Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)

Was ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ist die Krankschreibung, die die Arztpraxis seit dem 1. Januar 2023 digital an die gesetzliche Krankenkasse schickt. Der Arbeitgeber bekommt sie nicht zugeschickt: Er fragt sie für den gemeldeten Zeitraum bei der Krankenkasse ab, über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder das SV-Meldeportal.

Für gesetzlich versicherte Beschäftigte ersetzt die eAU den gelben Schein für den Arbeitgeber. Sie müssen die Arbeitsunfähigkeit weiterhin ärztlich feststellen lassen und bekommen in der Praxis einen Ausdruck für die eigenen Unterlagen, den sie nicht mehr abgeben müssen (§ 5 Abs. 1a EFZG). Was die Krankenkasse für den Abruf bereitstellt, regelt § 109 SGB IV.

Ablauf: von der Krankmeldung bis zum Abruf

1. Die Beschäftigte meldet sich beim Betrieb krank, mit der voraussichtlichen Dauer, und zwar unverzüglich (§ 5 Abs. 1 EFZG). Ob per Anruf, Nachricht oder E-Mail und an wen, legt ihr im Betrieb fest. Diese Krankmeldung bleibt Pflicht, die eAU ersetzt sie nicht.

2. Die Ärztin stellt die Arbeitsunfähigkeit fest und übermittelt die Daten über die Telematikinfrastruktur an die Krankenkasse.

3. Der Arbeitgeber oder sein Steuerbüro schickt eine Anfrage an die Krankenkasse, mit dem ersten Tag der gemeldeten Abwesenheit.

4. Die Krankenkasse stellt die passende eAU zum Abruf bereit oder meldet zurück, dass noch kein Nachweis vorliegt.

Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, muss sie spätestens am darauffolgenden Arbeitstag ärztlich festgestellt sein. Du darfst sie als Arbeitgeber auch früher verlangen, etwa ab dem ersten Tag, per Arbeitsvertrag oder im Einzelfall (§ 5 Abs. 1 Satz 3 EFZG). Wann die eAU fällig ist, hängt also davon ab, was in deinem Betrieb gilt.

Was in der eAU steht und was nicht

Die Meldung der Krankenkasse enthält nach § 109 Abs. 1 SGB IV:

• den Namen der oder des Beschäftigten,

• Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit,

• das Datum, an dem die Ärztin sie festgestellt hat,

• ob es eine Erst- oder eine Folgebescheinigung ist,

• ob Anhaltspunkte für einen Arbeitsunfall oder einen anderen Unfall vorliegen.

Eine Diagnose bekommst du nicht zu sehen. Der Unfallhinweis verdient einen zweiten Blick: Bei einem Arbeitsunfall ist die Berufsgenossenschaft im Spiel, und haftet ein Dritter für den Verdienstausfall, geht sein Schadensersatzanspruch auf dich über, soweit du Entgelt fortgezahlt und Arbeitgeberbeiträge abgeführt hast (§ 6 EFZG).

Abrufen darfst du nur, was dich betrifft: die eAU einer Person, die bei dir beschäftigt ist oder war, für eine Arbeitsunfähigkeit, die sie dir vorher gemeldet hat. Eine Abfrage auf Verdacht, ohne Krankmeldung, beantwortet die Krankenkasse nicht.

eAU abrufen: der richtige Zeitpunkt

Die meisten Fehlermeldungen entstehen, weil zu früh oder mit dem falschen Datum abgefragt wird. Die AOK nennt in ihrer Arbeitgeberinformation drei Regeln:

• Abrufbar ist eine eAU frühestens am Tag nach der ärztlichen Feststellung.

• Gilt die gesetzliche Regel (Attest erst nach drei Kalendertagen), lohnt die Abfrage frühestens ab dem fünften Kalendertag nach der Krankmeldung. Verlangst du die AU früher, ab dem zweiten Kalendertag.

• Eine Folgebescheinigung fragst du ab dem Tag nach dem Ende der bisherigen eAU ab, mit genau diesem Tag als Beginn.

Ein Beispiel aus der Gastronomie

Ein Koch meldet sich am Montag, 9. November 2026, um 6 Uhr krank. Er geht am selben Vormittag zum Arzt, der ihn bis Freitag, 13. November, krankschreibt. Fragst du noch am Montag ab, kommt die Rückmeldung „Nachweis liegt nicht vor“. Ab Dienstag, 10. November, liefert die Krankenkasse die eAU, wenn du als Beginn der Abwesenheit den 9. November angibst.

Am Freitag verlängert der Arzt bis zum 20. November. Diese Folgebescheinigung fragst du mit dem 14. November als Beginn ab, frühestens an diesem Tag, in der Praxis also am Montag, 16. November. Weißt du nicht, wann er beim Arzt war, und gilt die Drei-Tage-Regel, ist Freitag, der 13. November, der erste sinnvolle Termin für die erste Abfrage.

