Onboarding

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Onboarding ist der Prozess der Einführung und Integration neu eingestellter Mitarbeiter in ihre neuen Rollen in einer Organisation. Dazu gehören die Einrichtung des Arbeitsplatzes des neuen Mitarbeiters, die Orientierung mit neuen Kollegen und Vorgesetzten, das Kennenlernen von Arbeitsprozessen, Erwartungen und Kulturen, die Ausrichtung an der Mission, Vision und den Werten eines Unternehmens und andere Elemente, die darauf abzielen, das Leistungspotenzial eines neuen Mitarbeiters zu maximieren ihre Arbeit.

Ihr Onboarding-Prozess kann einen erheblichen Einfluss auf den Erfolg Ihrer neuen Mitarbeiter haben. Ein gut durchgeführtes Onboarding-Programm bereitet neue Mitarbeiter auf Erfolg vor und hilft ihnen, sich in ihren neuen Rollen willkommen und geschätzt zu fühlen. Andererseits kann eine schlechte Onboarding-Erfahrung zu Frustration, sinkender Moral und hohen Fluktuationsraten führen.

In diesem Artikel besprechen wir einige Tipps zur Erstellung eines erfolgreichen Onboarding-Programms, um den Erfolg Ihrer neuen Mitarbeiter sicherzustellen. Sie können damit beginnen, klare Erwartungen und Ziele für den Onboarding-Prozess festzulegen. Dies hilft Ihnen, Ihr Programm zu leiten und zu strukturieren, und gibt neuen Mitarbeitern in den ersten Wochen im Job Orientierung.

Was ist Mitarbeiter-Onboarding?

Onboarding ist das, was Unternehmen tun, um neue Mitarbeiter auf den erfolgreichen Übergang in den Arbeitsplatz vorzubereiten, zu schulen und zu unterstützen. Diese Definition legt nahe, dass der Onboarding-Prozess für Mitarbeiter über den ersten Tag einer Neueinstellung hinausgeht. Es wird fortgesetzt, bis sie sich vollständig an ihre Rolle und ihr Team angepasst haben.

Und das ist der Hauptunterschied zwischen Onboarding und Orientierung. Die Definition des Mitarbeiter-Onboardings bezieht sich auf jede Maßnahme, die neuen Mitarbeitern hilft zu verstehen, wie die Dinge in ihrer neuen Arbeitsumgebung funktionieren, sich mit der Unternehmenskultur vertraut zu machen und sich in ihrem Team willkommen und geschätzt zu fühlen.

Andererseits ist die Mitarbeiterorientierung der erste Schritt des Onboardings. Hier lernen neue Mitarbeiter die Grundlagen ihrer Umgebung kennen. Sie könnten sich beispielsweise mit dem Bürogebäude und den Unternehmensrichtlinien vertraut machen, ihre neuen beruflichen Aufgaben verstehen und ihren Kollegen vorgestellt werden.

Warum ist Onboarding wichtig?

Ein effizienter Mitarbeiter-Onboarding-Prozess hilft neuen Mitarbeitern, sich an ihre Rolle anzupassen, die Unternehmenswerte zu verstehen und sich an ihnen auszurichten und sich innerhalb des Unternehmens zugehörig zu fühlen. Dies wiederum führt zu einer besseren Arbeitszufriedenheit und Leistung sowie zu höheren Bindungsraten für das Unternehmen.

Sie erinnern sich wahrscheinlich, dass Sie sich an Ihrem ersten Arbeitstag sowohl aufgeregt als auch ängstlich gefühlt haben. Wenn Sie nicht genug Aufmerksamkeit und Anleitung erhalten, ist das möglicherweise kein gutes Zeichen für Ihre Stimmung oder Motivation, sich in Ihrer neuen Funktion auf den neuesten Stand zu bringen.

Dies mag einer der Gründe dafür sein, dass mehr als 25 % der Neueinstellungen nach den ersten drei Monaten ihren Job kündigen. Und dies ist ein massiver Verlust für ein Unternehmen, das einen kostspieligen Einstellungsprozess wiederholen muss, um bald einen Ersatz zu finden – ohne die Ressourcen zu berücksichtigen, die für die Schulung oder Vergütung dieses neuen Mitarbeiters während seiner Zeit bei Ihrem Unternehmen aufgewendet werden.

