In dieser Anleitung geht es um die Organisationsstruktur. Hier legst Du fest, wie Du Dein Unternehmen in Shiftbase strukturell aufbauen möchtest. Egal, ob Du neu bei uns bist oder einfach Dein Wissen auffrischen möchtest – diese Anleitung bietet Dir wertvolle Einblicke und praktische Tipps. Das Einrichten der Organisationsstruktur ist entscheidend für einen klaren Überblick sowie eine sinnvolle Aufteilung der Mitarbeiter und Aufgaben. Sie bildet die Grundlage Deines Accounts und sorgt dafür, dass alles effizient und übersichtlich abläuft.

2. Einstellungen / Organisation

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Shiftbase ist in drei verschiedene Ebenen unterteilt. In dieser Anleitung zeigen wir Dir anhand eines einfachen Beispiels, wie die einzelnen Ebenen aufgebaut sind. Anschließend geben wir Dir noch weitere Beispiele, wie Du mit diesen Ebenen flexibel arbeiten kannst.

Standorte = Der Standort entspricht in Shiftbase in der Regel dem Namen Deines Unternehmens. Diese Ebene erfüllt zunächst noch keine Funktion, aber alle weiteren Strukturen, die Du anlegst, werden diesem Standort untergeordnet.
Wenn Du zwei Unternehmen in einem Shiftbase-Account verwalten möchtest, kannst Du einfach einen zusätzlichen Standort anlegen.
Abteilungen = Eine Abteilung kannst Du Dir wie eine eigene Insel vorstellen – mit eigenen Regeln, eigenen Diensten und eigenen Mitarbeitern.

Beispiel:
Bei Shiftbase haben wir die Abteilung Support. Nur Mitarbeiter des Supports können hier den Dienstplan einsehen und Schichten übernehmen. Auch die Einstellungen für die Zeiterfassung können von Abteilung zu Abteilung unterschiedlich sein.
Häufig möchten Manager nur ihre eigene Abteilung verwalten und keine Einblick in andere Abteilungen haben. Falls es in Deinem Unternehmen für verschiedene Abteilungen jeweils eigene Manager gibt, empfiehlt es sich, pro Manager eine eigene Abteilung anzulegen. Natürlich ist es auch möglich, dass eine Abteilung von mehreren Managern gemeinsam verwaltet wird.
Teams = In ein Team wird ein Mitarbeiter direkt zugewiesen – dies ist der zentrale Einsatzort, an dem er oder sie geplant wird.
Eine Abteilung kann in mehrere Teams untergliedert werden, zum Beispiel, um verschiedene Tätigkeiten oder Mitarbeitergruppen voneinander abzugrenzen.

Beispiel:
In der Abteilung Support bei Shiftbase haben wir folgende Teams:

- 1stes Level Support: Kolleg:innen, die Telefonanrufe entgegennehmen und den Chat betreuen.
- 2tes Level Support: Kolleg:innen, die Eskalationen aus dem 1st Level bearbeiten.
- Consultants: Kolleg:innen, die Termine vereinbaren, um Kunden beim Einrichten des Systems zu unterstützen.

Premium Wie bereits erwähnt, ist ein Mitarbeiter einem Team innerhalb einer Abteilung zugeordnet. Sollte er oder sie jedoch in einem anderen Team arbeiten müssen, ist das möglich. Der Mitarbeiter wird dann für einen Tag oder für einige Tage an ein anderes Team "ausgeliehen". Mit einem Flexpool kannst Du Mitarbeiter mehreren Abteilungen zuweisen, sie flexibel in den Standardteams einplanen und so effizient Lücken in der Planung füllen, ohne dass sie in den jeweiligen Abteilungen sichtbar sind. Wenn du ein Team hinzufügst oder änderst, kannst du den Flexpool-Typ auswählen.
Wenn Du Personen in Deinem Shiftbase-Account hast, die hauptsächlich administrative Aufgaben übernehmen, jedoch weder eingeplant noch Zeiten erfassen sollen, kannst Du hierfür ein unsichtbares Team erstellen, sodass diese Mitarbeiter im System weder im Dienstplan noch in der Zeiterfassung erscheinen.

3. Standort/Abteilung/Team hinzufügen

Wenn Du Deine Organisationsstruktur erstellen möchtest, kannst Du ganz einfach einen Standort, eine Abteilung oder ein Team hinzufügen. Gehe dazu folgendermaßen vor:

Klicke auf den blauen Button „+ Erstellen“
Wähle Standort, Abteilung oder Team aus.
Fülle die erforderlichen Felder aus.
Klicke unten auf den blauen Button „Erstellen“

Tipp:
Beim Anlegen einer Abteilung hast Du die Möglichkeit, eine Adresse anzugeben. Dadurch kann im Dienstplan eine Wettervorhersage angezeigt werden.

4. Beispiele für Organisationsstrukturen

Einige Beispiele für den Aufbau eines Accounts:

Gastronomie

Einzelhandel

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Einführung

Berechtigungen

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