Arbeitsunfähigkeit – Bedeutung & Pflichten für Arbeitgeber

Was bedeutet Arbeitsunfähigkeit? - Definition

Stellen Sie sich vor: Eine Mitarbeiterin meldet sich krank – starke Erkältungssymptome, Fieber, Konzentrationsprobleme. Sie kann ihre Arbeit schlicht nicht ausüben. Genau das fällt unter den Begriff Arbeitsunfähigkeit.

Arbeitsunfähigkeit liegt vor, wenn eine Person aufgrund von Krankheit oder gesundheitlicher Einschränkungen vorübergehend nicht in der Lage ist, ihre vertraglich geschuldete Tätigkeit auszuüben – selbst dann nicht, wenn ihr leichtere Aufgaben angeboten würden.

Laut § 3 Abs. 1 Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) gilt eine Person als arbeitsunfähig, wenn ihre Gesundheit so beeinträchtigt ist, dass die weitere Ausübung der Arbeit unmöglich ist – auch mit leichten Anpassungen.

Für Sie als Arbeitgeber heißt das: Sie müssen genau wissen, wann Arbeitsunfähigkeit vorliegt, welche gesetzlichen Pflichten sich daraus ergeben – und wie Sie intern am besten damit umgehen. Dabei hilft Ihnen ein Tool, das Abwesenheiten digital erfasst und die Lohnfortzahlung korrekt abbildet.

Unterschied: Arbeitsunfähigkeit und Arbeitsunfall

Auf den ersten Blick klingen beide Begriffe ähnlich – aber für Sie als Arbeitgeber ist es wichtig, die Unterscheidung genau zu kennen. Denn rechtlich und versicherungstechnisch macht es einen großen Unterschied, warum jemand ausfällt.

🩺 Arbeitsunfähigkeit

Arbeitsunfähigkeit bedeutet: Ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin kann die vertraglich vereinbarten Aufgaben krankheitsbedingt nicht ausführen.
Die Ursachen dafür können vielfältig sein:

• Grippe oder andere Infektionen

• Chronische Erkrankungen

• Psychische Belastungen oder Burnout

• Unfälle außerhalb der Arbeit (z. B. beim Sport)

In diesen Fällen greift das Entgeltfortzahlungsgesetz, und Sie als Arbeitgeber zahlen bis zu 6 Wochen das Gehalt weiter.

⚠️ Arbeitsunfall

Ein Arbeitsunfall hingegen ist ein plötzliches Ereignis, das sich während der Ausübung der beruflichen Tätigkeit oder auf dem direkten Arbeitsweg ereignet. Beispiele:

• Sturz auf einer Baustelle

• Verletzung an einer Maschine

• Autounfall auf dem Weg zur Arbeit

Hier greift nicht nur das normale Arbeitsrecht, sondern auch das Unfallversicherungsrecht. Zuständig ist in der Regel die Berufsgenossenschaft, die Leistungen wie Heilbehandlung oder Verletztengeld übernimmt.

Arbeitsunfähigkeit ist der übergeordnete Zustand – Arbeitsunfall eine konkrete Ursache dafür.
Das bedeutet für Sie: Nicht jeder Unfall führt zur Anerkennung als Arbeitsunfall, und nicht jede Arbeitsunfähigkeit ist durch die Berufsgenossenschaft abgesichert.

Welche Pflichten habe ich als Arbeitgeber bei Arbeitsunfähigkeit?

Sobald sich ein Mitarbeiter krankmeldet, sind Sie als Arbeitgeber rechtlich verpflichtet, bestimmte Schritte einzuleiten. Diese sorgen nicht nur für einen korrekten Ablauf, sondern auch für Vertrauen und Fairness im Arbeitsverhältnis.

Ihre wichtigsten Pflichten im Überblick:

• Krankmeldung entgegennehmen
  Der Mitarbeiter muss Sie unverzüglich über seine Arbeitsunfähigkeit informieren – spätestens am dritten Kalendertag muss eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) vorliegen.

  Hinweis: Viele Arbeitsverträge oder Betriebsvereinbarungen verlangen die AU schon am 1. Tag.

• Entgeltfortzahlung leisten
  Bei gesetzlich versicherten Arbeitnehmern zahlen Sie bis zu 6 Wochen lang das volle Gehalt weiter (§ 3 EFZG). Danach springt die Krankenkasse mit dem Krankengeld ein.

• Abwesenheit korrekt dokumentieren
  Sie sind verpflichtet, Beginn, Dauer und Grund der Arbeitsunfähigkeit arbeitsrechtlich und steuerlich nachvollziehbar zu dokumentieren.

