En este artículo, explicaremos en detalle el concepto de onboarding, cómo puede impactar positivamente en la integración de nuevos empleados y por qué es esencial para fomentar un ambiente laboral más positivo y colaborativo.
¿Qué es el onboarding de una empresa?
Es una práctica del departamento de recursos humanos que busca acelerar la adaptación de nuevos empleados a la empresa, orientándolos para adaptarse a la cultura empresarial y desempeñarse eficientemente en sus labores.
Por otro lado, el onboarding para personal operativo se centra en la capacitación para desempeñar tareas específicas y familiarizarse con los procedimientos operativos.
La evidencia muestra que una acogida estructurada reduce la rotación temprana y acelera el tiempo a productividad. Programas de onboarding sólidos pueden mejorar la retención y la productividad de los nuevos empleados de forma significativa.
A su vez, el executive onboarding se enfoca en la integración de altos ejecutivos dentro de la organización, asegurando que comprendan la cultura, la estrategia y las expectativas de su rol.
El onboarding gerencial va más allá de la integración básica. Incluye la planificación estratégica, el desarrollo de habilidades de liderazgo para gerentes y ejecutivos así como la alineación con los objetivos organizacionales a largo plazo.
Comparación: Onboarding y Offboarding
La incorporación implica la integración de un empleado en un papel existente; el offboarding implica la salida del trabajador. Durante el offboarding es necesario comunicar el motivo de la terminación a los equipos implicados y tomar medidas de seguridad para evitar filtraciones de información.
Diferencias entre inducción y onboarding
| Aspecto | Inducción | Onboarding |
|---|---|---|
| Enfoque | Visión general de la empresa, filosofía y políticas. | Adaptación al puesto específico, cultura y objetivos del rol. |
| Duración | Breve (horas o pocos días). | Semanas o meses, con hitos y seguimiento. |
| Interacción | Sesiones informativas. | Mentoría, formación, acompañamiento y feedback. |
| Métricas | Asistencia y finalización. | Tiempo a productividad, retención a 90 días y 6–12 meses. |
¿En qué consiste el proceso de onboarding?
El proceso de incorporación implica la introducción y adaptación de nuevos trabajadores a su entorno laboral. Incluye familiarización con las responsabilidades, integración con el equipo, comprensión de políticas y filosofía, formación para desempeñar sus roles y un seguimiento periódico para asegurar un ajuste correcto.
El onboarding para empresas debe ayudar al trabajador a que tenga claro cuál es su puesto de trabajo y sus funciones
Es fundamental que durante este proceso se brinde al candidato una comprensión clara de sus responsabilidades y funciones. Esto incluye explicar las herramientas necesarias para realizar su trabajo de manera eficiente y eficaz.
Al proporcionar esta información de forma clara y concisa, el empleado se sentirá más seguro y preparado para asumir su rol. Además, un onboarding efectivo ayuda a mejorar la productividad y el rendimiento desde el primer día.
Objetivos del proceso de onboarding para empresas
Los principales objetivos del onboarding en una empresa son estimular la motivación del nuevo empleado, fomentar su rendimiento desde el primer momento, cuidar el clima laboral y la cohesión del equipo, mejorar el engagement, y lograr una adecuación al puesto más rápida.
Además, el objetivo es personalizar la fase de reclutamiento hasta el punto de que el trabajador se sienta parte de la empresa incluso antes de entrar a trabajar.
Estos objetivos apuntan a crear un ambiente laboral positivo, promover la adherencia de los empleados y aumentar la productividad en la empresa.
Beneficios del onboarding: cómo mejora el rendimiento, la satisfacción y la retención del talento
El onboarding en una empresa es un proceso completo y estratégico por el cual se acoge, se orienta y se forma a los miembros del equipo, con el fin de facilitar su adaptación, su compromiso y su rendimiento. Esta inducción abarca desde la firma del contrato hasta el final del período de prueba.
