Spare Rib Express: 100 neue Mitarbeiter pro Jahr ohne Papierverträge

Wer mehr als einen Standort betreibt, kennt das Gefühl. Du kannst nicht gleichzeitig an drei Orten sein, also läuft das Einstellen ohne dich, auf Papier, in der Handschrift von jemand anderem. Ein Gehalt wird falsch eingegeben. Eine Adresse ist unleserlich. Ein Vertrag wird beim ersten Schicht unterschrieben, wenn überhaupt. Als Yorick Obbens von einer Spare-Rib-Express-Filiale auf drei in Brabant gewachsen ist, wurde genau das der Teil seines Betriebs, den er nicht mehr im Griff hatte.

Mit HR Pro auf Shiftbase hat Yorick jeden neuen Mitarbeiter in denselben digitalen Ablauf gebracht, in allen drei Filialen gleichzeitig. Das Ergebnis: keine Papierzettelwirtschaft mehr, jeder Vertrag vor dem ersten Arbeitstag gelesen und unterschrieben, und 30 bis 60 Minuten weniger Aufwand pro Einstellung, bei rund 100 Neueinstellungen pro Jahr.

Die Herausforderung: Einstellungen liefen auf Papier, an drei Standorten gleichzeitig

Yorick kam 2015 als Fahrer zu Spare Rib Express, noch als Student. Er übernahm in den nächsten Jahren mehr Verantwortung, wurde Inhaber und wuchs das Geschäft in einer Zeit aus, in der Lieferservice von beschäftigt auf kaum noch zu handeln wechselte. Heute betreibt er drei Spare-Rib-Express-Restaurants in Brabant, rund achtzig Mitarbeiter insgesamt, zwei größere Filialen in Tilburg und Breda und eine kleinere in Etten-Leur.

Lieferarbeit bringt ein Team mit sich, das ständig wechselt. Manche Fahrer bleiben Monate, andere nur ein paar Wochen. Über die drei Filialen hinweg stellt Yorick rund hundert Leute pro Jahr ein. Vor Shiftbase erledigte jeder Filialleiter diesen Prozess auf Papier. Neue Mitarbeiter füllten ihre Verträge und Steuerformulare von Hand aus, und die Filialleiter gaben die Daten an Yorick weiter. Die Handschrift war schwer zu lesen, deshalb kamen Gehälter, Geburtsdaten, Telefonnummern und Hausnummern oft falsch an. Verträge gingen verloren.

Ein nicht unterschriebener Vertrag bei einem Fahrer war auch ein echtes rechtliches Risiko, auf das ein Inhaber mit drei Filialen gut verzichten kann. Das eigentliche Problem war aber, wie unprofessionell der ganze Ablauf wirkte, und wie viel Raum er für Streitigkeiten ließ. Ein Vertrag, der beim ersten Schicht unterschrieben wird oder gar nicht, ist ein Vertrag, den niemand wirklich gelesen hat. Wenn die Regeln nicht von Anfang an klar vereinbart sind, kommen die Diskussionen später, über Schäden, Bußgelder oder was vereinbart war und was nicht.

„Früher haben die Mitarbeiter den Vertrag erst am ersten Arbeitstag ausgefüllt. Sie hatten keine Zeit, ihn vorher zu lesen, also war das ein bisschen chaotisch, und manchmal ging der Vertrag sogar verloren."
Yorick Obbens, Franchise-Inhaber, Spare Rib Express

Die Lösung: der gesamte Einstellungsablauf über HR Pro, in jeder Filiale

Yorick hat den gesamten Onboarding-Prozess in Shiftbase verlagert und HR Pro für Verträge und Einarbeitung freigeschaltet. Der Vertrag ist jetzt direkt im System hinterlegt. Neue Mitarbeiter geben ihre eigenen Daten ein und unterschreiben Vertrag und Betriebsordnung digital, bevor ihr erster Schicht beginnt. Yorick prüft die Informationen, anstatt sie selbst zusammenzutragen.

Überzeugt hat ihn die Verlässlichkeit über Standorte hinweg, an denen er nicht persönlich vor Ort sein kann. Derselbe Ablauf läuft in Tilburg, Breda und Etten-Leur, eine Einstellung wird also gleich gehandhabt, egal ob er gerade im Haus ist oder nicht. Neue Mitarbeiter lesen und bestätigen die Bedingungen vor dem ersten Arbeitstag in ihrer eigenen Zeit, statt beim Ankommen schnell einen Vertrag auszufüllen. Und weil die Leute ihre Daten selbst eingeben, fallen die Lesefehler weg, die früher bis zur Lohnabrechnung durchsickerten.

Ergebnisse auf einen Blick

Ein einheitlicher Einstellungsablauf in allen drei Filialen: Yorick behält den Überblick, ohne vor Ort sein zu müssen.

Der Effekt: ein verlässlicher Einstellungsablauf, der Minuten dauert, in jeder Filiale

Fragt man Yorick, was sich verändert hat, zeigt er auf die Professionalität, die Einstellungen jetzt ausstrahlen. Über drei Filialen und hundert Einstellungen pro Jahr sind die Fehler, die früher bei ihm ankamen, weitgehend verschwunden. Jeder neue Mitarbeiter liest und unterschreibt Vertrag und Betriebsordnung, bevor er anfängt, in seiner eigenen Zeit. Yorick schaut die Daten noch durch, aber er prüft sie jetzt, statt sie neu zusammenzusetzen.

„Mitarbeiter können ihren Vertrag und die Betriebsordnung vorab in ihrer eigenen Zeit lesen und unterschreiben, sodass die Vereinbarungen von Anfang an klar dokumentiert sind."

Die Klarheit zahlt sich auch lange nach der Einstellung aus.

„Es gibt weniger Diskussionen im Nachhinein über Betriebsregeln, Schäden, Bußgelder oder andere Arbeitsbedingungen, und Filialleiter müssen keine Dokumente mehr in letzter Minute während einer Schicht unterschreiben lassen."

Auf die Frage, was er einem anderen Franchise-Inhaber raten würde, der HR Pro in Betracht zieht, zögerte er nicht:

„Fang jetzt an. Es spart viel Zeit und viel Stress, vor allem wenn du mehr als eine Filiale betreibst, weil du dann von deinen Filialleitern abhängig bist."

Was als nächstes kommt, für Spare Rib Express und für Shiftbase

Yorick konzentriert sich darauf, die drei Filialen gut zu führen und die Schichten besetzt zu halten, während Fahrer kommen und gehen. Die Einstellungsadministration landet nicht mehr auf seinem Tisch. Wenn er eine vierte Filiale eröffnet, kann er den Einstellungsprozess von Tag eins genauso aufsetzen, ohne etwas neu einrichten zu müssen.

Wir entwickeln HR Pro gemeinsam mit Betreibern wie Yorick weiter. Er hat uns bereits konkretes Feedback zum Onboarding-Ablauf gegeben, und genau solche Hinweise formen, wohin wir das Produkt als nächstes bringen. Wir helfen Multi-Standort-Betreibern dabei, den Alltag in den Griff zu kriegen und dabei schon an das zu denken, was die nächste Wachstumsstufe braucht.

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