Das effektive Onboarding neuer Mitarbeiter kann also die Mitarbeiterbindung Ihres Unternehmens verbessern.

Ein weiterer Vorteil einer guten Onboarding-Politik ist, dass neue Mitarbeiter schneller ihre volle Produktivität erreichen. Wenn sie keine angemessene Hilfe von der Personalabteilung oder ihrem Vorgesetzten erhalten und nur versuchen, alles selbst zu verstehen, verliert Ihr Unternehmen potenzielle Einnahmen, die dieser Mitarbeiter sonst bringen würde. Wenn neue Mitarbeiter einen gut entwickelten Onboarding-Prozess durchlaufen, werden sie sich schnell in ihre Rolle einleben und beginnen, Mehrwert für ihr Team zu schaffen.

Und ein effektiver Prozess ist sogar noch wichtiger, wenn Sie Remote-Mitarbeiter (die aufgrund der Entfernung zusätzliche Schwierigkeiten haben, sich mit ihren Kollegen zu verbinden) oder Praktikanten und Absolventen (die neu in Ihrem Unternehmen und der Arbeitswelt sind) einarbeiten.

Warum es so wichtig ist, neue Mitarbeiter willkommen zu heißen

Das Onboarding sollte nicht bei Unternehmensrichtlinien, Anmeldungen für Sozialleistungen, Jobtraining und Tech-Logins enden – wie Ihr Unternehmen den Mitarbeitern das Gefühl gibt, ist ein wichtiger Teil der Unternehmenskultur, die ein wesentlicher Bestandteil der Gewinnung und Bindung von Spitzenkräften ist Talente auf dem heutigen Arbeitsmarkt. Es trägt auch wesentlich dazu bei, ein dauerhaftes Mitarbeiterengagement aufzubauen.

Eine erfolgreiche Onboarding-Strategie sollte zwei Hauptkomponenten umfassen: Sicherstellen, dass neue Mitarbeiter mit allen notwendigen Informationen für die Arbeit in Ihrem Unternehmen vorbereitet werden, und ein positives, angenehmes Umfeld schaffen, in dem sich alle unterstützt und einbezogen fühlen.

Ein vollständig optimiertes Onboarding-Erlebnis sollte neue Mitarbeiter so willkommen heißen, dass sie sich bereit fühlen, ihre Rolle zu erfüllen, und sich freuen, Teil Ihres Teams zu sein.

Onboarding soll Stress abbauen

Eine weitere Aufgabe der Einarbeitung besteht darin, dass sich der neue Mitarbeiter kulturell an die Organisation anpasst. Das heißt, der Neueinsteiger verinnerlicht bestimmte Verhaltensnormen, die zum Beispiel in der Firmensprache zum Ausdruck kommen, sowie die zentralen Werte des Arbeitgebers und handelt konsequent.

Zudem soll ein ordentlicher Onboarding-Prozess den Stress der Anfangszeit im neuen Arbeitsumfeld reduzieren. Neue Mitarbeiter können aus verschiedenen Gründen unter Stress geraten.

Einerseits kann Stress für den Neuling daraus resultieren, dass der Arbeitgeber die Erwartungen hinsichtlich Handlungsspielraum und Gestaltung nicht erfüllt.

Auf der anderen Seite kann Stress durch Unsicherheit entstehen, wenn die Tätigkeit als nicht sinnvoll empfunden wird oder durch andere Belastungen, wie z von Kollegen bis hin zu Mobbing.

Schritte

Prozesses Bei der Gestaltung des Onboarding-Prozesses gibt es viele Dinge, die Sie tun können, um neuen Mitarbeitern zu helfen, wie z. B. das Versenden eines Willkommenspakets mit Firmengeschenken, das Arrangieren eines Mittagessens oder Abendessens im Team mit Kollegen oder das Vorbereiten einer Präsentation. Was auch immer Sie in Ihren Prozess einbeziehen, es gibt mehrere Best Practices für das Onboarding, die Sie befolgen können:

1. Kommunizieren Sie regelmäßig mit neuen Mitarbeitern

Wenn das Eintrittsdatum Ihres neuen Mitarbeiters mehr als zwei Wochen entfernt ist, kommunizieren Sie weiter mit ihm und zeigen Sie, dass Sie sich darauf freuen sie an Bord zu haben. Sie können ein Willkommenspaket mit Firmengeschenken vorbereiten oder ihnen Ihr Mitarbeiterhandbuch im Voraus zusenden. Sie können auch den potenziellen Manager des neuen Mitarbeiters bitten, eine E-Mail zu senden, in der er sein neues Teammitglied willkommen heißt.

