Urlaubsbescheinigung

Eine Urlaubsbescheinigung bestätigt, wie viel Urlaub ein Mitarbeiter im laufenden Kalenderjahr bekommen hat oder ausbezahlt bekam. Der Arbeitgeber muss sie ausstellen, wenn das Arbeitsverhältnis endet, und der nächste Arbeitgeber braucht sie, um zu wissen, wie viel Urlaub noch offen ist. Auf dieser Seite stehen die Pflichtangaben, ein Muster, drei Rechenbeispiele für den Wechsel im Lauf des Jahres und eine Checkliste.

Was ist eine Urlaubsbescheinigung?

Die Urlaubsbescheinigung ist eine schriftliche Bestätigung des Arbeitgebers über den Urlaub, den ein Mitarbeiter im laufenden Kalenderjahr genommen hat oder ausbezahlt bekam. Der Arbeitgeber muss sie nach § 6 Abs. 2 BUrlG aushändigen, wenn das Arbeitsverhältnis endet, und zwar ohne dass der Mitarbeiter danach fragen muss.

Wann und in welcher Form?

Die Bescheinigung gehört zu den Arbeitspapieren, die der Mitarbeiter am Ende des Arbeitsverhältnisses bekommt, zusammen mit der letzten Lohnabrechnung und der Lohnsteuerbescheinigung. Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz nicht vor. Üblich ist ein Schreiben mit Unterschrift, eine PDF per E-Mail reicht in der Praxis meistens auch. Was beim Ausscheiden sonst zu klären ist, steht unter letzter Arbeitstag.

Wozu braucht der neue Arbeitgeber sie?

Urlaub gibt es pro Kalenderjahr nur einmal. Hat der frühere Arbeitgeber für dieses Jahr schon Urlaub gewährt, muss der neue ihn nicht noch einmal gewähren (§ 6 Abs. 1 BUrlG). Mit der Urlaubsbescheinigung sieht der neue Arbeitgeber, wie viele Tage noch offen sind. Er kann sie verlangen und mit der Urlaubsgewährung warten, bis sie vorliegt.

Rechenbeispiele: Wechsel im Lauf des Jahres

Wie viel Urlaub beim alten und beim neuen Arbeitgeber entsteht, hängt davon ab, wann jemand wechselt. Wer in der ersten Jahreshälfte ausscheidet, bekommt beim alten Arbeitgeber ein Zwölftel pro vollem Monat (§ 5 BUrlG). Wer in der zweiten Jahreshälfte geht und die Wartezeit von sechs Monaten erfüllt hat, bekommt dort den vollen Jahresurlaub. Die Beispiele gehen von 24 Urlaubstagen aus, einer 6-Tage-Woche und einem Mitarbeiter, der seit Jahren beim alten Arbeitgeber war:

Entscheidend ist, was der alte Arbeitgeber tatsächlich gewährt oder ausbezahlt hat. Genau das steht in der Urlaubsbescheinigung. Den eigenen Anspruch rechnet der Urlaubsrechner aus, und wie sich der Urlaub beim Wechsel aufteilt, steht unter Urlaubsanspruch bei Arbeitgeberwechsel.

Was muss in der Urlaubsbescheinigung stehen?

• Name des Mitarbeiters und des Arbeitgebers
• Beginn und Ende des Arbeitsverhältnisses
• das Kalenderjahr, für das die Bescheinigung gilt
• der Urlaubsanspruch für dieses Jahr und die Zahl der Arbeitstage pro Woche
• die Tage, die gewährt wurden, und die Tage, die abgegolten, also ausbezahlt wurden
• Ort, Datum und Unterschrift des Arbeitgebers

Die Arbeitstage pro Woche sind wichtig: 20 Tage bei einer 5-Tage-Woche sind etwas anderes als 20 Tage bei einer 6-Tage-Woche. Das gilt genauso für Teilzeitkräfte und Minijobber, deren Urlaub sich nach ihren eigenen Arbeitstagen richtet.