Implementar herramientas de onboarding tiene una serie de ventajas tanto para la empresa como para los trabajadores. Algunas de ellas:
Mejora el rendimiento: Las personas saben qué se espera de ellas, cuáles son sus metas y cómo medir su éxito. Reciben los recursos y la formación necesarios para cumplir con sus tareas, aprenden más rápido y son más productivas.
Aumenta la satisfacción: La bienvenida hace que los nuevos colaboradores se sientan acogidos, valorados y respaldados, facilitando vínculos positivos con compañeros, jefes y clientes.
Reduce la rotación: Disminuye las probabilidades de abandono en los primeros meses al evitar incertidumbre, frustración y estrés propios del cambio y la adaptación.
Tipos de onboarding: digital, presencial y mixto
El proceso de incorporación se puede realizar de diversas formas según el medio, formato y contenido. Algunas estrategias frecuentes incluyen:
| Modalidad | Ventajas | Riesgos/Retos | Cuándo usar |
|---|---|---|---|
| Digital | Flexible, escalable y económico; automatización y personalización. | Puede ser impersonal; menor interacción espontánea. | Equipos distribuidos, contratación masiva o frecuente. |
| Presencial | Más humano, cercano y motivador. | Mayor coste y complejidad logística. | Roles con uso intensivo de instalaciones o atención al público. |
| Mixto | Equilibrado y personalizable; combina lo mejor de ambos. | Requiere coordinación de agendas y contenidos. | La mayoría de organizaciones híbridas. |
Onboarding digital
Se realiza a través de plataformas online, apps móviles o software especializado que permiten automatizar y personalizar la bienvenida. Una opción es usar un chatbot que guíe al empleado, resuelva dudas y aporte recursos de aprendizaje.
Los onboarding online son flexibles, escalables y económicos, aunque pueden ser menos interactivos.
¿Cómo hacer onboarding digital?
El onboarding virtual utiliza herramientas digitales para agilizar y mejorar la experiencia.
Primero, determina la información esencial que el nuevo empleado debe conocer antes de iniciar: define roles y crea un cronograma.
Después, reúne materiales y crea un flujo estandarizado, apoyándote en herramientas digitales.
Beneficios del onboarding digital
-
Adaptación más rápida y efectiva, mayor productividad y menor coste de contratación.
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Refuerza la cultura y fomenta la retención del talento.
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Mejora la experiencia del empleado y su compromiso.
Onboarding presencial
Se realiza en las instalaciones de la empresa o en un lugar externo, con participación directa de responsables y compañeros: jornadas de bienvenida, visitas guiadas, mentoring o actividad de team building.
Onboarding mixto
Combina elementos virtuales y presenciales para adaptarse a las necesidades de cada empresa.
Por ejemplo, ofrecer formación online previa, seguida de una reunión presencial con el equipo y un seguimiento virtual periódico.
Los cinco niveles del Onboarding Process: las 5 C's
¿Cómo puede la empresa mejorar la experiencia de los empleados? Las 5 Cs (Claridad, Cultura, Comunicación, Conexiones y Continuidad) ayudan a estructurar el plan.
- Claridad: definir roles y expectativas claras.
- Cultura: familiarizar a los nuevos talentos con la cultura corporativa.
- Comunicación: mantener una comunicación abierta y bidireccional.
- Conexiones: fomentar relaciones de trabajo sólidas.
- Continuidad: realizar seguimiento para asegurar la integración completa.
KPIs recomendados
- Tiempo a productividad (días/semanas hasta alcanzar objetivos del rol).
- Retención a 90 días, 6 meses y 12 meses.
- NPS de onboarding y satisfacción del nuevo empleado.
- Porcentaje de completitud de tareas de pre-boarding/onboarding.
- Tiempo de provisión (equipos, accesos, cuentas) y errores de acceso.
¿Cómo se hace un proceso de onboarding?
