Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: Was Sie wissen müssen

In diesem Artikel dreht sich alles um Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen und ihre immense Bedeutung für Arbeitgeber. Erfahren Sie, wie Arbeitgeber die Vorgaben des Arbeitsrechts in Bezug auf Arbeitsunfähigkeit umsetzen und wie die bevorstehende Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung im Januar 2023 die Spielregeln ändern wird.

Was ist eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?

Eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung – oft kurz AU genannt – ist ein ärztliches Attest, das bestätigt, dass eine Mitarbeiterin krankheitsbedingt nicht arbeiten kann. Sie wird häufig auch als Krankschreibung bezeichnet.

Für dich als Arbeitgeber ist sie ein zentrales Dokument, denn sie bildet die Grundlage für Entgeltfortzahlung und gegebenenfalls für weitere Schritte wie die Krankmeldung bei der Krankenkasse.

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Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung - ab wann?

Spätestens ab dem vierten Kalendertag der Arbeitsunfähigkeit. Sie können allerdings auch bereits ab dem ersten Krankheitstag eine AU verlangen – sofern dies vertraglich geregelt oder im Einzelfall begründet ist.

Beispiel: Bei häufigen Kurzzeiterkrankungen ist eine AU ab dem ersten Tag durchaus zulässig.

Was tun, wenn keine AU vorliegt?

Fehlt die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, obwohl sie erforderlich wäre, dürfen Sie als Arbeitgeber:

die Entgeltfortzahlung verweigern,
ggf. arbeitsrechtliche Konsequenzen (z. B. Abmahnung) ziehen.

Dennoch empfiehlt sich eine klare und faire Kommunikation, bevor Sie arbeitsrechtliche Schritte einleiten.

Wie funktioniert die eAU?

Seit 2023 gehört die Zettelwirtschaft der Vergangenheit an: Gesetzlich Versicherte müssen Ihnen als Arbeitgeber keine AU-Bescheinigung in Papierform mehr vorlegen. Stattdessen läuft alles über die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung – kurz eAU.

Was bedeutet das für Arbeitgeber konkret?

Sie rufen die eAU aktiv bei der Krankenkasse ab.
Der Abruf erfolgt über ein geeignetes System – zum Beispiel über die Integration in Ihre HR-Software. Automatisch geschieht dieser Schritt nicht.
Ihre Mitarbeitenden müssen sich weiterhin krankmelden.
Die Meldepflicht bleibt bestehen – lediglich das Einreichen der Bescheinigung entfällt.

Wie sieht eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung aus?

eAU: Digitale Transformation im Gesundheitswesen

Eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) ist ein offizielles Dokument, das die krankheitsbedingte Arbeitsunfähigkeit eines Mitarbeiters bestätigt. Sie enthält immer bestimmte Pflichtangaben – unabhängig davon, ob sie in Papierform oder elektronisch (eAU) übermittelt wird.

Diese Informationen sind in der AU enthalten:

Ausstellungsdatum: Der Tag, an dem die Bescheinigung vom Arzt erstellt wurde.
Personalien des Mitarbeitenden: Name, Anschrift und ggf. Versichertennummer.
Diagnose: In der Arbeitgeberausfertigung nicht enthalten – aus Datenschutzgründen. Nur Krankenkasse und Patient erhalten die Diagnose.
Voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit: Vom-bis-Angabe über den Krankheitszeitraum.
Name und Anschrift der Arztpraxis: Damit Sie nachvollziehen können, wer die Bescheinigung ausgestellt hat.
Eventuelle Hinweise (z. B. Wiedereingliederung): Nur, wenn ausdrücklich vom Arzt angegeben.

⚠️ Wichtig: Als Arbeitgeber erhalten Sie keine Diagnose und keine medizinischen Details – weder bei der Papierform noch bei der eAU. Der Schutz sensibler Gesundheitsdaten bleibt bestehen.

Welche Pflichten haben Sie als Arbeitgeber bei einer eAU?

Sobald ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin krankheitsbedingt ausfällt, haben Sie als Arbeitgeber eine Reihe an Pflichten, die sich aus dem Entgeltfortzahlungsgesetz, dem Sozialgesetzbuch und dem Arbeitsrecht ergeben.

