Die wichtigsten Tipps zur Dienstwohnung: Was Sie wissen sollten

Was ist eine Dienstwohnung?

Eine Dienstwohnung ist eine vom Arbeitgeber bereitgestellte Wohnung, die ein Mitarbeiter im Rahmen seines Arbeitsverhältnisses nutzen darf. Sie wird oft auch Werkswohnung, Werksdienstwohnung oder Mitarbeiterwohnung genannt. Das Ziel: Fachkräfte binden, flexibler Wohnraum in Ballungsgebieten und ein geldwerter Vorteil für beide Seiten.

Warum sollte ich als Arbeitgeber überhaupt eine Wohnung bereitstellen?

Ganz einfach:
✔️ Fachkräftemangel bekämpfen – Wer Wohnraum bietet, punktet bei Bewerbern.
✔️ Mitarbeiterbindung stärken – Wohnraum schafft Nähe – im wörtlichen wie im übertragenen Sinne.
✔️ Steuervorteile sichern – Unter bestimmten Voraussetzungen wird die Nutzung der Dienstwohnung nicht als voll steuerpflichtiger geldwerter Vorteil gewertet.

Unternehmen wie Shiftbase, die smarte Lösungen für Personalverwaltung, Schichtplanung und Lohnabrechnung bieten, helfen dir, diese Vorteile optimal zu nutzen.

Welche Arten von Dienstwohnungen gibt es eigentlich?

Dienstwohnungen lassen sich nach Zweck, Nutzung und rechtlicher Einordnung in verschiedene Kategorien einteilen. Jede hat ihre Besonderheiten – sowohl im betrieblichen Alltag als auch im steuerlichen Kontext. Hier finden Sie die wichtigsten Typen im Überblick:

➡️ Werkwohnung – Wohnraum direkt am Arbeitsplatz

Was ist das?
Die klassische Werkwohnung ist eine vom Unternehmen zur Verfügung gestellte Unterkunft in direkter Nähe zum Arbeitsplatz – meist in Industrieanlagen, Werkhöfen oder landwirtschaftlichen Betrieben.

Für wen geeignet?
Für Mitarbeitende, bei denen die Erreichbarkeit des Arbeitsplatzes betriebsnotwendig ist, etwa in Schichtsystemen oder bei Bereitschaftsdiensten.

Worauf müssen Sie achten?
Werkwohnungen unterliegen besonderen steuerlichen Regelungen – insbesondere dann, wenn sie günstiger als die ortsübliche Miete überlassen werden. Dann liegt ggf. ein geldwerter Vorteil vor.

➡️ Werkswohnung – langfristig und eng ans Unternehmen gebunden

Was ist das?
Die Werkswohnung ist eine Sonderform der Werkwohnung, meist für langjährige Mitarbeitende. Sie kann in den Arbeitsvertrag eingebunden und mit besonderen Vorteilen – wie einer reduzierten Miete – verknüpft werden.

Typisch in:
Großbetrieben, Versorgungsunternehmen, Konzernen

Tipp:
Wenn Sie die Miete unter dem ortsüblichen Niveau ansetzen, prüfen Sie die Auswirkungen auf den geldwerten Vorteil.

➡️ Beamten-Dienstwohnung – für den öffentlichen Dienst

Was ist das?
Spezielle Wohnungen für Beamte wie Polizisten, Lehrer oder Justizvollzugsbedienstete. Sie werden vom Dienstherrn zur Verfügung gestellt und unterliegen oft dienstrechtlichen Zuweisungsregeln.

Besonderheiten:
Die Nutzung ist an das Beamtenverhältnis gebunden. Rechtlich gelten oft andere Grundlagen als im klassischen Mietrecht.

➡️ Werkdienstwohnung – rund um die Uhr im Einsatz

Was ist das?
Eine Werkdienstwohnung wird insbesondere dann gestellt, wenn Mitarbeitende ständig verfügbar sein müssen – etwa Hausmeister, Pflegepersonal oder technische Betriebsleiter.

Merkmale:

• Fester Bestandteil des Arbeitsverhältnisses

• Meist direkt auf dem Betriebsgelände oder in unmittelbarer Nähe

• Oft steuerlich begünstigt, da betrieblich erforderlich

➡️ Mitarbeiterwohnung – freiwillige Leistung zur Personalbindung

Was ist das?
Mitarbeiterwohnungen sind freiwillige Wohnangebote Ihres Unternehmens – z. B. für Fachkräfte, die neu in die Region ziehen oder auf dem angespannten Wohnungsmarkt keine Unterkunft finden.

