Chaque poste couvert, chaque heure juste.

Créer votre premier planning dans Shiftbase prend une soirée. Vous importez votre équipe, définissez vos départements et vos types de poste, puis copiez une semaine que vous connaissez déjà. La plupart des équipes publient leur premier vrai planning dans la journée qui suit l’inscription.

Oui, dans Shiftbase vous planifiez plusieurs sites et départements côte à côte. Chaque département et chaque site a son propre planning, et vous les voyez ensemble dans une seule vue. Vos équipes peuvent travailler sur plusieurs sites et le Flexpool les déplace là où un trou apparaît.

Chaque membre de votre équipe voit le planning dans l’application Shiftbase, sur son propre téléphone. Vous envoyez le planning en un clic : tout le monde reçoit un e-mail et, avec l’application, une notification. Vous pouvez aussi monter la semaine sans que personne la voie et l’ouvrir quand elle vous convient. Chacun peut aussi synchroniser ses postes avec son agenda personnel.

Quand quelqu’un se déclare malade, vous enregistrez l’absence et décidez du sort du poste : le garder, le retirer ou l’ouvrir. Si vous le publiez en poste ouvert, quelqu’un de votre équipe le prend dans l’application, sans que vous ayez à appeler tout le monde.

Shiftbase signale les chevauchements pendant que vous planifiez : un poste qui tombe sur un congé, sur un autre poste ou au-delà des heures du contrat. Les disponibilités et les heures contractuelles de chacun figurent dans le planning : vous avez donc sous les yeux ce qu’il faut pour respecter le repos quotidien et la durée maximale avant de publier.

Le délai à respecter pour communiquer le planning dépend de votre convention collective : pour modifier les horaires d’un salarié à temps partiel, le Code du travail prévoit sept jours ouvrés, qu’un accord peut ramener à trois. Beaucoup d’équipes en horaires variables planifient deux à quatre semaines à l’avance. Dans Shiftbase, vous publiez la semaine entière d’un coup et chaque changement part ensuite en notification aux personnes concernées.

Le planning sert de base, et ce sont les heures réellement travaillées par votre équipe qui partent en paie. Ces heures, les majorations et les congés s’additionnent au fil de la semaine : la préparation de la paie démarre sur des chiffres justes, pas sur un tableur à refaire.

Vous passez votre planning d’Excel à Shiftbase en important votre équipe depuis le fichier et en recréant une seule fois, sous forme de modèle de poste, la semaine type que vous appliquez aujourd’hui. Ensuite, vous la recopiez d’une semaine sur l’autre. Ce que le tableur ne fait pas : montrer qui est en congé, prévenir votre équipe quand vous déplacez un poste et signaler qu’un poste dépasse les heures du contrat.