🧾 Ihre Hauptpflichten im Überblick:

Entgegennahme der Krankmeldung:
Der oder die Mitarbeitende muss sich bei Ihnen krankmelden – spätestens am ersten Krankheitstag (idealerweise frühzeitig vor Schichtbeginn). Sie sind verpflichtet, diese Information zu dokumentieren.
Abruf der eAU bei der Krankenkasse:
Seit 2023 müssen Sie die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) aktiv bei der Krankenkasse abrufen – dies gilt für gesetzlich versicherte Beschäftigte.
Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall:
Sie sind verpflichtet, den Lohn für bis zu 6 Wochen bei ununterbrochener Krankheit weiterzuzahlen (Entgeltfortzahlung nach § 3 EFZG).
Aufbewahrung und Datenschutz:
AU-Daten müssen Sie nachweislich dokumentieren, dürfen aber keine sensiblen Gesundheitsinformationen speichern (z. B. Diagnosen). Die Aufbewahrung erfolgt nach DSGVO-konformen Maßstäben.
Einleitung eines BEM-Verfahrens:
Falls ein Mitarbeitender innerhalb eines Jahres länger als 6 Wochen krank war, sind Sie verpflichtet, ein betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) anzubieten.
Kontrolle und Nachverfolgung von Fehlzeiten:
Sie dürfen AU-Zeiträume überprüfen, z. B. bei auffälligem Fehlverhalten oder Wiederholungen. Allerdings nur im Rahmen des Arbeitsrechts.

Was sagt das Arbeitsrecht zur Arbeitsunfähigkeit?

In der Praxis bedeutet eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, dass Mitarbeitende vorübergehend keine Arbeitsleistung erbringen dürfen – früher in Papierform eingereicht, heute zunehmend digital.

Das deutsche Arbeitsrecht und angrenzende Gesetze wie das Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) regeln sehr genau, welche Rechte und Pflichten bei Arbeitsunfähigkeit gelten. Hier sind die wichtigsten Punkte für Sie als Arbeitgeber zusammengefasst:

🏛️ Die arbeitsrechtlichen Grundlagen im Überblick:

Meldepflicht des Arbeitnehmers (§ 5 EFZG):
Beschäftigte sind verpflichtet, unverzüglich mitzuteilen, dass sie arbeitsunfähig sind – spätestens am ersten Krankheitstag.
Nachweispflicht ab dem 4. Tag (§ 5 Abs. 1 Satz 2 EFZG):
Spätestens ab dem vierten Tag der Krankheit muss eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorgelegt werden – es sei denn, Sie verlangen sie früher (was Sie dürfen!).
Anspruch auf Entgeltfortzahlung (§ 3 EFZG):
Bei Arbeitsunfähigkeit durch Krankheit besteht ein Anspruch auf Lohnfortzahlung für bis zu sechs Wochen – vorausgesetzt, das Arbeitsverhältnis besteht seit mindestens vier Wochen.
Kein Anspruch bei Verschulden:
Wenn ein Arbeitnehmer die Krankheit vorsätzlich oder grob fahrlässig selbst verschuldet hat (z. B. durch gefährliches Verhalten), kann der Anspruch auf Entgeltfortzahlung entfallen.
Schutz vor Kündigung:
Eine krankheitsbedingte Kündigung ist rechtlich möglich, aber nur unter sehr engen Voraussetzungen. Sie müssen z. B. eine negative Gesundheitsprognose nachweisen und prüfen, ob der Mitarbeitende anderweitig weiterbeschäftigt werden könnte.
Datenschutz beachten (DSGVO):
Sie dürfen keine Diagnosen oder medizinischen Details speichern – weder aus der AU noch aus Gesprächen. Es gelten strenge Datenschutzvorgaben.

Das Arbeitsrecht verpflichtet Sie zur Fairness, Transparenz und Dokumentation – aber es schützt auch Ihre unternehmerischen Interessen. Mit einem digitalen Tool sichern Sie sich rechtlich ab und sorgen gleichzeitig für effiziente Personalprozesse.

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen in der Praxis

In der Theorie klingt alles klar – aber im Alltag braucht es funktionierende Prozesse, klare Kommunikation und digitale Unterstützung. Hier zeigen wir Ihnen typische Praxissituationen und wie Sie als Arbeitgeber professionell damit umgehen.

📞 Beispiel 1: Krankmeldung am Montagmorgen

Situation:
Ein Mitarbeiter ruft um 07:45 Uhr an und meldet sich telefonisch krank. Es ist Montag – Schichtbeginn wäre um 08:00 Uhr.

Was Sie tun müssen:

Die Krankmeldung dokumentieren (Datum, Uhrzeit, Name).
Klären, ob bereits eine AU vorliegt oder noch eingereicht wird.
Bei gesetzlich Versicherten die eAU spätestens ab dem vierten Krankheitstag bei der Krankenkasse abrufen.

📩 Beispiel 2: AU fehlt nach drei Krankheitstagen

Situation:
Ein Mitarbeitender war drei Tage krank – eine AU liegt aber nicht vor.

