De Heidbäcker GmbH - Tradition trifft auf moderne Technologie

De Heidbäcker GmbH steht seit 1898 für handwerkliche Backkunst in Lüneburg und Umgebung. Mit 8 Filialen, 50–100 Mitarbeitenden und einem klaren Fokus auf Qualität und Regionalität ist die Bäckerei eine der führenden in der Region. Was fehlte: eine Personalplanung, die mit diesem Anspruch mithalten konnte.

„Wir haben uns lange umgeschaut, und am Ende hat Shiftbase uns überzeugt." , Yvonne B., De Heidbäcker GmbH

Die Herausforderung – Excel, Ausdrucke und verpasste Änderungen

Die Personalplanung lief lange über Excel-Tabellen – und das bei 8 Filialen. Jede Planänderung bedeutete neu ausdrucken, verteilen, nachfragen.

„Ich habe vorher mit Excel Pläne geschrieben. Das funktionierte zwar, hat aber sehr viel Zeit in Anspruch genommen. Außerdem gab es durch jede Planänderung einen hohen Papierverbrauch, da alles neu ausgedruckt werden musste." , Yvonne B.

Doppelbelegungen, fehlende Übersicht über Urlaub und Stunden, unklare Kommunikation bei Änderungen: Die manuelle Planung kostete nicht nur Zeit, sie ließ auch kaum Raum für alles andere.

Die Lösung – digitale Planung mit Shiftbase

Die Einführung verlief reibungslos – dank eines Onboarding-Calls und schnellem Support war das Team schnell startklar.

„Die Einführung lief super – das Zoom-Meeting zur Einführung und der stets hilfsbereite Support haben den Wechsel wirklich leicht gemacht.", Yvonne B.

Besonders hilfreich im Alltag: die automatische Konfliktanzeige bei Doppelbelegungen, die Verfügbarkeitseingabe durch Mitarbeitende direkt in der App und die farbliche Schichtkennzeichnung. Planänderungen landen sofort als Benachrichtigung auf dem Handy – kein Ausdrucken, kein Nachfragen mehr.

Die Ergebnisse sprechen für sich:

• 70 % Zeitersparnis bei der Dienstplanerstellung
• 20 % höhere Genauigkeit bei der Schichtplanung
• 30 % mehr Mitarbeiterzufriedenheit durch Transparenz und direkte Kommunikation

„Für mich ist das ein Unterschied wie Tag und Nacht. Die Arbeitserleichterung und die eingesparte Zeit sind wirklich beeindruckend." 

Der Spaß war wieder da.

„An erster Stelle würde ich sagen, dass der Spaß wieder da war. Das Planen war jetzt nicht nur einfacher und schneller, sondern fühlte sich auch viel professioneller an."Mitarbeitende sehen ihre Pläne und Stunden jederzeit in der App, können Urlaub beantragen und Schichten eigenständig tauschen. Was anfangs Skepsis auslöste – vor allem bei älteren Teammitgliedern – wurde schnell zur Selbstverständlichkeit.„Mittlerweile kommen alle super damit zurecht. Sie schätzen besonders, dass sie ihre Pläne und Stunden jederzeit im Blick haben und bei Änderungen sofort informiert werden."

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Tipp für Bäckereien und Filialbetriebe

Wenn du mehrere Standorte oder Filialen planst und deine Mitarbeitenden unterschiedliche Verfügbarkeiten haben, lohnt sich ein Blick auf die Verfügbarkeitsfunktion in Shiftbase. Mitarbeitende tragen ihre Zeiten selbst ein – du planst auf Basis echter Daten, ohne Rückfragen. Für Betriebe wie Bäckereien mit Feiertagsregelungen kannst du außerdem bestimmte Tage für die Verfügbarkeitseingabe sperren.

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