• Datenschutz wahren
  Gesundheitsdaten unterliegen der DSGVO. Sie dürfen nur das Nötigste speichern – keine Diagnosen, keine Details, nur Dauer und Vorlage der AU.

• Wiedereingliederung unterstützen (bei längerer Krankheit)
  Nach längerer Abwesenheit kann ein Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) erforderlich sein. Dieses dient dem Erhalt der Arbeitsfähigkeit und ist verpflichtend, wenn der Ausfall länger als 6 Wochen beträgt.

Ursachen und Gründe für Arbeitsunfähigkeit

Nicht jede Arbeitsunfähigkeit hat dieselbe Ursache – und oft liegen die Gründe tiefer, als es auf den ersten Blick scheint. Für Sie als Arbeitgeber ist es entscheidend, die häufigsten Auslöser zu kennen, um frühzeitig reagieren und gezielt unterstützen zu können.

Körperliche Ursachen

Viele Krankmeldungen beruhen auf klassischen gesundheitlichen Problemen. Dazu zählen:

• Rückenschmerzen und Muskel-Skelett-Erkrankungen

• Infektionen wie Grippe oder Magen-Darm

• Chronische Erkrankungen wie Diabetes oder Herz-Kreislauf-Probleme

• Unfälle außerhalb der Arbeit

Diese Beschwerden führen oft zu einer zeitlich begrenzten Arbeitsunfähigkeit, die sich bei richtiger Behandlung vollständig beheben lässt.

Psychische Ursachen

Psychische Belastungen nehmen in den letzten Jahren stark zu. Immer häufiger führen folgende Faktoren zur Arbeitsunfähigkeit:

• Depressionen und Angststörungen

• Burnout-Symptome durch Dauerstress

• Schlafstörungen und Erschöpfungszustände

• Persönliche Krisen oder familiäre Konflikte

Diese Ursachen sind oft schwer zu erkennen – umso wichtiger ist ein respektvoller, offener Umgang mit dem Thema.

Externe & arbeitsbedingte Auslöser

Manchmal liegt die Ursache auch im Arbeitsumfeld selbst:

• Arbeitsunfälle oder Wegeunfälle

• Umgang mit Gefahrstoffen

• Lärm, Überstunden, fehlende Pausen

• Psychosozialer Druck im Team oder durch Führung

Hier sind Sie als Arbeitgeber gefragt: Prävention, gesunde Arbeitsbedingungen und eine gute Unternehmenskultur zahlen sich aus.

Persönliche Faktoren

Auch individuelle Themen können die Arbeitsfähigkeit beeinträchtigen:

• Suchtprobleme (Alkohol, Medikamente, Drogen)

• Essstörungen oder andere psychische Erkrankungen

• Familiäre Belastungen oder Pflegeverantwortung

Diese Situationen erfordern ein besonders sensibles Vorgehen – oft in Zusammenarbeit mit dem Betriebsarzt oder dem BEM-Team.

Wann müssen Arbeitnehmer ihre AU-Bescheinigung vorlegen?

Sobald sich ein Mitarbeiter krankmeldet, zählt jede Stunde – auch rechtlich.

Grundsatz laut § 5 Abs. 1 Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG):
Arbeitnehmer sind verpflichtet, spätestens am vierten Kalendertag der Arbeitsunfähigkeit eine ärztliche Bescheinigung über die voraussichtliche Dauer der Erkrankung vorzulegen.

Wichtig für Sie als Arbeitgeber:

• Frühere Vorlagepflicht möglich:
  Sie dürfen im Arbeitsvertrag, in der Betriebsvereinbarung oder im Einzelfall festlegen, dass die AU bereits am ersten Krankheitstag vorgelegt werden muss.

  Beispiel: „Die AU ist am ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit einzureichen.“

• Seit 2023 gilt die eAU:
  Die klassische „gelbe Zettel“-Bescheinigung entfällt. Stattdessen erhalten Sie die AU-Daten elektronisch direkt von der Krankenkasse – abrufbar über Ihr Lohnabrechnungssystem.

• Was Sie dennoch beachten müssen:
  Arbeitnehmer bleiben weiterhin verpflichtet, ihre Erkrankung unverzüglich zu melden – auch wenn die AU digital übermittelt wird.

Spätestens am 4. Kalendertag muss die AU vorliegen – außer Sie verlangen sie früher. Die elektronische Übermittlung ändert nichts an der Meldepflicht. Sorgen Sie für klare Regeln und nutzen Sie digitale Unterstützung, um Krankmeldungen stressfrei zu managen.