Was Sie tun können:

Freundlich nachfragen, ob und wann eine AU eingereicht wird.
Darauf hinweisen, dass ab dem vierten Krankheitstag eine AU verpflichtend ist (bzw. früher, wenn vertraglich so geregelt).
Bei Nichtvorlage haben Sie das Recht, die Entgeltfortzahlung auszusetzen – in letzter Konsequenz wäre sogar eine Abmahnung möglich.

🧾 Beispiel 3: Rückkehr nach langer Krankheit

Situation:
Eine Mitarbeiterin kehrt nach sechs Wochen Krankheit zurück.

Was Sie beachten sollten:

Ein betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) ist gesetzlich vorgeschrieben, wenn der Mitarbeitende im Zeitraum von 12 Monaten mehr als sechs Wochen arbeitsunfähig war.
Klären Sie in einem persönlichen Gespräch gemeinsam mit dem Mitarbeitenden, ob und wie die Rückkehr gestaltet werden kann (z. B. stufenweise).

Ihre Vorteile mit digitalen Tools

In der Praxis zählt nicht nur Wissen – sondern die richtige Umsetzung. Ein digitales HR-Tool hilft Ihnen dabei:

Krankmeldungen zentral zu erfassen
eAU-Fristen automatisch zu überwachen
Kommunikationsprozesse mit Team & Krankenkasse rechtssicher zu gestalten
Zeit und Papierkram nachhaltig zu reduzieren

Eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist mehr als ein Attest – sie ist ein zentraler Bestandteil Ihres HR-Alltags. Mit dem richtigen System managen Sie Krankmeldungen effizient, datenschutzkonform und ohne Reibungsverluste.

Arbeit: Ein Arbeitgeber benötigt eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, wenn ein Mitarbeitender länger als drei Kalendertage krank ist – gesetzlich vorgeschrieben ab dem vierten Krankheitstag.

Fazit: Warum die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung mehr als ein Attest ist

Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist für Sie als Arbeitgeber kein reines Verwaltungsdokument, sondern ein zentrales Element für rechtssichere und transparente Personalprozesse. Sie schützt sowohl Ihre Mitarbeitenden als auch Ihr Unternehmen – vorausgesetzt, Fristen, Pflichten und Datenschutz werden eingehalten.

Seit der Einführung der elektronischen AU (eAU) sind digitale Prozesse unverzichtbar geworden. Wer hier auf moderne HR-Software setzt, profitiert doppelt: automatisierte Abläufe, weniger Papierkram und maximale Rechtssicherheit.

✅ Mit Shiftbase können Sie Krankmeldungen digital erfassen, eAU-Daten verwalten, Fristen automatisch überwachen und den gesamten Prozess effizient in Ihr Zeit- und Abwesenheitsmanagement integrieren.

Kurz gesagt: Die AU ist Pflicht – aber mit den richtigen Tools wird sie zur Entlastung, nicht zur Belastung.

Häufig gestellte Fragen

Ja. Auch wenn die AU heute elektronisch übermittelt wird, bleibt die Meldepflicht bestehen. Ihre Mitarbeitenden müssen Sie unverzüglich über die Arbeitsunfähigkeit informieren – am besten telefonisch oder digital über ein System.
Nicht ganz automatisch. Der eAU-Abruf muss aktiv durch Sie ausgelöst werden – z. B. über ein zertifiziertes Abrechnungssystem oder eine HR-Software, die den Abrufprozess unterstützt und mit Erinnerungen arbeitet.
Dann besteht Klärungsbedarf. Wenden Sie sich zuerst an den Mitarbeitenden – möglicherweise hat der Arzt die AU nicht korrekt übermittelt. Falls das Problem bei der Krankenkasse liegt, ist eine direkte Rückfrage sinnvoll. Dokumentieren Sie den Verlauf zur rechtlichen Absicherung.
Nein. Auch Minijobber/innen unterliegen den gleichen Regeln wie reguläre Beschäftigte. Das bedeutet: Meldepflicht, AU-Pflicht ab dem 4. Tag (oder früher, wenn gefordert) und grundsätzlich auch Anspruch auf Entgeltfortzahlung.
Nur unter engen Voraussetzungen. Eine krankheitsbedingte Kündigung ist rechtlich möglich, aber sehr anspruchsvoll. Sie müssen u. a. nachweisen, dass die zukünftige Arbeitsfähigkeit dauerhaft eingeschränkt ist und keine Weiterbeschäftigung möglich ist. Lassen Sie sich im Zweifel juristisch beraten.