Ziel:

• Fachkräfte gewinnen und halten

• Attraktivität des Arbeitgebers steigern

• Regionale Wohnungsnot überbrücken

Hinweis:
Bei freiwilliger Bereitstellung zu einer vergünstigten Miete greift der geldwerte Vorteil. Auch hier unterstützt Shiftbase bei der korrekten Abrechnung.

➡️ Vorübergehende Unterkunft – für Projektarbeit oder Außendienst

Was ist das?
Temporäre Unterkünfte wie möblierte Apartments, Wohnheime oder Boardinghäuser für Mitarbeitende, die befristet an einem anderen Standort arbeiten.

Typische Einsatzbereiche:

• Projektteams

• Monteure

• Saisonkräfte

• Trainees

Steuerlicher Vorteil:
Wenn Sie die Unterbringung ausschließlich aus beruflichem Anlass bereitstellen, kann sie unter Umständen lohnsteuerfrei bleiben – abhängig von Dauer und Ausstattung.

Die verschiedenen Arten von Dienstwohnungen bieten sowohl Arbeitgebern als auch Arbeitnehmern zahlreiche Vorteile, erfordern jedoch klare Regelungen hinsichtlich Nutzung, Miete und steuerlicher Behandlung. Unternehmen sollten sicherstellen, dass die angebotenen Wohnräume den gesetzlichen Anforderungen und dem Mietrecht entsprechen, um rechtliche Konflikte zu vermeiden.

Anforderungen an die Dienstwohnung für Mitarbeiter

Wenn Sie Ihren Mitarbeitenden eine Dienstwohnung zur Verfügung stellen möchten, sollten Sie die wichtigsten rechtlichen, baulichen und steuerlichen Anforderungen kennen. Denn eine gut konzipierte Mitarbeiterwohnung steigert nicht nur Ihre Attraktivität als Arbeitgeber, sondern schützt Sie auch vor rechtlichen und steuerlichen Stolperfallen.

Mindestanforderungen an die Ausstattung

Eine Dienstwohnung sollte stets als vollwertiger Wohnraum gelten – das bedeutet:

• Wohnfläche: Mindestens ca. 20 m² (je nach Region und Mietrecht)

• Sanitäreinrichtung: Eigenes Bad mit Toilette, Dusche oder Badewanne

• Kochgelegenheit: Küche oder Küchenzeile ist sinnvoll – und oft steuerlich relevant

• Abgetrennter Schlafbereich bei Bedarf

• Heizung und Stromanschluss

• Fenster / Belüftung / Tageslicht

Wichtig: Die Wohnung muss dauerhaft bewohnbar sein, nicht nur für kurzfristige Unterbringung.

Rechtliche Anforderungen

1. Mietrechtliche Grundlagen

Auch bei einer Dienstwohnung gelten die allgemeinen Regelungen des Mietrechts (§§ 535 ff. BGB), sofern keine enge Zweckbindung an die Arbeitsleistung besteht.

2. Vertragliche Regelungen

Idealerweise regeln Sie die Nutzung der Dienstwohnung vertraglich – z. B. im:

• Arbeitsvertrag oder

• separat abgeschlossenen Überlassungsvertrag

Darin sollten enthalten sein:

• Miethöhe (ortsübliche oder reduzierte Miete)

• Kündigungsfristen

• Nutzung nur im Rahmen des Arbeitsverhältnisses

3. Bau- und Sicherheitsvorschriften

Ihre Dienstwohnung muss den landesrechtlichen Bau- und Brandschutzvorschriften entsprechen – z. B. mit Rauchmeldern, Fluchtwegen und ausreichender Belichtung.

Steuerliche Anforderungen

Die Überlassung einer Wohnung gilt grundsätzlich als geldwerter Vorteil – mit Auswirkungen auf die Lohnsteuer und das Arbeitsentgelt. Es gibt aber Ausnahmen:

• Wenn Sie die Wohnung zu einer ortsüblichen Miete vermieten, entfällt die steuerliche Belastung.

• Bei bestimmten Werk- oder Werksdienstwohnungen kann eine pauschale Bewertung erfolgen – vor allem, wenn die Unterkunft aus betrieblichen Gründen erforderlich ist (z. B. Bereitschaftsdienst).

