Berechtigungen

1. Einleitung

Willkommen zu dieser Anleitung zu Sicherheitseinstellungen.

In dieser Anleitung erkläre ich, was Berechtigungen sind, wie du sie verwaltest und warum sie für das reibungslose Funktionieren unseres Systems so wichtig sind.

Es ist entscheidend, dass du diese Berechtigungen korrekt einstellst – so stellst du sicher, dass die richtigen Personen die richtigen Aktionen in deinem Account ausführen können. Das beugt Fehlern vor, erhöht die Effizienz und gewährleistet die Sicherheit des Systems.

2. Was sind Berechtigungen und wie verwaltest/veränderst du sie?

Berechtigungen bestimmen, welchen Zugang ein Mitarbeiter innerhalb deines Shiftbase-Accounts hat. Dabei geht es zum Beispiel um das Einsehen bestimmter Daten, das Verwalten von Benutzerkonten oder das Ausführen spezifischer Aufgaben innerhalb von Shiftbase.

1. Öffne deinen Shiftbase-Account.
2. Klicke oben rechts auf das Zahnrad-Symbol.
3. Klicke anschließend in der linken Spalte auf den Tab Sicherheit.

Auf der rechten Seite siehst du nun alle verschiedenen Kategorien, für die du individuelle Berechtigungen festlegen kannst. Wenn du einen der Tabs öffnest, siehst du oben die verschiedenen Berechtigungsgruppen. Diese Gruppen wirst du später den jeweiligen Mitarbeitern zuweisen. Standardmäßig wird neuen Mitarbeitenden die Berechtigungsgruppe Mitarbeiter zugewiesen. Unterhalb der Berechtigungsgruppen kannst du dann für jede einzelne Berechtigung individuell festlegen, ob sie für die jeweilige Gruppe aktiviert oder deaktiviert sein soll, indem du einen Haken setzt oder entfernst und neu speicherst.
Du kannst außerdem die Namen der Berechtigungsgruppen ändern, indem du auf das Bleistiftsymbol neben der Berechtigungsgruppe klickst.

Premium Standardmäßig sind vier Berechtigungsgruppen eingestellt. Weitere Gruppen können durch einen Klick auf die Schaltfläche + Neue Gruppe hinzugefügt werden.

3. Zuweisen an Mitarbeiter

Wenn du sichergestellt hast, dass du die richtigen Berechtigungen pro Berechtigungsgruppe ausgewählt hast, kannst du damit fortfahren, die Berechtigungsgruppen den Mitarbeitern zuzuweisen.
Achte darauf: Standardmäßig haben alle Mitarbeiter in deinem Account die Berechtigungsgruppe Mitarbeiter.

Aber wie machst du jemanden zum Personalplaner oder Manager? Das ist ganz einfach – ich zeige dir, wie es geht:

1. Öffne deinen Shiftbase-Account.
2. Klicke oben auf den Tab Mitarbeiter.
3. Klicke auf den Namen eines Mitarbeiters, die du z. B. zum Personalplaner oder Manager machen möchtest.
4. Du befindest dich jetzt im Mitarbeiterprofil.
5. Klicke oben auf den Tab Teams und Berechtigungen.
6. Wähle die passende Berechtigungsgruppe für diese Person aus. (Wenn du mehrere Abteilungen hast, kannst du dies je Abteilung festlegen.)
7. Klicke auf Speichern.

4. Tipps

Achtung: Manche Berechtigungen ähneln sich. Achte daher genau darauf, welches Häkchen du setzt. Ein kurzes Beispiel:

• Arbeitszeitprotokoll – Alle Arbeitszeitprotokolle ansehen → Mit dieser Berechtigung kann die jeweilige Berechtigungsgruppe alle geleisteten Arbeitsstunden innerhalb einer Abteilung einsehen.
• Arbeitszeitprotokoll – Eigene Arbeitszeitprotokolle einsehen → Mit dieser Berechtigung kann die jeweilige Berechtigungsgruppe nur die eigenen geleisteten Arbeitsstunden einsehen.

5. Abschluss

Du hast nun gesehen, wie du mit Berechtigungen und Berechtigungsgruppen umgehen musst. Dabei ist es wichtig, dass du diese stets korrekt pflegst.

Solltest du dennoch Fragen oder besondere Anliegen haben, kannst du dich jederzeit an unseren Support wenden. Klicke dazu einfach oben rechts auf das Fragezeichen.