2. Planen

Sie die erste Woche des neuen Mitarbeiters Wenn der neue Mitarbeiter zum ersten Mal zur Arbeit kommt, ist er unsicher, wie sein Tag aussehen wird. Es liegt an Ihnen, ihnen zu zeigen, dass Sie bereit sind, sie angemessen willkommen zu heißen. Bereiten Sie also einen Plan für die ersten Tage im Job vor und kreuzen Sie alle wichtigen Kästchen an (z. B. Einrichten des Arbeitsplatzes oder Informieren der Mitarbeiter an der Rezeption über die Ankunft des neuen Mitarbeiters).

3. Begrüßen Sie sie mit offenen Armen

Seien Sie vom ersten Tag an enthusiastisch, freundlich und positiv. Geben Sie dem neuen Mitarbeiter einen Rundgang durch das Unternehmen und stellen Sie ihn zuerst seinen Kollegen an den Schreibtischen in der Nähe vor. Planen Sie ein Team-Mittagessen, um andere in ihrem Team kennenzulernen, und stellen Sie sicher, dass sich ihr Vorgesetzter während dieser entscheidenden ersten Woche regelmäßig mit ihnen trifft. Es wäre hilfreich, dem neuen Mitarbeiter eine Checkliste oder einen Zeitplan mit allen von Ihnen geplanten Onboarding-Aktivitäten zur Verfügung zu stellen.

4. Weiter so

Der Onboarding-Prozess endet nicht nach der ersten Woche. Sie müssen sicherstellen, dass Ihr neuer Mitarbeiter fast von Anfang an genügend grundlegende, aber sinnvolle Aufgaben zu erledigen hat, um Vertrauen aufzubauen. Ihr Vorgesetzter sollte einen Plan haben, um diese Arbeit zuzuweisen und ihre reibungslose Integration in das Team zu unterstützen. Melden Sie sich nach zwei Wochen und am Ende des ersten Monats des neuen Mitarbeiters bei dem neuen Mitarbeiter und seinem Vorgesetzten und geben Sie ihm jegliche Unterstützung, die er benötigt.

Ein gut durchdachtes Onboarding-Programm – unter Berücksichtigung dieser vier Schritte – könnte den entscheidenden Unterschied bei der erfolgreichen Mitarbeiterbindung und -bindung ausmachen. Für die Mitarbeiterbindung und das Engagement ist es unerlässlich, dass neue Mitarbeiter von Anfang an wissen, dass Ihr Unternehmen sie wertschätzt.

Warum eine Onboarding-Checkliste wichtig ist

Zu einer umfassenden Onboarding-Strategie gehören viele Elemente, und der Beginn eines neuen Jobs ist bereits eine Situation, die Gefühle von Angst, Unsicherheit oder Informationsüberflutung hervorrufen kann. Erinnerst du dich an den ersten Schultag? Es ist so, aber es steht noch mehr auf dem Spiel.

Eine Onboarding-Checkliste bietet einen grob strukturierten Zeitplan, der die wichtigsten Aspekte der Begrüßung eines neuen Mitarbeiters priorisiert und ihm hilft, Vertrauen in seine neue Rolle und Umgebung zu gewinnen. Das Onboarding ist Ihre beste Chance, einen soliden ersten Eindruck als effizienter, organisierter und durchdachter Arbeitsplatz zu hinterlassen, und eine Checkliste für neue Mitarbeiter ist ein ideales Hilfsmittel, um Ihnen dabei zu helfen.

Verbessern Sie die anfängliche Mitarbeitererfahrung, indem Sie ihnen eine Kopie der Liste zur Verfügung stellen, damit sie wissen, was sie erwartet.