Auch mit Küchen oder Möblierung verbundene Vorteile müssen bewertet und versteuert werden.

Wichtige Dokumente für Sie

Zur rechtssicheren Verwaltung einer Dienstwohnung empfehlen sich folgende Unterlagen:

• Miet- oder Überlassungsvertrag

• Nachweis der ortsüblichen Miete (z. B. Mietspiegel, Vergleichsobjekte)

• Betriebskostenvereinbarung

• Wohnungsübergabeprotokoll mit Zustand und Inventar

Sonderfälle: Dienstwohnungen im Bereitschafts- oder Schichtdienst

In Berufen wie Pflege, Sicherheit oder Landwirtschaft kann eine Dienstwohnung zwingend notwendig sein. In diesen Fällen wird die Wohnungsüberlassung nicht als geldwerter Vorteil gewertet, wenn:

• eine dauerhafte Erreichbarkeit (z. B. Rufbereitschaft) erforderlich ist,

• keine andere Wohnoption besteht und

• die Wohnung betrieblich notwendig ist.

Solche Werkdienstwohnungen unterliegen jedoch strengen Kriterien – eine rechtliche Prüfung lohnt sich.

Wann ist eine Dienstwohnung eigentlich ein geldwerter Vorteil – und wann nicht?

Wenn Sie Ihren Mitarbeitenden eine Dienstwohnung zur Verfügung stellen, kann dies zu einem geldwerten Vorteil führen – also einem zusätzlichen Einkommen, das lohnsteuer- und sozialabgabenpflichtig ist.

Aber: Es gibt Ausnahmen. Wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind, können Sie als Arbeitgeber steuerliche Vorteile nutzen oder den geldwerten Vorteil sogar vermeiden.

✅ Wann ist die Dienstwohnung ein geldwerter Vorteil?

Ein geldwerter Vorteil liegt in der Regel vor, wenn:

• keine betriebliche Notwendigkeit besteht (die Wohnung dient nicht unmittelbar der Aufgabenerfüllung)

• die Miete unter der ortsüblichen Vergleichsmiete liegt

• es sich um eine freiwillige Zusatzleistung handelt (z. B. zur Mitarbeiterbindung)

In diesem Fall gilt: Der geldwerte Vorteil ist dem steuerpflichtigen Arbeitslohn hinzuzurechnen.

🚫 Wann liegt kein geldwerter Vorteil vor?

Sie können den geldwerten Vorteil vermeiden oder reduzieren, wenn:

• Ortsübliche Miete verlangt wird
  ➤ Keine steuerliche Belastung, da keine Begünstigung vorliegt.

• Betriebliche Notwendigkeit besteht
  ➤ Wenn die Wohnung zur Erfüllung betrieblicher Aufgaben erforderlich ist (z. B. bei Hausmeistern, Pflegepersonal im Bereitschaftsdienst), kann sie lohnsteuerfrei gestellt werden.

• Pauschalwertmethode angewendet wird
  ➤ Die Lohnsteuer wird auf Basis pauschaler Bewertungsansätze berechnet – das lohnt sich bei standardisierten Wohnverhältnissen.

📑 Wie wird der geldwerte Vorteil berechnet?

Die Berechnung erfolgt in der Regel wie folgt:
Ortsübliche Miete – tatsächliche Miete = geldwerter Vorteil

Wichtig: Zur ortsüblichen Miete zählen auch Nebenkosten, Möblierung und Einbauküche. Diese Sachbezüge müssen ebenfalls berücksichtigt werden!

Praxisbeispiel: Ein Unternehmen stellt einem IT-Leiter eine Wohnung zur Verfügung.
Die ortsübliche Miete beträgt 900 €, das Unternehmen verlangt nur 500 €.
Geldwerter Vorteil = 400 € monatlich → steuer- und sozialversicherungspflichtig

Fazit

Die Dienstwohnung bietet sowohl Arbeitgebern als auch Arbeitnehmern zahlreiche Vorteile, erfordert jedoch klare vertragliche Regelungen und die Einhaltung steuerlicher Vorgaben. Als geldwerter Vorteil muss sie korrekt berechnet und dokumentiert werden, um rechtliche und finanzielle Risiken zu vermeiden. Richtig umgesetzt, kann die Bereitstellung von Dienstwohnungen zur Mitarbeiterbindung und Effizienzsteigerung beitragen.