3. Mitarbeiter: Die Mitarbeiter, die für diese Schicht eingeplant werden sollen.
   
   
4. Start- und Endzeit: Die Arbeitszeiten für die Schicht.
   
   
5. Endzeit für Mitarbeiter verbergen: Wenn du dieses Kästchen anklickst, können die Mitarbeiter die Endzeit ihrer Schicht nicht sehen, dies kann nützlich sein, wenn die Mitarbeiter bis zum Ende der Schicht arbeiten müssen.
   
   
6. Pause: Dauer der Pause in Minuten.
   
   
7. Beschreibung: Eine Beschreibung des Dienstes.
   
   
8. Diese Schicht wiederholen: Aktiviere diese Option, wenn du möchtest, dass die Schicht periodisch wiederholt wird. Du kannst hier die Häufigkeit, das Enddatum und die Tage der Wiederholung eingeben.
   
   
9. Benachrichtigung senden: Aktiviere dies, wenn du möchtest, dass die ausgewählten Mitarbeiter eine Benachrichtigung über die Schicht erhalten.

5. Schichten tauschen

Mitarbeiter können untereinander Schichten tauschen. Schichttausch ist das Anbieten der eigenen Schicht an Kollegen innerhalb einer Abteilung. Wenn ein Mitarbeiter eine Tauschanfrage stellt, erhalten die Kollegen eine Nachricht. Sie können dann wählen, ob sie diese Schicht annehmen wollen. Die Regel für die Annahme einer Schicht lautet: Wer zuerst kommt, mahlt zuerst. Wenn Mitarbeiter einen Austausch vorgenommen haben, erhält der Manager eine Nachricht. Die Tauschanfrage kann dann genehmigt oder abgelehnt werden, wobei die richtigen Zugangsrechte erforderlich sind.

1. Gehe zu „Dienstplan“.
2. Platziere deine Maus über der Schicht, die du tauschen möchtest und klicke auf die Lupe.
3. Klicke auf „Tauschanfrage beantragen“.
4. Wähle den Mitarbeiter aus, dem du den Tausch anbieten möchtest.
5. Wenn eine Schicht im Dienstplan zum Tausch angeboten wird, kannst du sie leicht an den rotierenden Pfeilen erkennen.

Wichtig: Es handelt sich um einen einseitigen Tausch. Wenn der Tausch in beide Richtungen erfolgen soll, muss also noch eine zweite Tauschanfrage vom anderen Mitarbeiter gestellt werden.

6. Stundenübersicht pro Mitarbeiter im Dienstplan

Um deine Ansicht weiter anzupassen, steht dir eine Liste mit Filtern zur Verfügung, die du jederzeit ein- oder ausschalten kannst. Du kannst diese wie folgt öffnen:

1. Klicke oben rechts auf die Schaltfläche „Filter“.
2. Es öffnet sich jetzt eine Liste mit allen verfügbaren Filtern. Du kannst selbst entscheiden, welche aktiviert oder deaktiviert werden sollen.

Einer der am häufigsten genutzten Filter ist „Summen anzeigen“. Dieser Filter sorgt dafür, dass du in deiner Planung zusätzliche Informationen angezeigt bekommst – zum Beispiel die Gesamtdauer eines geplanten Dienstes und die Kosten basierend auf dem Stundenlohn. Außerdem siehst du 3 Zahlen unter dem Namen deiner Mitarbeiter im Dienstplan:

1. Die Stunden, für die der Mitarbeiter an diesem Tag / Woche / Monat geplant war.
2. Die Vertragsstunden, die der Mitarbeiter an diesem Tag / Woche / Monat arbeiten soll.
3. Die Plus-Minus-Stunden am Ende der letzten Woche (Sonntag). Diese Ansicht wird einmal täglich aktualisiert und ändert sich je nach genehmigten Arbeitsstunden des Mitarbeiters.

7. Abschluss

Diese Anleitung hat dir die ersten Schritte zur Dienstplanerstellung gezeigt. In der nächsten Anleitung dieses Kapitels wollen wir ein wenig mehr in die Tiefe steigen und uns fortgeschrittenere Funktionen in der Dienstplanung anschauen.