Best Practices für das Onboarding

Der Onboarding-Prozess ermöglicht es, wenn er richtig durchgeführt wird, neuen Mitarbeitern, sich an das Unternehmen zu gewöhnen und in ihrer neuen Position voll durchzustarten. Hier sind einige Best Practices, die Sie während des Onboarding-Prozesses berücksichtigen sollten:

Best Practices vor Tag 1:

  1. Eine automatisierte, selbstgesteuerte Erfahrung: Die Click-Employee-Journey-Plattform ist auf jedem Gerät einfach zu verwenden und bietet kaskadierende Schritte und Aufgaben, an denen neue Mitarbeiter arbeiten können in ihrem eigenen Tempo. Der Fortschritt wird nach Abschluss visuell verfolgt und Anweisungen werden intuitiv übermittelt. Es gibt neuen Mitarbeitern ein besseres Verständnis der Erwartungen, um sich effektiver vorzubereiten.

  2. Ein herzliches Willkommen vom Chef: Onboarding verstärkt die Authentizität. Anstatt ein vorgefertigtes, unpersönliches Angebotsschreiben von der Unternehmenszentrale zu schicken, senden Sie eine persönliche Willkommensnachricht oder ein Video vom CEO oder Manager, kurz nachdem der neue Mitarbeiter das Angebot angenommen hat. Bestärken Sie ihre Entscheidung, Ihrem Unternehmen beizutreten, und geben Sie ihnen das Gefühl, wirklich geschätzt zu werden. Software Advice schlägt ein Willkommenspaket mit Geschenken oder Teamnachrichten vor.

  3. Ein optimales Erlebnis mit Onboarding-Formularen: Das beste Onboarding-Programm respektiert die Zeit aller. Verbringen Sie keine neuen Mitarbeiter damit, einen Tag lang lästige Formulare wie Zuverlässigkeitsüberprüfungen und I-9-Formulare auszufüllen. Unsere Plattform bietet eSignatur vor Tag 1 und gibt neuen Mitarbeitern die Möglichkeit, Formulare effizienter auszufüllen. Es zeigt Respekt für die Zeit Ihres neuen Mitarbeiters und trägt dazu bei, dass er sich sicherer fühlt.

  4. Ein begeistertes Team „Hallo“: Der Wert von Teams und die subtile Bedeutung der Sozialisierung sind nicht zu unterschätzen. Begrüßen Sie neue Mitarbeiter mit einem Video, in dem das gesamte Team zu sehen ist. Das spart Zeit und spiegelt eine freundliche, zugängliche Gruppe wider. Ein virtueller Bürorundgang und Teamvideos zeigen neuen Mitarbeitern, wie ein Tag im Leben aussieht.

Best Practices Tag 1 und darüber hinaus:

  1. Ein fantastischer und lustiger erster Tag: Der erste Eindruck ist alles, also geben Sie neuen Mitarbeitern von Anfang an das Gefühl, Teil des Teams zu sein! Das Eintauchen in Teams sollte nicht in einem veralteten Konferenzraum mit endlosen Leistungsformularen, Richtlinien, Verfahren und langwierigem Papierkram stattfinden. Beginnen Sie mit Einfachheit. Teilen Sie Antworten auf Fragen, bevor Ihre neuen Mitarbeiter überhaupt daran denken müssen, sie zu stellen.

  2. Richtige Bereitstellung: Großartiges Onboarding verschwendet keine Zeit! Sie möchten, dass Ihre neuen Mitarbeiter voll durchstarten. Aber wie können sie das ohne Laptop machen? Oder Schreibtisch? Oder die richtige Software? Wir empfehlen einen konsistenten, automatisierten Onboarding-Prozess, um die Produktivität neuer Mitarbeiter zu beschleunigen. Es sollte sich an den wesentlichen internen Akteuren orientieren, um eine arbeitsbereite Umgebung zu schaffen, in der sich die Mitarbeiter willkommen fühlen, unabhängig davon, ob sie im Büro oder remote arbeiten. Darüber hinaus reduziert eine ordnungsgemäße Bereitstellung den Stress und die Belastung für interne Stakeholder.

