Personalfragebogen: kostenlose Vorlage als PDF

Bevor die erste Lohnabrechnung rausgeht, brauchst du von neuen Mitarbeitenden eine ganze Reihe von Angaben: Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse, Bankverbindung und einiges mehr. Unser Personalfragebogen fasst das auf vier Seiten zusammen. Du druckst ihn aus, lässt ihn spätestens am ersten Arbeitstag ausfüllen und gibst ihn an dein Lohnbüro weiter. Was neben dem Fragebogen in die ersten Wochen gehört, erklärt unser Lexikonbeitrag zum Onboarding.

Was in der Vorlage steht

• Persönliche Angaben: Name, Geburtsdatum und Geburtsort, Anschrift, Staatsangehörigkeit, Familienstand, Schwerbehinderung und Bankverbindung.

• Beschäftigung: Eintrittsdatum, Tätigkeit, Haupt- oder Nebenbeschäftigung, weitere Beschäftigungen sowie Schul- und Berufsabschluss.

• Steuer: Steuer-ID, Steuerklasse, Faktor, Kinderfreibeträge und Konfession.

• Sozialversicherung: Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse, Elterneigenschaft und die Frage nach privater oder freiwilliger Krankenversicherung.

• Für dich als Arbeitgeber: Arbeitszeit und ihre Verteilung auf die Woche, Urlaubsanspruch, Beitragsgruppen, Personengruppe, Stundenlohn und vermögenswirksame Leistungen.

• Arbeitspapiere: eine Checkliste zum Abhaken, vom Arbeitsvertrag bis zur Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse, dazu die Unterschrift beider Seiten.

Ist der Personalfragebogen Pflicht?

Ein bestimmtes Formular schreibt das Gesetz nicht vor. Die Angaben selbst brauchst du aber. Nach § 39e Abs. 4 EStG müssen Mitarbeitende dir bei Beginn der Beschäftigung ihre Steuer-ID und ihr Geburtsdatum mitteilen und sagen, ob es ihr erstes oder ein weiteres Arbeitsverhältnis ist. Damit rufst du die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale beim Bundeszentralamt für Steuern ab.

Für die Sozialversicherung gilt § 28o SGB IV: Beschäftigte müssen dir die Angaben machen, die du für die Meldungen und die Beiträge brauchst, auch zu weiteren Beschäftigungen. Der Fragebogen ist also vor allem ein sauberer Weg, diese Pflichtangaben vollständig einzusammeln.

Worauf du achten solltest

• Betriebsrat: Gibt es in deinem Betrieb einen Betriebsrat, muss er Personalfragebögen nach § 94 BetrVG zustimmen.

• Nur, was du brauchst: Frag nur Daten ab, die du für das Arbeitsverhältnis, die Lohnabrechnung oder gesetzliche Meldungen brauchst. Das verlangt auch die DSGVO. Streich Felder, die bei dir keine Rolle spielen, etwa die Sozialkasse Bau, wenn du nicht am Bau bist.

• Sicher aufbewahren: Der ausgefüllte Bogen gehört in die Personalakte und nicht in einen offenen Ordner im Büro. Zugriff sollten nur die Leute haben, die mit der Lohnabrechnung zu tun haben.

• Minijobs: Für Minijobs stellt die Minijob-Zentrale einen eigenen Personalfragebogen bereit, der zusätzlich abfragt, was du für die Einordnung als Minijob brauchst. Die Regeln dazu findest du im Lexikon unter Minijob.

Die Angaben digital einsammeln

Papier hat einen Haken: Du tippst jede Angabe später noch einmal ab, und bei jedem Abtippen kann sich ein Fehler einschleichen. Mit HR Pro in Shiftbase schickst du neuen Mitarbeitenden stattdessen einen Link. Sie tragen ihre Angaben selbst ein, Shiftbase erstellt daraus den Arbeitsvertrag, und ihr unterschreibt ihn digital.

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