Muster: Urlaubsbescheinigung

Urlaubsbescheinigung nach § 6 Abs. 2 BUrlG

Herr/Frau [Name], geboren am [Datum], war vom [Datum] bis zum [Datum] in unserem Betrieb beschäftigt, an [Zahl] Arbeitstagen pro Woche.

Für das Kalenderjahr [Jahr] bestand ein Urlaubsanspruch von [Zahl] Arbeitstagen.
Davon wurden [Zahl] Arbeitstage gewährt und [Zahl] Arbeitstage abgegolten.

[Ort], [Datum]
[Unterschrift, Firma]

Gesetzlicher Urlaub und vertraglicher Mehrurlaub

Die Regel, dass es Urlaub pro Jahr nur einmal gibt, gilt für den gesetzlichen Mindesturlaub. Viele Verträge geben mehr, etwa 28 oder 30 Tage. Ob der neue Arbeitgeber auch den vertraglichen Mehrurlaub anrechnen darf, hängt von seinem eigenen Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag ab. Damit beide Seiten es nachvollziehen können, gehört der volle Jahresurlaub in die Bescheinigung, nicht nur der gesetzliche.

Zu viel Urlaub genommen?

Hat ein Mitarbeiter beim alten Arbeitgeber mehr Urlaub genommen, als ihm am Ende zustand, etwa weil er im Frühjahr seinen ganzen Jahresurlaub nahm und im Juni ging, darf der Arbeitgeber das gezahlte Urlaubsentgelt nicht zurückfordern (§ 5 Abs. 3 BUrlG). In der Bescheinigung steht trotzdem, wie viele Tage er tatsächlich bekommen hat. Für den neuen Arbeitgeber heißt das: Für dieses Jahr ist dann nichts mehr offen.

Was gilt ohne Urlaubsbescheinigung?

Stellt der alte Arbeitgeber keine Bescheinigung aus, kann der Mitarbeiter sie von ihm verlangen, auch noch nach dem letzten Arbeitstag. Bis sie vorliegt, darf der neue Arbeitgeber mit der Urlaubsgewährung warten. Für den alten Arbeitgeber ist es also keine Formsache: Wer die Bescheinigung nicht ausstellt, hält seinen früheren Mitarbeiter im neuen Job vom Urlaub ab.

Urlaubsbescheinigung, Urlaubsabgeltung, Arbeitsbescheinigung

Drei Begriffe, die oft verwechselt werden. Die Urlaubsbescheinigung ist für den nächsten Arbeitgeber. Die Urlaubsabgeltung ist das Geld für Urlaub, der wegen des Ausscheidens nicht mehr genommen werden kann. Die Arbeitsbescheinigung ist für die Agentur für Arbeit, wenn jemand nach dem Job Arbeitslosengeld beantragt. Im Baugewerbe läuft der Urlaub über die Urlaubskasse der SOKA-BAU, dort gelten eigene Nachweise.

Checkliste beim Ausscheiden

• Resturlaub ausrechnen und klären: noch nehmen lassen oder auszahlen
• Urlaubsbescheinigung mit allen Pflichtangaben ausstellen, auch die Arbeitstage pro Woche
• vertraglichen Mehrurlaub mit angeben, nicht nur den gesetzlichen
• Bescheinigung mit den anderen Arbeitspapieren aushändigen, ohne Aufforderung
• bei Neueinstellungen die Urlaubsbescheinigung des Vorarbeitgebers anfordern, bevor Urlaub gewährt wird

Urlaubstage jederzeit im Blick

Eine Urlaubsbescheinigung ist schnell geschrieben, wenn die Zahlen stimmen. In Shiftbase berechnen sich die Urlaubskonten automatisch aus dem Vertrag, und jede genehmigte Abwesenheit steht im selben Dienstplan wie die Schichten. Dein Team sieht den eigenen Saldo in der App.