  3. Ein willkommenes Treffen: Widerstehen Sie dem Drang, neue Mitarbeiter mit einem spontanen Vorbeifahren der Abteilung vorzustellen. Es ist ablenkend, unzusammenhängend und dauert immer länger als erwartet! Stellen Sie neue Mitarbeiter stattdessen mit einem persönlichen Begrüßungstreffen oder einem Zoom-Meeting mit dem Team vor. Es demonstriert eine integrierte Gruppe, die kollaborativ zusammenarbeitet.

  4. Eine Agenda oder ein Kalender: Beginnen Sie neue Mitarbeiter mit einer Explosion von Effizienz und einer Prise Produktivität. Senden Sie ihnen wiederkehrende Anfragen, bevor sie beginnen (z. B. Mitarbeiterbesprechungen, Unternehmens-Updates usw.), und befähigen Sie sie, Projektteams in Echtzeit zu bilden. Schaffen Sie Möglichkeiten für sie, schneller auf den neuesten Stand zu kommen und zu beitragenden, produktiven Teammitgliedern zu werden.

  5. Der Chef lobt: Effektives Onboarding muss häufiges Feedback und positive Ermutigung beinhalten. Niemand lässt sich gerne bei der 30-Tage-Überprüfungsmarke überrumpeln, besonders nicht von Ihrem Chef. Füllen Sie neue Mitarbeiter mit Selbstvertrauen, indem Sie die Dinge mit dem richtigen Fuß beginnen:

  • Senden Sie am Ende von Tag 1 eine SMS, um ihnen zu einem hervorragenden ersten Tag zu gratulieren.

  • Planen Sie regelmäßige Meetings, um Fortschritte bei Zielen und Zielsetzungen zu überprüfen oder zu besprechen.

  • Überraschen Sie sie an ihrem einmonatigen Jubiläum mit einem Team-Zoom-Anruf oder einer digitalen Karte.

Digitalisierung im Onboarding-Prozess

Die Digitalisierung macht auch vor der HR-Branche nicht halt, daher erobern immer intelligentere und innovative Tools die Personalabteilungen. Das ist auch gut so, denn Personaler sollten den Digitalisierungstrend nicht verschlafen und mit der Zeit gehen.

Auch im Bereich Onboarding gibt es einige innovative Tools, die uns die tägliche Arbeit erleichtern und den Onboarding-Prozess unterstützen.

Ein solches Tool ist My Onboarding “ von Haufe. My Onboarding ermöglicht es Ihnen, den gesamten Onboarding-Prozess zu digitalisieren. Über das zentrale Dashboard der Software lassen sich Profile für bestehende und neue Mitarbeiter anlegen und Aufgaben für bestimmte Mitarbeiter anlegen und entsprechend zuweisen.

Über integrierte Schnittstellen lassen sich die Daten einfach in gängige Bewerbermanagement-Programme übernehmen. Sie haben auch die Möglichkeit, Zeitpläne für die Aufgaben zu erstellen und Mitarbeitern bestimmte Rollen zuzuweisen, die sie im Onboarding-Prozess einnehmen sollen.

Der Service ist auch als App verfügbar, sodass der neue Mitarbeiter alle relevanten Informationen direkt auf sein Smartphone bekommt. Dadurch wird das Onboarding neuer Mitarbeiter einfacher und effizienter.

Anstehende Aufgaben können den zuständigen Personen oder Abteilungen zugewiesen werden. Die Mitarbeiter erhalten dann zum passenden Zeitpunkt eine Erinnerung an ihre Aufgabe im Onboarding-Prozess und können diese per Klick als „erledigt“ markieren.

So geht die kontinuierliche Betreuung neuer Mitarbeiter – etwa durch Feedbackgespräche in den ersten Wochen – im Arbeitsalltag nicht verloren. Ob mit Checkliste oder HR-Software – strukturiertes Onboarding lässt alle Beteiligten genau wissen, was zu tun ist. Das verschafft Ihnen mehr Freiraum für die persönliche Beziehung zu Ihrem neuen Kollegen, für den der erste Arbeitstag ein wichtiger Meilenstein ist.

Remote-Onboarding

Der Aufstieg der Remote-Arbeit hat neue Hindernisse für HR-Experten geschaffen, die es zu berücksichtigen gilt. Sich verloren, überwältigt oder verwirrt zu fühlen ist noch einfacher, wenn Sie nicht mit einem freundlichen Gesicht in der Nähe einchecken können. Wie sorgen Sie dafür, dass sich ein neuer Mitarbeiter aus der Ferne willkommen und unterstützt fühlt?

