Das Nationalmuseum der Weltkulturen spart 20 % bei der Mitarbeiterplanung

Das Nationale Museum der Weltkulturen, eine dynamische Organisation mit drei Standorten (Museum Volkenkunde, Tropenmuseum und Afrika Museum) und einem Personal von 140 Mitarbeitern in verschiedenen Abteilungen, bietet ein reichhaltiges kulturelles Erlebnis, das die Besucher auf eine Weltreise mitnimmt. Die Verwaltung einer so komplexen Organisation erfordert ausgezeichnete Planung und Koordination.

Die Herausforderung: Ein kulturelles Mosaik organisieren

Zuvor wurden Dienstpläne in Excel erstellt und per E-Mail oder WhatsApp geteilt. Die Zeiterfassung erfolgte manuell in Excel und wurde aus sechs Abteilungen an jedem Standort gesammelt. Außerdem war die Zuteilung von Zulagen oft problematisch, da es viele verschiedene Zulagen gab und keine klaren Richtlinien dafür, wann bestimmte Stunden für eine Zulage qualifizierten. Schichtwechsel wurden manuell durch den Teamleiter organisiert, der den Plan anpasste und die neue Version mit allen teilte. Die Verfügbarkeit der Mitarbeiter wurde per E-Mail einen Monat im Voraus angefragt, was bei 140 Mitarbeitern eine monatliche Herausforderung darstellte.

Die Revolution: Shiftbase als Wendepunkt

 Teamleiter waren zunächst skeptisch gegenüber dem Mehrwert von Shiftbase. Jedoch begannen vier Abteilungen, Shiftbase zu testen. Als das Museum auf AFAS für die Lohn- und Gehaltsabrechnung umstellte und feststellte, dass diese Lösung keine gute Zeitregistrierungsmodule, insbesondere für Zulagen, hatte, wurde Shiftbase letztendlich im gesamten Unternehmen implementiert.

Erfolgsgeschichte: Durchbrüche und Transformation

• Effizienz: Eine signifikante Zeitersparnis bei der Planung (20% im Vergleich zur alten Situation) für die 14 Koordinatoren. Die fünf Teamleiter sparen jetzt auch 2 Stunden pro Monat bei der Zeitüberprüfung und -genehmigung.
• Abteilungsübergreifende Koordination: Verschiedene Abteilungen können nun die Dienstpläne der anderen einsehen, was die Kommunikation und Koordination erheblich verbessert.
• Flexibilität: Reservierungen können jetzt mehr Parteien berücksichtigen, da sie Einblick in die Verfügbarkeit der Mitarbeiter haben.
• Management: Einblick in vertragliche Verpflichtungen hilft, Plus- und Minusstunden zu verfolgen und geplante Stunden mit Vertragsstunden zu vergleichen.
• Berichterstattung: Abteilungsleiter können nun leicht einen Bericht über die geplanten Stunden erstellen und diesen mit ihrem Budget vergleichen.
• Aufgabenregistrierung: Aufgaben wie die Kontrolle von Feueralarmen werden nun registriert. Zusammenarbeit: Teamleiter können während des Urlaubs leicht die Abteilung eines anderen übernehmen.

Die Implementierung von Shiftbase im Nationalen Museum der Weltkulturen ist eine Erfolgsgeschichte, die zeigt, wie die richtigen Werkzeuge einen großen Unterschied in der Verwaltung komplexer Organisationen machen können​​.

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