Excel est un excellent logiciel qui offre souplesse et fonctionnalité. Avec Excel, vous pouvez créer des vues d'ensemble, générer des rapports et suivre les données. Mais ce n'est pas le progiciel idéal pour créer un calendrier de travail. Nous avons noté un certain nombre d'inconvénients ci-dessous.
1. Pas de feuille de temps centrale
Comme Excel fonctionne sur un seul ordinateur pour une personne, il est difficile de travailler avec plus d'une personne sur un planning du personnel. Si plusieurs employés travaillent sur un même planning (sur un ordinateur partagé), on ne peut pas savoir qui a fait quels changements. Ce qui peut causer des problèmes par la suite.
2. Publier l'horaire
Lorsqu'un horaire est prêt, il doit être converti en fichier PDF afin que tous les employés puissent le consulter. Un document Excel ne peut pas être ouvert sans un logiciel spécial. Lorsque l'horaire est envoyé par la poste, il arrive souvent que les adresses électroniques soient incorrectes, de sorte que les employés ne reçoivent pas le courrier électronique.
3. Coûts salariaux incertains
Lorsque l'on programme dans Excel, on ne sait pas exactement quels seront les coûts salariaux attendus. Si tel est le cas, les salaires horaires devront toujours être mis à jour manuellement. Cela prend du temps et est sujet à des erreurs.
Pour une bonne planification du personnel, il existe de meilleures solutions qu'Excel.
4. Ne tient pas compte des finances
Lorsqu'un calendrier est établi dans Excel, il n'est pas facile de vérifier si le calendrier respecte le budget. Il n'est pas non plus possible de voir quel est le pourcentage des coûts de main-d'œuvre par rapport au chiffre d'affaires prévu.
5. La disponibilité n'est pas indiquée
La disponibilité ne peut pas être indiquée dans le calendrier. Si elle est visible, elle doit être saisie manuellement. Avec un planning dans Excel, la disponibilité des employés n'est pas automatiquement visible.
6. Les absences ne sont pas automatiquement visibles
Tout comme la disponibilité, les absences ne sont pas visibles en standard. Celles-ci doivent être saisies manuellement au préalable. Quelque chose d'inutile lors de l'utilisation d'un logiciel de planification. Les absences seront également demandées verbalement, sur papier, par texte ou par e-mail et sont susceptibles d'être perdues ou oubliées. Avec un logiciel de planification, vous centralisez tout cela dans le logiciel.
7. Ne peut pas être lié à une heure d'enregistrement
Il n'est pas possible de lire les heures prévues à partir, par exemple, d'une horloge pour que le système puisse arrondir les heures travaillées en fonction de l'horaire. Lorsque les heures de travail sont chronométrées avec une horloge, il est agréable que si quelqu'un est sur le planning à 9 heures, et à 8h50, on enregistre à 9 heures.
Il existe sur le marché de nombreuses solutions logicielles permettant d'établir un bon horaire. Shiftbase est l'une d'entre elles. Vous trouverez des informations sur Shiftbase sur le site Shiftbase