En el plan onboarding es importante preparar todo para que la llegada sea fluida y agradable, y acompañar durante la adaptación y el desarrollo. Estrategia para un onboarding organizacional exitoso:
Antes del primer día
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Envía una carta de bienvenida con detalles prácticos (hora, lugar, contacto) y un mensaje de entusiasmo.
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Prepara el espacio y el onboarding kit: tarjetas de bienvenida, regalos corporativos, equipos y herramientas.
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Comunica la llegada al equipo, rol y contribución esperada; solicita apoyo para su adaptación.
Durante el primer día de trabajo
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Recíbelo con calidez; presentaciones clave y recorrido por instalaciones y servicios.
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Sesión de orientación: historia, misión, valores, objetivos y guía de normas y procedimientos.
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Asigna un mentor o compañero para dudas, herramientas y cultura.
Después del primer día
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Habla con frecuencia, recoge ideas y da feedback constructivo.
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Reuniones periódicas con mentor y responsable para revisar el plan, medir avances y fijar nuevas metas.
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Encuesta de satisfacción sobre el onboarding para identificar mejoras.
Resumen rápido (TL;DR)
- Define expectativas claras y métricas (tiempo a productividad, retención a 90 días).
- Automatiza tareas repetitivas y dedica tiempo humano a cultura, mentoría y conexiones.
- Combina pre-boarding, primer día excelente y seguimiento de 30-60-90 días.
Ventajas de desarrollar un buen plan de onboarding process
Además de mejorar la experiencia de incorporación, un buen onboarding promueve la lealtad y aumenta el compromiso, lo que impacta positivamente en la productividad y reduce costes de contratación y reemplazo.
El onboarding debe planificarse meticulosamente para que se desarrolle satisfactoriamente.
Al trabajar con personas, necesitamos buenos planes de incorporación para que acepten los objetivos, estrategias y cultura como propios.
La creación de usuarios en el portal de empleados y la provisión anticipada de accesos ayudan a que el empleado conozca a su red y sea productivo antes.
¿Qué es un cuestionario de onboarding y para qué sirve?
Es una herramienta para conocer mejor a los nuevos empleados (características, expectativas y necesidades) y ofrecer un servicio personalizado.
¿Qué preguntas hacer en un cuestionario de onboarding?
Combina preguntas abiertas, cerradas, de escala y de opción múltiple para obtener una visión completa.
¿Cómo analizar y utilizar los datos del cuestionario?
Usa herramientas de análisis para visualizar, ordenar, filtrar y comparar datos. Identifica patrones y tendencias, y mantén una comunicación y un feedback constantes con los colaboradores.
Los checklists
Se usan para que los nuevos trabajadores tengan la información necesaria antes de comenzar. Se envían por correo y se consultan según sea necesario.
Tipos de herramientas de onboarding para empresas
Llevar a cabo estos pasos manualmente puede tomar varios días. El uso de herramientas digitales acelera y automatiza el ingreso, y permite tomar decisiones con mejor información.
1. Software de Onboarding: Automatiza documentación, beneficios y formación.
2. Gestores de Tareas: Asignan, rastrean y administran tareas de llegada.
3. Plataformas E-Learning: Facilitan formación online sobre políticas, roles y expectativas.
Mejorando el proceso de integración: optimización con software de RR. HH.
Evalúa el proceso actual para detectar puntos de fricción, aclara expectativas y objetivos, y recoge retroalimentación inicial. Sigue estos seis pasos:
- Descripciones de trabajo precisas.
- Pre-boarding para mantener informados y motivados a los nuevos trabajadores.
- Primera jornada agradable y productiva.
- Retroalimentación continua para ajustar y mejorar.
- Información de alta calidad y accesible.
- Metas y expectativas claras.
Un software de recursos humanos centraliza el proceso de onboarding, automatiza flujos de trabajo, recoge feedback y establece hitos y objetivos claros, reduciendo costes y tiempo.
