¿Es legal fichar con reconocimiento facial? Descubre que dice las normativas

En un mundo cada vez más digitalizado, donde la eficiencia y el control horario son claves para mejorar la productividad y la organización interna, muchas empresas en España se están planteando el uso de tecnologías biométricas para gestionar la jornada laboral. Pero surge una gran pregunta: ¿es legal fichar con reconocimiento facial?

La respuesta no es tan simple como un “sí” o un “no”, y depende en gran medida de cómo se implementa esta tecnología. Sigue leyendo para descubrir cómo funciona.

¿Qué entendemos por fichar con reconocimiento facial?

Fichar con reconocimiento facial significa registrar la entrada y salida del personal a través de una cámara que identifica el rostro del empleado. A diferencia de sistemas tradicionales como tarjetas o huellas dactilares, este método ofrece rapidez, menor contacto físico y, en muchos casos, una mejor integración con sistemas de control de acceso.

No obstante, el rostro es un dato biométrico sensible, y como tal, está especialmente protegido por la normativa de protección de datos tanto a nivel nacional como europeo.

¿Es legal fichar con reconocimiento facial?

A finales de 2023, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) publicó una guía específica sobre el uso de sistemas biométricos para el control de presencia laboral. ¿El veredicto? Claro y directo: el reconocimiento facial y la huella dactilar no son métodos legales para fichar en España.

¿Por qué? Porque se consideran datos biométricos, es decir, datos personales que identifican de forma única a una persona a través de sus rasgos físicos, fisiológicos o conductuales. Y según el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), este tipo de datos pertenece a una categoría especial y altamente sensible, cuyo uso está fuertemente restringido.

Entonces, ¿en qué casos sería legal?

La normativa europea contempla solo dos excepciones, recogidas en el artículo 9.2 del RGPD, y es imprescindible que se cumpla al menos una de ellas:

• Consentimiento explícito del trabajador. Pero cuidado: en el ámbito laboral, este consentimiento se considera problemático, ya que no hay un equilibrio real entre empleado y empleador. La ley presume que no es un consentimiento verdaderamente libre, por lo que rara vez se acepta como base válida.

• Una norma con rango de ley que autorice expresamente este tratamiento de datos biométricos en el contexto laboral. Y esta es la gran clave: esa ley no existe actualmente en España. Ni el Real Decreto-ley 8/2019, que obliga al registro horario, ni ninguna otra norma vigente contempla ni respalda el uso del reconocimiento facial o de otros sistemas biométricos para controlar la jornada laboral.

Algunas alternativas legales

Si quieres mantener el cumplimiento normativo sin renunciar al control y la eficiencia, existen opciones totalmente legales como el fichaje digital mediante apps, plataformas en la nube o sistemas con tarjeta identificativa. Estas alternativas permiten un registro fiable de la jornada laboral sin invadir la privacidad del trabajador ni poner en riesgo a la empresa frente a sanciones.

Las posibles sanciones

Implantar sistemas de fichaje con reconocimiento facial no solo es una mala idea desde el punto de vista legal, sino que también puede salirte muy caro. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ya ha sancionado a empresas por utilizar este tipo de tecnología, con multas que han oscilado entre los 120.000 y los 360.000 euros.

Pero lo más preocupante es que, si se considera una infracción muy grave del RGPD o de la LOPDGDD, las sanciones pueden escalar de forma dramática con multas de hasta 20 millones de euros, o
del 4 % del volumen de negocio anual global de la empresa, si esta cifra resulta superior.

Por eso, ahora más que nunca, es esencial apostar por soluciones de fichaje respetuosas con la normativa, que además de proteger los derechos de los empleados, refuercen la confianza y la transparencia dentro de la organización.

¿Cómo elegir la mejor solución para fichar la jornada laboral?

Encontrar la herramienta ideal para registrar la jornada laboral no es simplemente una cuestión de tecnología, sino de equilibrio: entre cumplimiento legal, facilidad de uso y las necesidades reales del equipo. Aquí te dejamos una guía práctica con los factores clave que deberías considerar:

👉 Analiza tu empresa y su forma de trabajar: No todas las empresas son iguales. ¿Tienes personal en remoto? ¿Equipos rotativos? ¿Varias ubicaciones? Define bien el contexto: cuántos empleados tienes, qué tipos de horariosgestionas, si necesitas cuadrantes, fichaje por turnos, etc. Una solución eficaz debe adaptarse a la realidad de tu negocio, no al revés.

👉 Busca una herramienta intuitiva: Una interfaz amigable hace la diferencia. Si la herramienta es fácil de entender y rápida de usar, será más fácil que tu equipo la adopte sin resistencia ni necesidad de largas formaciones.

👉 Asegúrate de que cumpla con la normativa: Evita dolores de cabeza legales. La solución debe cumplir con la legislación vigente, especialmente en cuanto a protección de datos. Eso significa: nada de reconocimiento facial ni huellas dactilares. Lo legal no solo es obligatorio, también inspira confianza.

👉 Compatibilidad con tus sistemas actuales: Elige una herramienta que pueda integrarse fácilmente con tus sistemas de gestión (ERP, RRHH, nóminas...) y que sea accesible desde múltiples dispositivos: móvil, tablet u ordenador. La flexibilidad técnica es clave.

👉 Geolocalización para equipos móviles: Si tu equipo trabaja desde casa, viaja o presta servicios en distintos puntos, una función de geolocalización te permitirá verificar desde dónde se registran las entradas y salidas, sin complicaciones.

👉 Seguridad y conservación de datos: La ley exige conservar los registros durante al menos 4 años. Asegúrate de que la solución ofrezca almacenamiento seguro, cifrado y acceso restringido para mantener la confidencialidad.

👉 Registro diario fiable: Debe ser posible registrar cada jornada de forma diaria, indicando claramente la hora de entrada y salida. Esto es la base para cumplir con la normativa laboral en España.

👉 Informes claros y automáticos: Una buena herramienta no solo registra, también te ayuda a tomar decisiones. Elige una que ofrezca informes automáticos, visuales y exportables con horas trabajadas, ausencias, retrasos y más, para una gestión eficiente del tiempo.

Conclusión

El uso del reconocimiento facial para fichar en España está prohibido por la normativa de protección de datos por falta de bases legales que lo respaldan. Las empresas deben optar por soluciones legales como el fichaje digital a través de apps o plataformas en la nube, que cumplen con la ley y protegen la privacidad de los empleados. Elegir una herramienta adecuada no solo garantiza el cumplimiento, sino que también fomenta la confianza y eficiencia en la organización.

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Con Shiftbase, las empresas pueden asegurar el cumplimiento de la normativa de protección de datos al evitar el uso de métodos biométricos ilegales como el reconocimiento facial o las huellas dactilares. Además, su interfaz intuitiva y su capacidad de integración con sistemas existentes garantizan una implementación sin complicaciones.

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