Die Erstellung eines Dienstplans ist einer der wichtigsten Bestandteile deines Accounts.
Sie stellt sicher, dass Mitarbeitende genau wissen, wann sie arbeiten, und gibt dir einen Überblick darüber, ob genügend Personal eingeplant ist.
Mit dieser Anleitung lernst du, wie du mit extra Funktionen in Shiftbase einen optimalen Dienstplan erstellen kannst.

2. Offene Schichten ausschreiben

Offene Schichten sind Schichten, die noch nicht besetzt sind. Für diese Art von Schichten kannst du Mitarbeiter einladen, damit sie sich selbst für eine Schicht eintragen können, wenn sie diese übernehmen möchten.

So legst du eine offene Schicht an:

Klicke in der Zeile für offene Schichten an dem gewünschten Datum auf eines der leeren Felder.
Wähle die Anzahl offener Schichten.
Wähle eine Schicht aus.
Wähle die Mitarbeiter aus, die du einladen möchtest.
Passe ggf. Start- und Endzeit an.
Optional: Füge eine Beschreibung hinzu.
Optional: Aktiviere das Kontrollkästchen „Schicht wiederholen“, wenn die offene Schicht an mehreren Tagen oder Wochen wiederholt werden soll.
Klicke unten auf Speichern.

Wichtig:
Ist nur eine Schicht offen, aber du hast mehrere Mitarbeiter eingeladen? Dann gilt: Wer zuerst kommt, mahlt zuerst.
Möchtest du stattdessen selbst entscheiden, wer die Schicht übernehmen darf, dann aktiviere beim Erstellen der offenen Schicht das Kästchen „Genehmigung erforderlich“.
Wenn ein Mitarbeitender sich für eine Schicht bewirbt, erkennst du das am Mitarbeitenden-Symbol innerhalb der offenen Schicht.

Wenn du dies siehst, kannst du die Schicht mit den folgenden Schritten zuweisen:

Klicke auf die offene Schicht
Klicke oben auf den Tab „Zuweisen an Mitarbeiter“
Wähle den Mitarbeiter aus, der die Schicht übernehmen soll
Klicke unten auf „zuordnen“

3. Erforderliche Dienste definieren

(Premium) Erforderliche Dienste sind ein praktisches Tool, mit dem du einen besseren Überblick erhältst und festlegen kannst, wie viele Mitarbeitende für eine bestimmte Schicht benötigt werden. Basierend auf den von dir definierten erforderlichen Diensten siehst du sofort, ob ausreichend Personal für eine Schicht eingeplant wurde. Erhält der Dienst den Status Rot, bedeutet das, dass noch zusätzliche Mitarbeitende eingeplant werden müssen. Ein grüner Status zeigt an, dass die Anforderungen erfolgreich erfüllt sind.

Achtung: Du siehst zwei oder mehr Einträge für erforderliche Dienste. Innerhalb einer Abteilung gibt es eine übergeordnete Definition der erforderlichen Dienste für die gesamte Abteilung. Du kannst aber auch entscheiden, erforderliche Dienste pro Team anzulegen.

Folge diesen Schritten, um einen erforderlichen Dienst anzulegen:

Klicke in der Zeile für erforderliche Dienste am gewünschten Datum auf eines der leeren Felder.
Wähle eine Schicht aus.
Gib an, ob eine exakte, minimale oder maximale Anzahl von Mitarbeitern benötigt wird.
Gib die gewünschte Anzahl an Schichten für diesen Dienst ein.
Passe die Zeiteinstellungen nach Wunsch an.
Ändere bei Bedarf die Schichtzeiten.
Optional: Füge eine Beschreibung hinzu.
Optional: Aktiviere das Häkchen „Schicht wiederholen“, wenn dieser Dienst an mehreren Tagen oder Wochen wiederholt werden soll.

Tipp: Du kannst aus der Zeile für erforderliche Dienste auch Schichten direkt per Drag & Drop an Mitarbeitende zuweisen.

4. Dienstplan veröffentlichen

(Premium) Innerhalb von Shiftbase sind alle Dienstpläne standardmäßig für die Mitarbeiter sichtbar. Standardmäßig veröffentlicht der Dienstplan alle Schichten 365 Tage im Voraus. Du kannst die Anzahl der Tage in den Einstellungen des Dienstplans ändern.

Gehe über das Zahnrad in die Einstellungen.
Klicke auf „Dienstplan“.
Von hier aus kannst du zum unteren Ende der Seite scrollen und die gewünschte Anzahl von Tagen im Voraus festlegen, wann der Dienstplan veröffentlicht werden soll. Wenn du hier 0 Tage einstellst, kannst du das Veröffentlichen komplett manuell steuern.

Im Reiter Dienstplan kannst du überprüfen, für welchen Zeitraum die Dienstpläne veröffentlicht wurden.

Klicke „Aktionen“.
Als Nächstes klickst du auf „Dienstplan veröffentlichen“.

Im Beispiel unten wurde der Dienstplan bis Mittwoch (grün) veröffentlicht und ist somit für die Mitarbeiter verfügbar. Freitag bis Sonntag sind noch nicht veröffentlicht (rot), und daher für Mitarbeiter nicht sichtbar.

Durch einen Klick auf einen Tag kann dieser veröffentlicht oder vor den Mitarbeitern versteckt werden. Du kannst auch auf das “Veröffentlichen” auf der rechten Seite klicken, um den gesamten Dienstplan zu veröffentlichen.

Um den Veröffentlichungsstatus im Dienstplan sichtbar zu machen:

Gehe auf den Reiter „Dienstplan“.
Klicke oben rechts auf die graue Schaltfläche „Filter“.
In dieser Liste muss „Veröffentlichungsstatus anzeigen“ mit einem Häkchen versehen sein. Wenn dies aktiviert ist, siehst du die Veröffentlichungsleiste über dem Dienstplan erscheinen. Durch einen Klick auf einen Tagesabschnitt außerhalb des Zeitraums der automatischen Veröffentlichung kann ein Tag veröffentlicht, oder für Mitarbeiter ausgeblendet werden.

5. Abschluss

Jetzt hast du ebenfalls die fortgeschrittenen Funktionen des Dienstplans kennengelernt. Diese können dich zusätzlich bei der Optimierung deines Dienstplans unterstützen. Als letzte Anleitung dieses Kapitels wollen wir dir zeigen, wie Mitarbeiter ihre Verfügbarkeiten angeben können.

←

Basiswissen zur Dienstplanerstellung

Verfügbarkeiten deiner Mitarbeiter berücksichtigen

→