Fiche de paie

Qu’est-ce qu’une fiche de paie ?

La fiche de paie est le document que l’employeur remet à chaque salarié lors du paiement du salaire. Le Code du travail l’appelle bulletin de paie et en fait une obligation à l’article L. 3243-2 : elle justifie la somme versée, les heures auxquelles elle correspond et les cotisations prélevées. Dans l’usage, on dit aussi bulletin de salaire, et l’on écrit aussi bien « paie » que « paye ».

L’obligation vaut pour toute personne salariée, quels que soient le montant de sa rémunération, la forme de son contrat ou sa validité (article L. 3243-1). Un CDD de deux semaines, un apprenti et un salarié à temps partiel reçoivent chacun leur fiche de paie. Le salaire est payé une fois par mois (article L. 3242-1), et la fiche de paie suit ce rythme. Les saisonniers, les intermittents, les salariés temporaires et les travailleurs à domicile échappent à la mensualisation, pas au bulletin : ils le reçoivent à chaque paiement.

L’employeur ne peut pas faire signer la fiche de paie, sauf pour établir que la somme reçue correspond au net qui y figure. Un salarié qui l’accepte sans protester ne renonce pas pour autant à un salaire qui lui serait encore dû (article L. 3243-3).

Les mentions obligatoires de la fiche de paie

La liste est fixée par l’article R. 3243-1 du Code du travail. Les libellés et l’ordre des rubriques suivent en plus un modèle défini par arrêté (article R. 3243-2), si bien qu’une fiche de paie se présente de la même façon d’un logiciel à l’autre. Regroupées par bloc, les mentions sont les suivantes.

Le bloc qui demande le plus de travail à l’employeur est celui du temps de travail. Il oblige à distinguer les heures payées au taux normal des heures supplémentaires et des autres heures majorées, en indiquant le taux appliqué. Une heure faite mais jamais transmise au service paie rend la fiche inexacte, même quand toutes les cotisations sont justes.

Un particulier qui emploie quelqu’un à son domicile, pour garder ses enfants ou faire le ménage, peut omettre trois mentions : la classification, la rémunération brute et les cotisations patronales (article R. 3243-6).

Les mentions interdites sur la fiche de paie

Deux informations ne doivent jamais apparaître sur la fiche de paie : l’exercice du droit de grève et l’activité de représentation des salariés (article R. 3243-4). Le bulletin d’un salarié gréviste ne dit donc pas pourquoi des heures manquent. Les heures de délégation d’un élu sont payées, mais leur nature et leur montant figurent sur une fiche annexée, qui a la même valeur juridique que le bulletin.

Comment faire une fiche de paie

Faire une fiche de paie revient à transformer un mois de travail en salaire brut, puis en net. Le calcul des cotisations est la partie la plus technique, et pourtant les erreurs naissent rarement là : un logiciel de paie à jour applique les bons taux. Elles viennent des éléments variables du mois, que l’employeur est le seul à connaître.

1. Réunir les éléments fixes : contrat, salaire mensuel ou taux horaire, classification, convention collective.

2. Réunir les éléments variables du mois : heures réellement travaillées, heures supplémentaires ou complémentaires, absences, congés pris, primes, frais de transport.

3. Calculer le salaire brut : salaire de base, heures majorées, primes, indemnité de congés payés.

4. Calculer les cotisations salariales et patronales, puis le net à payer avant impôt, le net social et le net imposable.

5. Appliquer le prélèvement à la source avec le taux transmis par l’administration fiscale, ce qui donne la somme versée.

6. Remettre la fiche de paie avec le salaire et en garder le double.

Exemple : les éléments variables d’une boulangerie en octobre

Une boulangerie emploie trois vendeuses à 35 heures par semaine. Leur salaire de base correspond à 151,67 heures par mois : 35 heures multipliées par 52 semaines, puis divisées par 12 mois, comme le prévoit l’article L. 3242-1. Avant de faire les fiches de paie d’octobre, la gérante reprend le planning réalisé de chacune.

