Implementar softwares con éxito

Consejos para implementar softwares con éxito

Diferentes procesos de negocios tienen lugar en una empresa, dentro de departamentos como el departamento de recursos humanos, el departamento de ventas o la administración financiera. En muchos casos, los procesos se definen en programas de software específicamente diseñados para este propósito. Esto generalmente funciona bien, pero a veces es necesario un paquete de software que pueda ser utilizado por todos los departamentos. La ventaja de un software para toda la empresa es que los datos solo deben ingresarse una vez, el riesgo de error se reduce y una empresa podéis trabajar de manera mucho más eficiente. Esto también se llama software ERP (Enterprise Resource Planning). La implementación de este nuevo software tiene un gran impacto en una empresa. Aquí hay algunos consejos para ayudaros a implementar con éxito un nuevo software en vuestra empresa.

Buena preparación

Una buena preparación determinará en última instancia si la implementación es exitosa. Esto comienza con la determinación de cómo se ejecutan vuestros procesos comerciales y cómo se pueden transferir fácilmente vuestros datos existentes. Además, cada departamento tiene requisitos y preferencias específicos con respecto al software.
Como departamento de recursos humanos, tenéis diferentes deseos que una administración financiera o un departamento de compras. Por lo tanto, recomendamos establecer un grupo de proyecto para supervisar la implementación y designar a una persona de cada departamento para que forme parte de ese grupo. De esta manera, podéis determinar qué paquete de software es el más adecuado para vuestro negocio o si necesitáis tener un paquete de software personalizado.

Involucrar a los empleados

La implementación completa dependerá en última instancia del personal. Ellos tienen conocimientos específicos y tienen que trabajar con el nuevo paquete de software. Sus deseos y comentarios sobre el paquete de software deben considerarse y tomarse en serio. Es de suma importancia que los empleados también estén entusiasmados con el paquete de software. Se motivarán a sí mismos y a sus colegas, lo que tendrá un impacto positivo en la implementación exitosa del software.

Formación

La participación de los empleados en el proceso de implementación también incluye la capacitación de estos empleados. Si los empleados están bien entrenados para trabajar con el software, pueden usar el software mucho más rápido y con mayor facilidad. Por lo tanto, nunca ahorréis en la capacitación de vuestros empleados.

Pruebas extensivas

La fase de prueba no debe subestimarse. Una vez implementado, es mejor ejecutar el antiguo programa de software junto con el nuevo programa por un tiempo. Esto da tiempo de sobra para probar el nuevo software. Durante las pruebas, todos los problemas de arranque salen a la luz y los empleados pueden indicar qué está funcionando mal. Por esta razón, tomaos el tiempo suficiente para probar el software de modo que cuando se complete la implementación final, se reduzcan las posibilidades de que surjan más problemas.

Comunicación buena y honesta

Debéis tener en cuenta que también pueden surgir problemas durante la implementación. Sed abiertos y honestos sobre esto, especialmente con vuestros empleados. Los problemas de implementación pueden causar la interrupción de los procesos comerciales y esto afecta principalmente a los empleados. Nada es tan frustrante para los empleados como una mala comunicación sobre esto. Si están bien informados, vuestros empleados también pueden responder a cualquier proceso comercial (temporalmente) modificado.

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