Es ist wichtig, den formalen Onboarding-Workflow zu rationalisieren und den Prozess und alle damit verbundenen Informationen für Remote-Mitarbeiter so klar wie möglich zu kommunizieren. Helfen Sie ihnen, sich so schnell wie möglich mit den Kommunikationstools des Unternehmens vertraut zu machen, richten Sie Videoanrufe oder virtuelle Meetings mit relevanten Managern und Teammitgliedern ein und erwägen Sie, ihnen einen „Onboarding Buddy“ zuzuweisen, an den sie sich bei Fragen wenden können.

Die Onboarding-Software ist ein ideales Werkzeug für die Organisation des Prozesses, und ein freundlicher Kollege kann helfen, die Erfahrung zu personalisieren und zu unterstützen.

Onboarding-Tools und Software

Einstellung eines neuen Mitarbeiters ist mit einer erheblichen Investition von Zeit, Geld und Ressourcen verbunden. Vom Vorstellungsgespräch bis zum Onboarding ist es wichtig, bei jedem Schritt gründlich und organisiert vorzugehen – nicht nur aus logistischen Gründen, sondern auch, weil ein positiver Eindruck eine entscheidende Komponente bei der Gewinnung hochqualifizierter Talente in einem wettbewerbsintensiven Arbeitsmarkt ist.

Die Verwendung von Onboarding-Tools und -Software für Mitarbeiter kann unter anderem dazu beitragen, die Kommunikation zu optimieren, Schulungen zu erleichtern, Compliance sicherzustellen und den erforderlichen Papierkram zu verwalten. Es kann auch den gesamten Prozess für Personalfachleute vereinfachen, indem Automatisierung und Benachrichtigungen in den Workflow integriert werden, um sicherzustellen, dass alle Aufgaben umgehend erledigt werden.

Das Erstellen und Implementieren einer konsistenten und umfassenden Onboarding-Strategie verbessert die Effizienz und Produktivität Ihres Unternehmens, da Sie es neuen Mitarbeitern ermöglichen, ihre neue Position bequem und selbstbewusst anzutreten.

Häufig gestellte Fragen

  • Die ersten Wochen der Anstellung eines neuen Mitarbeiters werden oft als Onboarding bezeichnet. Dazu gehören Aktivitäten, die helfen, sie in die Organisation zu integrieren und etwas über ihre Struktur, Kultur oder Unternehmensvision zu vermitteln.

  • Das Onboarding eines neuen Mitarbeiters ist ein wesentlicher Schritt, um sicherzustellen, dass er zu produktiven und beitragenden Mitgliedern Ihres Unternehmens wird. Dieser Bericht stellt die Tools bereit, die Sie benötigen, um einen erfolgreichen Onboarding-Prozess zu erstellen, der neuen Mitarbeitern dabei hilft, sich schnell und effizient anzupassen und gleichzeitig ihren Erfolg zu maximieren.

  • Um die neuen Mitarbeiter so schnell wie möglich einsatzbereit zu machen, müssen sie ihre gesamte Dokumentation an einem Ort haben. Stellen Sie sicher, dass Sie ihnen während des Onboardings eine Kopie oder Zugang zu dieser Dokumentation zur Verfügung stellen, damit es später keine Überraschungen gibt.

  • Einige Standard-Onboarding-Maßnahmen umfassen Schulungen, die Einführung in die Unternehmenskultur und -werte, die Bereitstellung der erforderlichen Ausrüstung und Materialien, die Zuweisung eines Mentors oder Buddys innerhalb der Organisation und das Ausfüllen aller erforderlichen Unterlagen. Es ist wichtig, die Maßnahmen an die Bedürfnisse Ihrer Organisation anzupassen.

  • Eine Onboarding-Checkliste enthält alle Aufgaben, die während des Onboarding-Prozesses erledigt werden müssen, wie z. B. das Ausfüllen von Papierkram und das Einrichten der Ausrüstung, sowie Ziele für den ersten Monat des neuen Mitarbeiters und darüber hinaus. Dies kann HR-Experten helfen, einen reibungslosen Übergang für den neuen Mitarbeiter zu gewährleisten.

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