Aucune de ces lignes ne se déduit du contrat. Sans le planning réalisé, la fiche d’Inès reprend 151,67 heures et oublie quatre heures majorées, celle de Chloé ne fait pas apparaître le congé et celle de Manon perd la majoration du dimanche quand la convention en prévoit une. Les cotisations seraient justes et les trois fiches de paie fausses.

Seul, avec un logiciel de paie ou avec un expert-comptable

Rien n’oblige un employeur à passer par un prestataire. Il peut établir lui-même ses fiches de paie, à condition qu’elles portent toutes les mentions obligatoires et des cotisations exactes. Un tableur suit mal les taux et les plafonds, qui changent régulièrement, et c’est là que la fiche faite à la main devient risquée. Beaucoup de petites entreprises confient donc la paie à un expert-comptable, les autres utilisent un logiciel de paie. Dans les deux cas, l’employeur fournit les éléments variables et reste responsable de la fiche remise.

Remettre la fiche de paie : papier ou électronique

L’employeur remet la fiche de paie lors du paiement du salaire, donc chaque mois pour un salarié mensualisé. L’employeur peut la remettre sous forme électronique, en fiche de paie en ligne, sauf si le salarié s’y oppose (article L. 3243-2).

Pour passer au bulletin électronique, l’employeur informe chaque salarié de son droit de refuser, par un moyen qui donne une date certaine, un mois avant le premier envoi ou au moment de l’embauche. Le salarié peut refuser à tout moment, avant ou après le premier bulletin électronique, et son refus s’applique au plus tard trois mois après qu’il l’a notifié (article D. 3243-7). Les bulletins électroniques doivent aussi rester consultables depuis le service en ligne du compte personnel d’activité (article R. 3243-9).

Combien de temps conserver les fiches de paie ?

L’employeur conserve un double de chaque fiche de paie pendant cinq ans, sur papier ou sous forme électronique (article L. 3243-4). Pour les bulletins électroniques, il garantit en plus au salarié l’accès à ses bulletins pendant 50 ans, ou jusqu’à l’âge de la mise à la retraite d’office augmenté de six ans (article D. 3243-8). Si le service qui les héberge ferme, les salariés sont prévenus au moins trois mois avant pour récupérer leurs bulletins.

Un salarié qui a perdu une fiche de paie peut en demander un double, mais aucun texte n’oblige l’employeur à le fournir (service-public.fr, fiche F559). Avec le double qu’il garde de toute façon cinq ans, l’employeur peut le plus souvent en remettre une copie.

Fiche de paie absente ou erronée : ce que risque l’employeur

Ne pas remettre de fiche de paie, ou remettre une fiche qui ne respecte pas les règles du Code du travail, est puni de l’amende prévue pour les contraventions de troisième classe (article R. 3246-2). Service-public.fr la chiffre à 450 € au plus par fiche non remise. Le salarié peut aussi saisir le conseil de prud’hommes et obtenir des dommages et intérêts.

Une erreur se corrige en général sur la fiche de paie suivante, par un rappel de salaire. Le salarié a trois ans pour réclamer ce qui lui est dû, à partir du jour où il a connu l’erreur ou aurait dû la connaître. Si son contrat est rompu, la demande peut porter sur les trois années qui précèdent la rupture (article L. 3245-1).

Des heures fiables avant de faire la paie

Dans un commerce ou un restaurant aux horaires décalés, la fiche de paie dépend d’abord du planning réalisé : les heures en plus, les échanges de postes, les absences et les congés du mois. Dans Shiftbase, ces heures se cumulent pendant la période, avec les majorations et les heures supplémentaires calculées poste par poste. En fin de mois, vous clôturez les journées, comparez les heures travaillées aux heures contractuelles et exportez les heures validées vers votre logiciel de paie ou votre expert-comptable. Shiftbase ne fait pas les fiches de paie. Sa préparation de la paie transmet des heures vérifiées à celui qui les établit.