Liegt der gemeldete Beginn ein paar Tage vor dem Beginn auf der eAU, findet die Krankenkasse sie trotzdem: Sie sucht bis zu fünf Kalendertage nach dem angefragten Datum.

Die Krankenkasse meldet seit 2026 von sich aus, wann das Krankengeld endet. Die eAU brauchst du deshalb vor allem für die ersten sechs Wochen, in denen du das Entgelt weiterzahlst. Läuft danach Krankengeld, gilt die Arbeitsunfähigkeit als fortbestehend, bis die Krankenkasse das Ende mitteilt.

Wenn die eAU nicht abrufbar ist

Die häufigste Rückmeldung bei einem verfrühten Abruf ist der Meldegrund 4, „Nachweis liegt nicht vor“. Die Anfrage stornierst du dann nicht, du wartest ab: Die Krankenkasse stellt die eAU noch bereit, wenn sie in den folgenden 14 Tagen eingeht. Hilft das nicht, prüf diese Punkte:

• Stimmt der Beginn der Abwesenheit mit dem gemeldeten ersten Krankheitstag überein?

• Steht die Sozialversicherungsnummer in der Anfrage, und stehen Vor- und Familienname ohne Titel oder Namenszusatz drin?

• Fragst du bei der richtigen Krankenkasse an, auch nach einem Kassenwechsel?

• War die Person überhaupt bei einer Kassenärztin, oder bei einer Privatpraxis (dann gibt es keine eAU, siehe unten)?

Bleibt die eAU aus, sprich mit der oder dem Beschäftigten: Den Ausdruck aus der Praxis hat sie oder er zu Hause. Fällt in der Praxis die Technik aus, gibt es ausnahmsweise eine Bescheinigung auf Papier (Ersatzverfahren). Wie es mit der Entgeltfortzahlung weitergeht, solange der Nachweis fehlt, regelt § 7 EFZG.

Die Antworten der Krankenkasse liegen auf dem Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenversicherung und werden nach 42 Tagen gelöscht. Hol sie also mindestens einmal pro Woche ab oder lass das Programm das automatisch tun. Gespeichert bleibt die eAU bei der Krankenkasse, du kannst sie auch für zurückliegende Zeiträume erneut anfragen.

Für wen die eAU gilt und wann es Papier bleibt

Das eAU-Verfahren gilt für gesetzlich versicherte Beschäftigte, die sich von einer Praxis mit Kassenzulassung krankschreiben lassen. Krankenhäuser melden Aufenthalte ebenfalls als eAU, seit dem 1. Januar 2025 auch Vorsorge- und Rehaeinrichtungen, wenn die Krankenkasse oder die Rentenversicherung die Leistung trägt.

Bei Minijobs heißt das konkret: Frag bei der Einstellung nach der Krankenkasse und trag sie im Abrechnungsprogramm ein. Ohne sie läuft die Abfrage ins Leere.

Was du technisch brauchst

Für den Abruf brauchst du ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm, eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe wie das SV-Meldeportal oder ein systemuntersuchtes Zeiterfassungssystem. Macht dein Steuerbüro die Lohnabrechnung, kann es den Abruf übernehmen, auch parallel zu dir.

Was sich ändert: Teilkrankschreibung und telefonische AU

Ab dem 1. Juli 2028 rufst du auch eine ärztlich festgestellte Teilarbeitsunfähigkeit elektronisch ab und teilst der Krankenkasse auf demselben Weg mit, ob du der teilweisen Arbeit zustimmst und ab wann (§ 109 Abs. 2 SGB IV). Wie die Teilkrankschreibung im Dienstplan aussieht, steht in unserem Blog.

Telefonisch krankschreiben lassen können sich Versicherte seit dem 7. Dezember 2023 nach der AU-Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses: nur in einer Praxis, die sie kennt, ohne schwere Symptome und für höchstens fünf Kalendertage. Auch diese Krankschreibung kommt als eAU. Die Koalition hat am 2. Juli 2026 angekündigt, die telefonische Krankschreibung abzuschaffen und die AU ab dem ersten Krankheitstag zur Pflicht zu machen. Stand November 2026 ist das ein Plan und kein Gesetz; § 5 EFZG gilt unverändert.

Krankmeldungen im Dienstplan

Die eAU kommt frühestens einen Tag nach dem Arztbesuch. Die Schicht um 7 Uhr muss am Morgen der Krankmeldung besetzt sein. Im Abwesenheitsmanagement von Shiftbase trägst du die Krankmeldung deshalb sofort ein, ohne Enddatum, weil am ersten Tag niemand weiß, wie lange sie dauert. Pro Regelung legst du fest, was mit der geplanten Schicht passiert: entfernen, stehen lassen oder als offene Schicht im Dienstplan anbieten.

Freigegebene Abwesenheiten stehen in der Zeiterfassung im Arbeitszeitprotokoll und gehen mit dem Lohnbericht raus, mit dem du die Lohnabrechnung vorbereitest. Den eAU-Abruf selbst machst du weiter im Abrechnungsprogramm oder im SV-Meldeportal.

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