AU-Bescheinigung: Online-Krankschreibung ohne Arztbesuch

Ja, das ist inzwischen möglich – unter bestimmten Voraussetzungen und mit klaren Regeln. Ihre Mitarbeitenden können sich auch dann krankschreiben lassen, wenn sie keinen Arzt vor Ort aufsuchen können – beispielsweise bei leichteren Symptomen oder in ländlichen Regionen.

🖥️ So funktioniert die Online-Krankschreibung:

• Ihre Mitarbeiter melden sich bei einer zertifizierten Telemedizin-Plattform an.

• Dort beantworten sie medizinische Fragen zu Symptomen und Gesundheitszustand.

• In vielen Fällen erfolgt ein Video-Gespräch mit einem Arzt – oft sogar am selben Tag.

• Die AU wird anschließend elektronisch übermittelt oder auf Wunsch per Post zugestellt.

Bekannte Anbieter sind z. B. TeleClinic, DrAnsay, AU-Schein.de oder Zava.

⚠️ Was müssen Sie als Arbeitgeber beachten?

• Die Pflicht zur Arbeitsunfähigkeitsmeldung bleibt bestehen – auch bei Online-AU.

• eAU-Daten (elektronische AU) erhalten Sie wie gewohnt über die Krankenkasse.

• Online-AUs gelten rechtlich genauso wie klassische AUs, solange sie ordnungsgemäß erstellt wurden.

📅 Rückwirkende Krankschreibung: Geht das?

Grundsätzlich gilt die Arbeitsunfähigkeit ab dem Tag der ärztlichen Diagnose. Eine Rückdatierung ist nur in Ausnahmefällen möglich – etwa wenn der Arzt plausibel belegen kann, dass die Krankheit schon vorher bestanden hat.

Maximal rückwirkend für 3 Kalendertage, mit entsprechender Begründung laut AU-Richtlinie der Krankenkassen (AU-RL).

Online-Krankschreibungen sind heute ein fester Bestandteil moderner Arbeitswelten. Für Sie als Arbeitgeber zählt vor allem: die rechtzeitige Krankmeldung, die gültige AU – ob online oder klassisch, und die lückenlose Erfassung im System.

Leistungen bei Arbeitsunfähigkeit

Wenn ein Mitarbeiter länger krankheitsbedingt ausfällt, stellt sich für Sie als Arbeitgeber oft die Frage: Wer zahlt eigentlich ab Woche 7 – und wie lange? Die Antwort: die gesetzliche Krankenkasse, in Form von Krankengeld.

Wie hoch ist das Krankengeld?

Das Krankengeld beträgt:

• 70 % des Bruttogehalts,

• aber maximal 90 % des Nettogehalts,

und wird von der gesetzlichen Krankenkasse gezahlt, nicht vom Arbeitgeber.

Beispiel: Verdient ein Mitarbeiter netto 2.500 €, erhält er im Krankheitsfall maximal 2.250 € Krankengeld pro Monat – je nach Beitragsbemessung.

Wie lange wird Krankengeld gezahlt?

• Die Krankenkasse zahlt Krankengeld ab dem 43. Kalendertag (= ab Woche 7 der Arbeitsunfähigkeit).

• Maximale Bezugsdauer: 78 Wochen innerhalb von 3 Jahren – für dieselbe Erkrankung.

Wichtig: Bricht die Erkrankung zwischenzeitlich ab und tritt dann wieder auf, kann die Frist weiterlaufen – je nach medizinischer Beurteilung.

Unterschied zu Arbeitslosengeld I & II

Krankengeld ist keine Arbeitslosenleistung. Es wird ausschließlich bei bestehendem Arbeitsverhältnis im Krankheitsfall gezahlt. Arbeitslosengeld I oder Bürgergeld (ehemals ALG II) greift nur bei tatsächlicher Arbeitslosigkeit – also nicht bei arbeitsunfähigen Beschäftigten.

Fazit

Arbeitsunfähigkeit ist mehr als nur eine Krankmeldung – sie betrifft rechtliche Pflichten, betriebliche Abläufe und das Vertrauen im Team.

Ob durch Krankheit, Unfall oder psychische Belastung: Sobald ein Mitarbeiter arbeitsunfähig ist, sind Sie in der Verantwortung – mit klaren Regeln, Fristen und Dokumentationspflichten.

Dank der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) und moderner Telemedizin können Krankmeldungen heute schnell und digital erfolgen. Wichtig ist, dass Sie als Arbeitgeber rechtzeitig informiert werden und korrekt handeln – unabhängig davon, ob die AU klassisch oder online ausgestellt wurde.

Kurz gesagt:
Wer Arbeitsunfähigkeit versteht und smart verwaltet, schützt nicht nur sich selbst – sondern stärkt das Vertrauen und die Gesundheit im gesamten Unternehmen.