Nachdem du gelernt hast, wie Vertragsarten in Shiftbase eingerichtet und angepasst werden, wollen wir uns nun damit beschäftigen, wie du diese Verträge mit individuellen Daten für deine Mitarbeiter befüllst.
In dieser Anleitung fokussieren wir uns auf zwei Arten von Mitarbeitern, die auf Stundenbasis vergütet werden:

Stundenangestellte (ohne Sollstunden)
Minijobber (mit monatlicher Einkommensgrenze)

Du lernst, wie beide Vertragsarten im Mitarbeiterprofil eingerichtet und verwaltet werden und welche Besonderheiten bei Urlaub, Stundenaufbau und Auszahlung zu beachten sind.

2. Beispiel eines Stundenangestellten

Stundenangestellte werden nach tatsächlich geleisteten Stunden bezahlt. Hier siehst du ein Beispiel, wie man einen Stundenvertrag in Shiftbase für einen Mitarbeiter ausfüllen könnte:

Vertragsabteilung: Dies ist die Standardabteilung des Mitarbeiters, sie dient auch als Kostenstelle.
Vertragsart: Hier wählst den Stundenvertrag aus.
Funktion: Du kannst die Funktion, die der Mitarbeiter innerhalb deiner Organisation hat, eingeben.
Von: Trage hier den Vertragsstart ein. Achtung: Für Verträge, die vor dem laufenden Jahr begonnen sind, trägst du den 01.01. des laufenden Jahres ein. Wenn ein Mitarbeiter dieses Jahr bei dir angefangen hat oder noch anfangen wird, nimmst du sein Startdatum (in diesem Jahr).
Bis: Wenn der Mitarbeiter einen befristeten Vertrag hat, trägst du hier das Datum ein, an dem der Vertrag ausläuft. Dieses Feld muss nicht ausgefüllt werden, wenn ein Mitarbeiter einen Vertrag auf unbestimmte Zeit hat.
Stundenlohn: Hier kannst du den Stundenlohn deines Mitarbeiters eintragen.
Abwesenheitssaldo: Über den Taschenrechner gibst du die Urlaubstage für eine 5-Tage-Woche ein. ACHTUNG: Beim Stundenvertrag wird laut den Standardeinstellungen in Shiftbase der Urlaub laut gearbeiteten Tagen aufgebaut. Der Aufbaufaktor, den du siehst, ist der Urlaubsanspruch, den sich der Mitarbeiter pro gearbeitetem Tag aufbaut. Der tatsächliche Urlaubsanspruch kann also von dem vertraglich vereinbarten Anspruch abweichen. Wenn du dem Stundenangestellten einen festen Urlaubsanspruch zuteilen willst, egal wie viele Tage er für dich arbeitet, stellst du hier in dem Vertrag die Tage im Taschenrechner auf 0. Dann fügst du dem Mitarbeiter jährlich seinen Urlaubsanspruch über eine Korrektur seiner Abwesenheitsbilanz hinzu.
Vertragsstunden: Die Vertragsstunden lässt du beim Stundenvertrag unausgefüllt, da Stundenangestellte keine Sollstunden haben.

3. Beispiel eines Minijobbers

Minijobber werden wie Stundenangestellte nach tatsächlichen Stunden bezahlt, besitzen jedoch eine gesetzliche monatliche Verdienstgrenze.
Mit dem neuen Minijob-Feature in Shiftbase kann diese Grenze automatisch überwacht und monatlich ausgewertet werden.

3.1 Minijob-Vertrag ausfüllen

Hier siehst du ein Beispiel, wie man einen Minijob-Vertrag in Shiftbase für einen Mitarbeiter ausfüllen könnte:

Vertragsabteilung: Dies ist die Standardabteilung des Mitarbeiters, sie dient auch als Kostenstelle.
Vertragsart: Hier wählst du den Minijobvertrag aus.
Funktion: Du kannst die Funktion, die der Mitarbeiter innerhalb deiner Organisation hat, eingeben.
Von: Trage hier den Vertragsstart ein. Achtung: Für Verträge, die vor dem laufenden Jahr begonnen sind, trägst du den 01.01. des laufenden Jahres ein. Wenn ein Mitarbeiter dieses Jahr bei dir angefangen hat oder noch anfangen wird, nimmst du sein Startdatum (in diesem Jahr).
Bis: Wenn der Mitarbeiter einen befristeten Vertrag hat, trägst du hier das Datum ein, an dem der Vertrag ausläuft. Dieses Feld muss nicht ausgefüllt werden, wenn ein Mitarbeiter einen Vertrag auf unbestimmte Zeit hat.
Stundenlohn: Hier kannst du den Stundenlohn deines Mitarbeiters eintragen. Darauf basierend berechnet Shiftbase automatisch die monatliche Maximalstundenzahl:

Monatsgrenze (€) ÷ Stundenlohn = maximale Stunden pro Monat
💡 Beispiel:
Maximaler Minijoblohn 2025: 556 €
Gewünschte Stunden: 30 Std/Monat
→ 556 € ÷ 30 = 18,53 €/h
Wenn du dir unsicher bist, wähle den Stundenlohn in Absprache mit deinem Steuerberater.
Abwesenheitssaldo: Über den Taschenrechner gibst du die Urlaubstage für eine 5-Tage-Woche ein. ACHTUNG: Beim Minijobvertrag wird laut den Standardeinstellungen in Shiftbase der Urlaub laut gearbeiteten Tagen aufgebaut. Der Aufbaufaktor, den du siehst, ist der Urlaubsanspruch, den sich der Mitarbeiter pro gearbeitetem Tag aufbaut. Der tatsächliche Urlaubsanspruch kann also von dem vertraglich vereinbarten Anspruch abweichen.
Wenn du dem Minijobber einen festen Urlaubsanspruch zuteilen willst, egal wie viele Tage er für dich arbeitet, wird der Urlaub auf Basis der eingetragenen Vertragsstunden berechnet (wie bei Festangestellten). Hier muss der Mitarbeiter feste Stunden pro Wochentag im Vertrag haben.
Vertragsstunden: Die Vertragsstunden lässt du beim Minijobvertrag unausgefüllt, da Minijobber keine Sollstunden haben. AUSNAHME: Wenn der Urlaubsanspruch, wie oben beschrieben, laut Vertrag berechnet werden soll.

3.2 Startbilanz für einen Minijobber eintragen

Wenn der Mitarbeiter bereits Stunden gearbeitet hat, bevor Shiftbase genutzt wurde:

Mitarbeiter → Bulk-Aktion → Saldenkorrektur → Minijob-Bilanz

Hier:

Datum auswählen
Stunden eintragen
Speichern

⚠️ Nur für Startwerte – nicht für Auszahlungen nutzen.

3.3 Tägliche Nutzung der Minijob-Funktion

Minijobber können ganz normal geplant und gestempelt werden.

Im Dienstplan → Summen anzeigen kannst du sehen:
Alle Stunden (geplant + geleistet)
- Max. Stunden (laut Minijobgrenze)
- Prozentsatz der Ausschöpfung (über Symbol sichtbar)

⚠️ Geplante Stunden zählen für die Zukunft, Arbeitsprotokoll für die Vergangenheit.

3.4 Minijob-Reiter im Mitarbeiterprofil

Hier findest du:

Gearbeitete & bestätigte Stunden + Abwesenheiten pro Monat
- ausgezahlte Stunden
- Reststunden aus Vormonaten
- prozentuale Auslastung (wird bei Überschreitung orange)

3.5 Minijob-Auszahlung vorbereiten

Die Auszahlung erfolgt im:

Arbeitszeitprotokoll → Aktionen → Minijob-Auszahlungen vorbereiten

Hier kannst du:

pro Mitarbeiter festlegen, wie viele Stunden ausgezahlt werden
maximale Monatsstunden über die Bulk-Aktion automatisch übernehmen
alle oder einzelne Werte manuell korrigieren

⚠️ Wichtige Hinweise:

Das Auszahlungsdatum ist nachträglich nicht änderbar

Alle Minijobber werden gleichzeitig bearbeitet

Änderungen betreffen immer alle gelisteten Mitarbeiter

Nach dem Abschluss werden Stunden als bezahlt markiert.

4. Abschluss

Jetzt hast du gelernt, wie du verschiedene Stundenverträge und Minijob-Verträge in Shiftbase einpflegen kannst.
Wir haben nun öfters das Plus-Minus-Konto angesprochen, welches für verschiedene Vertragsarten unterschiedliche Rollen spielen kann. Wir erklären dir in der nächsten Anleitung, wie das Plus-Minus-Konto in Shiftbase funktioniert.

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